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​杨冬权:新时代档案工作的新思维
来源:中国打档案报  更新时间:2018-1-22


新时代档案工作的新思维

杨冬权

党的十九大报告作出了“中国特色社会主义进入新时代”的重大判断。这是一个新的时代定位,也是一个新的发展站位。档案工作是中国特色社会主义事业的一部分,所以,档案工作也进入了一个新时代。

在新时代,档案工作者必须具有新思维。时代更新了,思维不更新,我们就会跟不上时代、落后于时代,同时代脱节、被时代甩开。思维决定作为,思维决定出路。有没有新的思维,不但决定我们能不能服务于新时代、出彩在新时代,而且决定我们能不能生存于新时代、会不会出局于新时代。因为今天的时代发展太快,我们不努力跟上,别人就会取代我们。

在新时代,档案工作者应该具有以下五种新的思维。

 

第一,要有“人”“民”思维,注重为人民谋幸福、为民族谋复兴。

 

这里所说的“人”“民”,“人”和“民”是各有所特指的。“人”指的是我们通常所指的人民,“民”指的则是我们通常所指的民族。为什么要这样来表述呢,因为我想用一个最简单、最常见的词,来极简地表达党的十九大的主题。

党的十九大的主题是:不忘初心,牢记使命。习近平总书记在党的十九大报告中,用两句话阐明了中国共产党人的初心和使命,即“为中国人民谋幸福,为中华民族谋复兴”。我们可以称之为“双谋”。这两句话16个字,根据我个人对党史和国史研究的理解,它既是党的十九大的主题,同时也可以说是党的十九大定位的新时代中国特色社会主义的主线,是党的十九大确立的习近平新时代中国特色社会主义思想的主旨,是党的十九大又一次吹响的建设社会主义现代化强国、实现中华民族伟大复兴中国梦进军号的主旋律。同时,根据我个人30多年对档案工作的理解和体会,这两句话16个字,也是我们档案工作的主要目标和主要任务,它是应该统率我们档案工作的一切、贯穿于我们档案工作始终。而这两句话16个字的核心,则是人民和民族这两个关键词。

既然为人民谋幸福、为民族谋复兴是我们档案工作的主要目标、主要任务,是统率我们档案工作一切、贯穿我们档案工作始终的,因此,我们在档案工作中,就必须具有“人”“民”思维,也就是要时时考虑、处处考虑怎样更好地为人民谋幸福、为民族谋复兴,把为人民服务、为民族复兴服务,放到我们的每一个谋划中、每一项工作中、每一个行动中去思考、去着想。

一要在档案的建立、留存、接收、征集等方面,注重与人民幸福和民族复兴相关的档案,建立覆盖人民群众和民族复兴各个方面的档案资源体系。过去我们在提建立档案资源体系的时候,提的是建立覆盖广大人民群众的档案资源体系,那是在贯彻以“以人为本”为核心的科学发展观的条件下所提的,现在对照党的十九大精神来看,这样提还不全面、不完整,还需要进一步补充和完善,档案资源体系不仅要覆盖广大人民群众,而且要覆盖民族复兴的各方面内容。

档案资源体系覆盖人民群众,实际上是指覆盖到每个人,不管这个人是大人物还是小人物,是名人还是凡人,是对社会有贡献的、还是没贡献的,甚至也不管是好人还是坏人。因为即使是坏人,也要建立他的档案,甚至还要重点建立他的档案,这样,一方面可以通过档案防止他继续危害社会,即使当他危害社会的时候,也可以根据档案很快地惩治他。2000年,有几个盗贼进入某机关行窃,后来公安部门就是根据其中一个人的指纹档案而抓获了这个盗窃团伙。这说明建立坏人的档案,对维护社会治安有好处。另一方面,还可以通过档案有针对性地教育、改造坏人。电视里曾有报道,有些过去溜门撬锁的小偷,被改造成了替人们开锁的服务人员,有些过去靠“千手”为生的赌王,被改造成了揭露赌场秘密的反赌博宣传员。还有普通的平凡人、没贡献的小人物,今天看来他们是这样,也许明天、后天,他们就会成为大人物、知名人物,或者他们的后代会成为大人物或名人。因为现在的社会很公平、很公正,阶层流动性很大,每个人都有出彩和成功的机会,每个人都存在向上流动的概率,从凡人到名人,有时不过几年甚至几个月、几天的时间,你今天不给他建立档案,明天就可能后悔。

在新时代,我们讲档案资源体系覆盖人民群众,不仅是指档案要覆盖到每个人,而且是指档案要覆盖到人的每个方面。过去我们讲人的档案,主要还是强调民生档案,也就是维护人们基本权益、基本生活需要的那些档案。而在新时代,人们的基本权利已得到了保障,基本生活需要已得到了满足,人们开始追求幸福生活、向往美好生活,这是比过去更高层次的追求,其形成档案的“面”比过去要广多了。人们在政治生活方面形成的档案,在文化生活方面形成的档案,在社会交往方面形成的档案,在健康旅游方面形成的档案,在休闲养生方面形成的档案,在改造生态环境方面形成的档案等,我们过去强调得很少、注意得不够,今后应该加强,注意把它们建立起来,有些还要接收或征集进档案馆。

把档案资源体系覆盖到每个人和人的各个方面,关键要树立“人的档案最重要”以及“人的各方面档案都重要”的新的档案价值观。为什么说“人的档案最重要”呢?第一,人是活的,他会闹事,而事或物是死的。比如说,举个极而言之的例子,假如我们已经把关于事和物的档案丢失了或销毁了,那么事和物不会来闹事。但如果我们把人的档案丢失了或销毁了,人则会来上访、来理论、来闹事。最近十几年来,社会上不少上访案件、群体性事件,就是因为一些单位把人家的人事档案弄丢了,又不给人家补,人家就上访闹,要求补全档案。第二,人是群居的、社会性的,涉及人的档案如果集体丢失,人们还往往会集体闹事,从而造成社会动荡。2006年,日本发生公民养老金档案大量丢失的事件后,日本全国群情汹汹,舆论哗然,结果先是导致自民党丧失连续几十年独立执政的地位,接着又导致首相下台,就是一个有力的证明。第三,人是代代相传的,一个人死了,还有儿子、孙子,甚至子子孙孙都还会用到关于他的档案。比如,2005年,台湾国民党领导连战首次访问大陆时,就获赠了时任中共中央总书记和有些省和单位负责人赠送他的关于他爷爷、父亲和母亲的档案,让他欣喜不已。所以,涉及人的档案的作用时间,一般要长于涉及事或物的档案。有些编写家谱的人,甚至会利用几百年前的祖先档案。最近十年来,我国的档案利用中,大多数利用者都是普通老百姓而不是公务员或学者,大多数利用者用的档案是关于人而不是关于事或物的档案。因此,无论是理论还是实践都证明人的档案价值重大,凡是涉及人的各方面的档案,我们都应该全面地建立、接收、征集、留存。否则,将来会吃亏、会后悔。

档案资源体系不但要覆盖所有人的所有方面,而且还要覆盖民族复兴的所有部门、所有方面。也就是说,档案资源体系建设不但要注重涉及人的档案,还要注重涉及民族复兴的档案。因为人民幸福重要,民族复兴同样重要。没有民族复兴,就不可能有真正的、持久的人民幸福。民族复兴是全面的复兴,是需要一个较长时间段才能实现的伟大事业,它既包括经济建设、政治建设、文化建设、社会建设、生态文明建设这五大建设,也包括统战工作、国防工作、港澳台工作、外交工作、党的建设等各方面工作,可以说,覆盖我们党和国家的各方面工作、各部门工作。所以,我们的档案资源体系应该包括我们党和国家各个部门在各方面工作中形成的档案,它既应该包括上层机关的档案,也应该包括基层机关的档案;既应该包括大单位的档案,也应该包括小单位的档案;既应该包括强势部门的档案,也应该包括弱势部门的档案;既应该包括公营机构的档案,也应该包括私营机构的档案;既应该包括境内机构的档案,也应该包括境内机构设立在境外的机构的档案。所以,档案工作应该对立档单位全覆盖,应该监督指导所有的立档单位全部建立档案,应该保证所有立档单位的档案最后都有归宿、都有去处。这样,我们的档案资源体系才可能是健全的、合理的。而目前来看,我们还不能说已经全部做到了这一点。我们今后在这方面还要不断地检查缺漏,不断地补齐补全。

二要在档案的开发利用、提供服务方面,注重围绕人民幸福、民族复兴,建立方便人民群众、能有效为民族复兴各方面服务的档案利用体系。过去我们在提建立档案利用体系时,提的是建立方便人民群众的档案利用体系。用党的十九大的主题来对照,也不够全面和完整,也应该补上民族复兴这一块,也就是说,档案利用体系不仅要覆盖全体人民群众,而且还要覆盖民族复兴的各方面工作,档案服务应该覆盖从事民族复兴事业的各个部门、各个单位。要把档案利用的触角延伸到每个部门和单位,把档案利用服务送到每个部门和单位,让档案利用体系覆盖所有的部门和单位,让每个需要利用档案的部门和单位都能方便、快捷地利用到档案。事实证明,档案能够帮助每个部门和单位提高工作效率和工作水平,帮助每个部门和单位更好地为民族复兴作贡献;同样,每个部门和单位也都有利用档案的需求,也都可以通过利用档案来提质增效、助力民族复兴。所以,我们的档案利用体系也应该像覆盖每个人那样覆盖每个部门和单位,各级档案部门也应该像为人民群众服务那样,积极主动地为各部门、各单位服务。

三要在档案开放中,注意保护个人隐私特别是负面信息,保护公民个人信息数据。无论是公开政府信息,还是开放档案,都不要随意公开个人负面信息和个人隐私,不要泄露公民的各种个人信息数据。这也跟个人幸福有关。如果个人信息都暴露了,特别是个人负面信息、个人隐私都暴露了,在这个大数据时代,人就可能随时被人肉搜索、“脱光”示众,被抹黑、被侮辱、被讹诈、被骚扰,就没有幸福可言,“人民幸福”就会大打折扣。受到影响的人就会同公开或泄露这些信息的部门打官司,从而影响社会团结和稳定,这不利于民族复兴。现在社会上有很多诈骗案,都是因个人信息泄露而造成的,因此,个人信息泄露确实对民族复兴不利。

四要在档案工作中,注意调动人的积极性。档案各项工作都是由人来从事的,人的积极性和素质对各项工作的质量和水平尤其重要。因此,各级档案部门的领导,在档案工作的各个方面、各个环节,都要把做人的工作放在第一位,经常做人的工作,用一切可能的办法调动和发挥人的积极性、能动性、创造性,千方百计提高人的素质和能力。只有这样,才能使各项工作更出彩。

人民幸福、民族复兴,是党的初心和使命,也是党和国家永远的中心和重点。具有“人”“民”思维的人,坚持为人民幸福、民族复兴作贡献的人,就永远在中心,不会被边缘化;就一定有地位,不会被矮化;就一定很重要,不会被轻易精简掉。

 

 

第二,要有先行思维,先行介入,先行服务,当先行者。

 

一要转变传统的“末位”观念,树立“先行”意识。长期以来,无论是非专业的档案工作者,还是专业的档案工作者,包括我自己在内,都认为档案工作是处于各项工作的末端的,觉得不管哪项工作,前边各个环节都不是档案工作,直到最后一个环节才是把前边各个环节中形成的文件材料收集归档,归档完毕了,这项工作也就全部结束了。因此,通常在所有人的意识中,包括在我自己的意识中,都认为档案工作是“收口”性的工作,是处于“末位”“末尾”“末端”的工作,是各项工作的“收容队”。但2013年我听说的一件事,却第一次改变了我的这种意识。2013年,有人向我介绍说:党的十八大的筹备工作,档案工作走在最前边。筹备工作的第一个环节,是查阅以前几届党代会的档案,了解党代会筹备组的有关情况。档案部门把上一届党代会的有关档案全部复印装订成册,供筹备人员使用。我听了以后,当即总结说,看来档案工作既是上一件事情的“末端”,又是下一件同类事情的“开端”。在这之后,我又在别的不同的地方反复地发现了同样的情况。比如,在一个地铁公司,他们每承建一个新的地铁建设项目,都把此前已建好项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来,取其适用者套用之,不适用者改进之,从而制定出新的设计、施工、管理等方案。又比如,在一个水电站建设公司,他们每新建一个水电站,都把已建好水电站中最成功或与之最相近的项目的设计档案、施工档案、工程管理档案等拿来套用和改进。在以上这些单位,已竣工工程的档案成为新开工工程套用的“模板”;新开工工程的第一件事,是复制相关档案作为各项工作的参考。后来我回想,自己经历过的许多事情,实际都是如此。比如:2009年开始起草两办意见时,首先把最近5年来党中央、国务院及两办关于加强某方面工作的意见,还有各省两办关于加强档案工作的意见找来参考借鉴。再比如,每当启动4年一次的表彰先进工作时,第一件事总是把上一次的有关档案先调出来,仿照上一次的“成例”起草这一次的有关方案和文件;又比如,每当制定五年规划时,第一件事也总是从档案里先把上一个五年规划找出来,看上一次规划中写了什么,哪些已经实现,哪些尚未实现;每年召开全国档案局馆长会议前,起草向上级的请示,通常会把去年的请示从档案中调出来,参考一下,行话叫“套模子”。其实可能不光是我,其他人如果稍微留心一下,回想一下,也会发现有过同样的情况。更进一步,如果翻开历史档案看,历史上这种“套模子”的事也是比比皆是,无处不有。比如:我研究明清琉球和中国的关系历史,发现在清代档案里,每当琉球使臣来中国进贡,接待部门总是先查阅过去的档案,看以前是怎么接待的、皇帝是怎么赏赐的、使臣朝见时该怎么站位等等,然后才据此拿出此次的接待方案报皇帝批准,而且他们拿的方案几乎都是套用以前档案中所载的“成例”或“故事”,套用以前的“模子”,如果最后比以前有所增减,那都是皇帝定的事。

在以上所举的所有这些我听到的、亲历的和从档案里看到的事例中,档案工作不都是起头性、开端性、引领性、先行性的工作吗?何曾处在“末位”“末端”“末尾”呢?所以,现在看来,我们过去的那些观念实际上是错误的。无数的事实反复地说明:无论在历史上还是在现实中,人们在处理日常工作或“例行公事”时,档案工作在很多情况下,都既是前一件事情的“末端”,又是后一件同类事情的“开端”,只有在进行创新性工作或“拍脑袋决策”时才不是如此。因此,我们必须坚决地克服成见,打破过去长期形成的思维定式,切实转变旧的“档案工作是末位工作”“档案部门是收容队”的观念,树立新的“先行”意识,在一切可能的情况下,用档案工作为其他工作起头、开路、领跑,在各方面工作中,当先行者、当排头兵、当引领人,从而更充分地发挥档案工作的作用,最大限度地提高档案工作和档案人的地位。我的这一观点提出后,有人称之为是档案学基础理论和档案工作理念的一场革命,一种颠覆。我想这并不为过。因为这确实是颠覆前人观点的革命性观点,是从未有人提出过的创新性观点。

二要先行介入对上游工作的管理,主动进行“前端控制”。档案工作中,有不少是属于“上下游”也就是上下两个不同阶段的工作,因此,我们要善于统筹,先行介入,对上游工作实行“前端控制”,以免“事后收容”时有些工作重复劳动或无法补救。

比如,文书是档案的前身,文书工作是档案工作的上游,所以,我们要统筹文书和档案工作,把档案工作向上游的文书工作延伸,提前介入文书管理,实行“文档一体化”,实现归档的前端控制。这样,既可以确保文书归档齐全与及时,又可以省掉一些重复劳动。

再比如,档案室档案中有相当部分是档案馆档案的前身,档案室工作是档案馆工作的上游,所以,我们要统筹档案馆工作和档案室工作,把档案馆工作向上游的档案室工作延伸,提前介入其档案格式规范、档号规范、档案组卷及装订规范、电子档案格式及载体规范等,实行“馆室一体化”管理。

又比如,档案接收征集工作是档案利用工作的上游,我们要认真分析现在的档案利用趋势,及时调整现行的档案接收征集范围,使接收征集工作更好地满足未来的档案利用需求。各级档案馆可以对利用者需要利用而暂时未能提供的档案作出登记,作为今后收集的重点。

三要提前对档案进行异地备份甚至异质备份,主动防灾,确保档案安全。在长期的档案工作中我发现,档案馆和档案室发生火灾、水灾、震灾、虫灾等的概率很高,很难做到永远万无一失。因此,我们必须提前对档案进行备份并异地保存,主动地防患于未然。20世纪60年代搞后库建设,2008年以来又搞异地备份,都是出于这种战略性考虑。这样,即使档案在这个地方遭灾被毁,还可用存在另一个地方的备份档案加以补救,不会使档案信息被彻底毁灭。只有提前主动做好各种防备,才能确保档案万无一失。历史的经验值得注意。《四库全书》抄了七套,200多年后,今天还剩3套完整的,七分之四都已经损毁或不全;《永乐大典》因为没有抄录备份,过了600多年,今天残存无几。这就是一个深刻的历史教训。如果从10年、50年的历史来看,档案备份可能是多余的;但从100年、500年的历史来看,档案备份绝不是多余的,而是必须的、有远见的。

四要主动提供档案,引着领导想问题,从而引发领导决策。比如2008年以来,中央档案馆主动根据中央领导要做的事或关注的问题,编报档案专题参考。在3·14事件发生后编报关于西藏的材料;在汶川地震发生后编报关于抗震救灾和灾后重建的材料等,就很受领导欢迎。不少地方的档案部门也已经这么做了。其他档案部门也都可以这么做,根据形势和任务,预判领导的关注点或下一步将要进行的工作,主动提供相关档案资料,预先供领导参考,引发领导想问题,作决策,高层次地为领导决策发挥参谋助手作用。

五要提前服务,引领有关工作。例如,召开党代会前,档案部门主动把前几届党代会的主要情况和主要精神提供领导参阅;新的领导班子换届过程中,档案部门主动把反映前几届领导班子思路、反映本地区主要情况、反映党和国家领导人对本地区要求的档案,提供领导参阅;起草某一重要文件,档案部门把此前的有关档案先提供给相关人员参阅;还例如:某一建设工程开建前,档案部门主动把此前类似工程的档案,提供给有关人员参考。内蒙古自治区包头市档案局对棚户区改造提前介入,进行拍摄建档,并提供给有争议的群众查看,结果,12万户拆迁户拆迁后无一人上访、闹事,受到领导的表扬。像这些提前服务,都将对有关工作起到引领作用。

先行思维能让我们学会提前思考、提前行动,事先准备、预作方案,从而让我们先人一步、快人一着,抢占先机、抢得席位。我相信,具有先行思维,会让档案工作处于更有利的地位。

 

第三,要有创新思维,勇于并善于开辟档案工作新疆域。

 

为什么要有创新思维呢?因为它首先符合国际发展的新潮流。2016年杭州G20峰会把创新发展列入议题,说明创新是国际发展的一股新潮流。我们提倡创新思维,符合国际发展的新潮流。同时这也符合我们党最新的发展理念和发展战略。党的十八届五中全会提出了“五大发展理念”,其中列于首位的就是创新理念。我们党还提出了“创新驱动”发展战略。这些在党的十九大报告中又得到了重申和坚持。可以说,创新是我们党的最新发展理念和最新发展战略。最后,它也符合我们档案事业发展的实际需要。档案工作没有创新,它的范围就不会扩大,质量就不会提升,作用就不会增强,地位就不会提高。只有创新,才能开辟档案工作新疆域;只有创新,才能形成档案事业新格局。尤其是在新时代,档案工作的发展环境、工作对象、技术方法、社会需求等都在不断迅速地发生变化,不创新,就不能改变;不改变,就不能适应;不适应,就会被淘汰、被边缘化。事实证明,我们的事业在过去的不断发展,靠的是不断创新;我们要想在今后继续有新发展,不断前进,还是要靠不断地创新。

人类社会的发展证明,人类的进步、事业的发展都依赖于创新。创新是发展之源,发展之本,也是发展的不竭动力。可以说,创新是人类百花园中最美丽、最多姿的花朵。

说到创新,不得不说到一条新闻:媒体调查“一带一路”国家年轻人对中国的印象,外国人总结出了中国的“新四大发明”——高铁、淘宝、微信、共享单车。这四样东西都是过去没有的东西,都是在中国创造出来并普遍应用的东西,都是体现中国正在领导着世界新潮流的东西,也都是让中国人引以为傲的东西。“新四大发明”,是创新思维结出的果实,都是创新实践带来的成果。它们有的是技术的创新,有的是商业模式的创新,有的是业态的创新。它们一问世,就风靡全国,吸引世界。它们带给人们的,不仅是出行的方便、购物的方便、人际交流的方便,还带来思想观念的改变、社会风俗的改变、生活方式的改变,甚至是世界发展中心和重心的改变,是各国对世界影响力的改变等。有了“新四大发明”“新七大奇迹”,那么更多的新风尚、新景观还会远吗?你看,时速350公里的高铁运行没几年,时速1000公里、甚至3000公里的高铁又开始研制了;共享单车上市没几天,共享汽车、共享住房甚至是共享别墅也来了。这些不断出现的新发明、新奇迹、新风尚、新景观,很快就会把世界各国的注意力吸引到中国来,使中国成为世界上新的发明中心、发展中心、潮流中心、时尚中心、文化中心、文明中心。这让我们看到了创新的力量、创新的作用、创新的意义,也能激发起我们创新的渴望、创新的冲动。

根据我自己的切身体会来说,具备创新思维至关重要,它比具备具体的知识、懂得具体的技术都更加重要。

比如,我本人以前是一个“计算机盲”和“网盲”,但正是我这个“网盲”策划了全国档案界出现最早、影响最大、也最漂亮的一场网络宣传,以及之后的一系列网络宣传。2008年3·14事件后,中央档案馆推出的关于西藏问题的系列网络视频,得到中央领导同志的肯定,得到中央各大媒体的宣传,被人们称赞为“在关键的时刻、用关键的材料、说了关键的话”。之后,又每年推出档案网络视频,形式从最初的一周一集到后来的每天一集。特别是在2014年,为了集中反击日本右翼否定日军侵华罪行的言论,连续推出了关于日本战犯的侵华罪行自供、档案里的中国抗战、伟大胜利——中国受降档案、南京大屠杀档案选萃四个系列,把档案宣传推向了前所未有的高潮。这个高潮表现为:第一,领导很重视。中央领导同志批示支持,并提出指导意见,安排宣传时间。第二,宣传规格高。中宣部直接通知中央各大媒体和全国主要宣传部门转发,并主持召开中外记者新闻发布会向中外媒体传播。第三,宣传规模大。全国共有1200多家网站、300多家报纸、100多家电视台转发。第四,持续时间长。战犯笔供一个系列持续宣传了45天,其余3个系列也持续宣传了45天,全年共有90天即四分之一的时间,全国媒体持续宣传档案的内容。网络宣传的这些不断刷新的成绩,都是创新思维结出的果实。

再比如,我本来一点不懂电视创作和制作,但正是我这个“电视创作盲”,却创作并主持了我国第一部大型档案文献电视片《共和国脚步》,后来又创作策划了10多部这类作品,先后获得“五个一工程”奖、中国电视金鹰奖、中国出版政府奖等多项大奖,为档案资源开发和档案宣传开辟出一个新的领域,创造出一个新的品种。这些文献电视片的制作播出,不但让档案开发的电视形式从无到有,而且让档案文献电视片从有到精,创造了档案文献电视片的一个个新高度:曾在中央电视台一套黄金时段播出;曾达到3.9%的收视率;曾在全国120多家电视台联播;曾长达365集,由多家电视台每天播出一集,每集5分钟;曾达到单部时长30多小时;曾由党和国家最高领导人亲自审看并提出修改意见;曾送给两届中央政治局常委观摩;曾获得2个“五个一工程”奖、3个电视金鹰奖、两个广电总局扶持奖;曾有2个全国著名歌唱家为2部电视片演唱主题歌;档案文献片达10多部、1000多集,总时长达120多个小时。这些也都是我们不断创新的结果。

从一系列事例中,我切身体会到创新思维的重要性。有了创新思维,我们就能随时随地在各项工作中冒出一些创新的思想火花,作出一些创新性的决策或举措,不断地有所创新、有所拓展、有所改进、有所提高,而不是一直躺在既有思维的:“热被窝”里,不会老是踩着别人的脚印,走前人走过的路,老是重复别人做过的事,吃别人嚼过的馒头。只要有了创新思维,新点子就会不断地往外冒,新举措就会不断地往外出。这样,没有机会也能创造出机会,没有东风也能借得来东风,没有条件也能创造出条件,没有地位也能赢得来地位。

有了创新思维,没有地位也能赢得来地位,这话不是吹牛。比如,从前中央档案馆很难能够进入中央领导的决策视野。2008年,中央档案馆创办了《档案参考》,每年都有几期甚至十几期送至中央领导的案头。记得美国一位中央情报局长曾说:情报人员的最大荣幸,莫过于他所提供的情报送到了总统的案头。对他的这句话,我深有同感。我们档案人的最大荣幸,莫过于所提供的档案送到了总书记的案头。这种我们过去不常有的地位,正是大家通过创新思维和创新举措而争取到的。

创新思维,可以应用于档案工作的方方面面。换句话说,我们在档案工作的各个方面,都应该具有创新思维,注意不断关注档案工作的各个新的方面,在档案工作各个领域进行创新,不断开辟档案工作的新疆域、新境界。以下12个重要方面都可以作为档案工作创新的切入点和着眼点。

一要关注新的档案形成者,把他们纳入监督、指导、服务的范围。现在,随着经济社会发展的不断深入和深化,新的档案形成者也就是新形成档案的单位和个人层出不穷,如新的机关、企业、社团、家庭、个人不断产生。对这些新的档案形成者,需要建立档案的,要及时指导他们建立档案;需要提供各方面支持或服务的,要及时提供支持或服务;需要纳入法律监督范围的,还要及时纳入并开展监督。

二要关注新的专业档案,把它们纳入管理范围。党的十八届三中、四中和五中全会,都提出要建立各种新的“记录”,这些“记录”,实际上就是档案。今后,各种前所未有的新的“记录”,也就是各种新的专业档案还会不断产生,我们必须经常关注,及时把它们纳入接收和管理的范围,并同有关部门共同制定管理办法,对这些新的专业档案的接收、管理等加以规范。

三要关注新的档案载体,把它们纳入管理范围。随着信息技术的日新月异,各种新的档案载体不断出现,如电子档案、音频档案、视频档案、三维图纸,等等。今后,还将不断出现新的档案载体,我们都应该随时关注它们,一旦出现,只要内容应该归档,就及时管理它们、规范它们,否则新载体档案形成后将会面临散失的危险。

四要关注新的档案利用人群,开辟新的档案利用领域。这些年,新的档案利用人群不断形成,但是我们关注得还不够、服务得还不够。

比如,省以下各级行政服务中心(或市民服务中心)的服务对象,实际上主要是档案利用人群。这几年,我先后考察过福建省福州市和厦门市行政服务中心,以及广东省中山市一些乡镇、村或社区的服务中心。他们的工作很繁忙,服务的对象有很多,服务的内容涉及方方面面。对这些各方面的工作内容,我把它们归纳为同档案有关的两项工作:一是“利用旧档案”,二是“形成新档案”。来服务中心的人大多是来办理各种证明或证件、获取各种凭据的,工作人员一般都要调取过去的档案,也就是老的“底子”,为他们出具各种新的证明、证件等凭据,从而又形成新的“底子”、新的档案。服务的过程和内容,基本就是利用旧档案,形成新档案。所以,我初步判断:各级行政服务中心为服务对象办证的过程,就是利用档案的过程;他们的服务对象,就是档案利用的人群。过去,还没有人作出过上述这一判断,还没有人注意到来各级行政服务中心的人是档案利用的人群,更没有把这些人群纳入档案利用的服务范围和统计范围。据了解,这一人群数量庞大,全国每年总计应该超过1亿人次。仅厦门市行政服务中心这一个单位,每天的接待量就达1万人次左右。在广东省中山市一个地级市下属的镇和村两级的服务中心,每年共接待达300万人次以上。这是一个很大的数字,预计超过目前当地已经纳入本级档案利用统计范围的档案馆和档案室利用档案、资料及政府公开信息人次的总和。对于这个最近兴起的巨大档案利用人群,我们应该迅速予以关注,把它们纳入服务范围,研究他们利用档案的内容、特点、趋势、存在问题等,以求改进服务,并调整改进我们今后文件材料的归档、收集范围;同时也要设立相应的统计指标,把他们纳入档案利用的统计范围。

再比如,网络上利用档案的人群、电视上利用档案的人群,数量更是巨大。前几年国家档案局发布的档案专题网络视频、拍摄的档案文献电视片,每部的观众总人次都数以亿计。目前,我国每年通过网络或电视等大众传媒接受档案利用的人次,肯定要大大超过到各级档案馆和档案室利用档案的总人次。对这些潜力巨大的档案利用人群,我们至今还没有纳入档案利用的服务范围和统计范围。今后,我们也应该关注这些人对档案利用的反馈,研究他们对档案内容的喜好、对档案利用方式的喜好等,以便今后针对他们的喜好去开发档案。

把各级行政服务中心的服务对象和通过网络和电视利用档案的人群,纳入档案利用的服务和统计范围,是一件对档案工作意义重大的事情。因为纳入以后,每年全国档案的利用人次、件次、利用率、利用效益等都将会大大增加,从而能够更加实际、准确、客观地反映出我国档案的利用价值、档案工作的作用与地位、档案工作对经济社会发展的贡献等,对于大大增加档案的利用价值和利用效益,提高档案工作对经济社会发展的贡献率,增强档案工作者的信心和工作动力,加大领导和社会对档案工作的重视支持,从而改善档案事业发展的社会环境大有裨益。

另外,随着党和政府各项新的政策法规的实施,今后每年都会不断有一些新的人群需要利用某方面的专业档案。比如,2006年国家对新中国成立后水库移民后期扶持政策出台,导致大批水库移民集中利用移民档案;又如,2015年国家对抗战老兵予以慰问,大批抗战老兵及其家属集中查阅抗战档案。因此,各级档案馆和档案室要每年不断关注上级和本级政府新出台的政策法规,关注由此将会带来的新的档案利用人群,提前做好准备并提供相关专业档案的利用。

五要关注新的档案工作合作者,吸收更多人参与、支持档案工作。新的档案工作合作者,既可以是党委、工会、群团、教育部门、宣传部门、党史、方志等各专业主管部门,也可以是企业、科研单位、媒体,还可以是民间收藏家、档案工作志愿者等。他们都有条件或可能从各个方面与档案部门合作。我们必须打开视野,随时关注他们,积极并善于同他们合作,借用他们的力量或平台搞好档案工作。比如,内蒙古乌海市档案局通过利用志愿者来做目录输入、档案扫描等。古人说,君子善假于物。也就是说,智者善于借用外力。档案部门必须善于借船出海,借梯上楼,乘风而上,这样才能事半功倍,以一当十,大踏步前进。

六要积极应用新的档案传播方式。对当今不断出现的各种新的档案传播方式,如微信、微博、手机客户端等新媒体,档案部门要积极运用。很多地方档案部门运用微信公众号传播档案信息,这些做法都很好。

七要积极应用新的档案存储载体。信息技术不断催生出各种新的存储密度越来越大、安全系数越来越高的档案存储载体,档案部门必须积极应用这些新的、性能更好的档案存储载体,以此对传统载体档案进行备份。

八要积极应用新的档案保护技术和管理方法。无论是本单位还是其他单位发明应用的,无论是档案系统还是其他系统发明应用的,无论是国内还是国外发明应用的档案保护技术和管理方法,只要适用并有利于本单位的档案工作,各级档案部门都应该积极应用,只有这样,才能不断推进档案工作有新的变化、达到新的水平、展现新的面貌。

九要创立新的档案工作制度。各级档案部门要按照党的十九大的部署要求,把制度重新梳理一遍,应该有但还没有的制度要补充建立,已经有但已不合时宜的制度要加以修订。无论是新建或修改,都要注意简明扼要,能管用。特别是对要害性的、底线性的规定,一定要写明一旦违反如何处罚。只有触及人的利益,才能真正管用,否则只能是白纸一张、空条文一堆,起不到实效。

十要建立新的档案工作机制。比如,把档案工作纳入年终考核内容的机制、文档一体化的机制、各种档案集中统一管理的机制、村档镇管的机制等等,只要有利于加强档案工作,就可以试验性地推行。

十一要再造档案工作流程。大数据时代,过去的一些工作流程越来越显得不合理和没必要,所以应该重新梳理,再造流程。

十二要探索档案工作新理论。例如,在大数据和人工智能时代,在档案的大利用时代,对过去的档案定义、归档的范围、档案服务的范围、档案鉴定的理论、档案的归宿和流向等,都需要进行重新探索和研究,以建立更加符合大数据和人工智能时代要求、符合全社会广泛利用需求和社会全员利用需求的档案工作新理论。比如,网站信息是不是档案、要不要归档、怎样归档、最终流向归于哪里等,就是一个非常迫切的问题。再比如,在电子文件已经普及的条件下,过去纸质文件的归档范围、保管期限是否能够适用于电子文件,也是必须抓紧研究确定的问题。如果不重新研究确定这些问题,必然会造成很多网络信息的散失,造成很多电子文件的散失,给我们党和国家的事业造成新的损失,为历史留下新的遗憾。

 

第四,要有网络思维,特别要有移动网络思维,为档案工作插上网络的翅膀、移动的翅膀。

 

目前,全球早已进入互联网时代,互联网已不只是一门科技、一种产业,而是一种政治、一种时尚、一种文化。各国政府、政客、商人、媒体人乃至平民百姓,都在争取向网络版图插上一脚并扩大疆界,网络已成为各种法人和自然人的竞技场和展示台。我们档案人也要具有网络意识和网络思维,积极在网络上插一脚、站根桩、占有一席之地,在网络版图上扩大自己的疆域,在虚拟世界扩大自己的影响。2015年,国家提出“互联网+”战略,党的十八届五中全会又提出“网络强国”战略,党的十九大再次提出建设网络强国。我们档案部门也要积极搞“互联网+档案”或“档案+互联网”,把档案与互联网结合起来,用互联网来宣传档案、宣传档案工作、宣传档案工作者。2014年,我到过一些西部山区,发现那里的农民已经具有互联网思维,开始利用互联网向全国甚至向全球销售他们的土特产品和手工艺品,搞电子商务了。我们档案工作者决不应落在他们后面。我们必须具有网络思维,特别是移动网络思维。因为网络是当代最广泛的大众传播工具,而移动网络又是网络中最广泛的传播工具。2014年下半年,美国智库曾发布报告称:“移动经济将对全球发展产生重大影响。”现在,很多地方的政府部门特别是行政服务中心都把档案信息与手机等移动网络挂钩,让网民通过手机获取档案信息;一些地方的档案部门也开始尝试在手机上发布档案信息。我把这称为“移动档案”,我认为,“移动档案”可以使政府实行透明执政和便民服务,提高行政透明度和行政效率,将对全球政治治理和社会治理产生重大影响,它将成为一种不可抗拒的新的潮流,流行于各国档案界和各国政府部门。我国档案工作者必须积极运用网络特别是移动网络,为档案工作插上现代的网络翅膀和移动翅膀,使档案飞翔起来、移动起来,让它无远弗届、无处不到,从而在网络版图上不断开疆拓土,扩大份额。

一要注意把网络信息存档,让网络信息变成档案永久流传后世。网络信息,是网络时代人们的主要记录和集体记忆,如果不把它们作为档案加以保存,它们不久就会自生自灭,不复存在,十几年前一些信息专家发出的“信息时代将成信息空白时代”的警告就会成真。这对个人、对单位、对国家、对人类都是一种不可弥补的损失。因此,包括中国在内的世界各国档案工作者必须同网络工作者联手,共同把网络信息存档,让它得以永久流传。这是档案工作者作为“记录保存者”和“记忆守护者”的天然使命和当然责任,出于档案工作者的天性和良心,我们必须担当起挽救信息时代人类信息自然流失这一重要的、不可推卸的历史责任,为今天的信息社会存档,替未来的人类留凭证、留智慧、留记忆、留痕迹。

2014年,我到一家驰名世界的电子商务公司参观,得知他们把本公司成立以来十几年的所有网络信息全部多套备份,并在几个不同的地方异地存放。尽管他们每年产生的网络信息都是海量的,尽管每年归档并多套异地保存这些电子档案的费用相当不菲,但他们认为,在大数据时代,这些信息对他们不是包袱而是财富。通过数据,他们可以预测未来的发展趋势,引领未来的发展潮流,从而让他们永远站在时代的前头,引领时代,不致落伍。这对我震动很大,也促使我开始在全国大声呼吁并着手布置网络信息存档。我的总体构想是:把全国的网络信息全部归档保存是一个庞大的工程,可以先易后难,分三步走。第一步,各个机关、企业、事业单位、社团先把本单位的网站信息分别归档保存。这一步最容易做到。有些单位过去已经这样做了。第二步,各级国家档案馆按照先机关和国有企业,再其他企事业单位和社团的次序,分别把本级机关、企业、事业单位、社团的网站信息集中归档保存。这一步,在各级国家档案馆已经建立本级电子文件备份中心的情况下,也不难做到,事实上有些地方也已经这样做了。第三步,国家档案行政管理部门与国家网络行政管理部门及国家各大主要网络运营单位合作,由国家投资,把我们国家的现存网络信息全部存档(已经由各级档案部门存档的除外),为我国的网络社会保存一套完整的记忆。

把网络信息归档保存,是档案部门实现“互联网+档案”战略的题中应有之义,是档案工作者对守护记忆这一天职的履行,是信息社会发展对档案工作的必然要求,是档案工作的一大创新、一大开拓。它将大大丰富档案资源,扩大档案工作的领域,为国家积累大量的财富,为未来留下珍贵的遗产。 

二要利用网络实现档案资源的整合和共享。实现档案资源的社会共享,是网络时代对档案工作的必然要求,是档案工作者的最大愿望,是社会各方面的共同需要。网络技术更为实现档案资源共享提供了可能。实现资源共享的前提是进行资源整合。这需要各级档案部门积极把档案目录和档案原文数字化,并通过网络与其他档案部门等进行跨单位、跨区域的整合及联动,互相查档,互相出证,让利用者无论身在何处,都可以“一键利用”“一指解决问题”,享受“一站式”服务,从而实现档案资源的共享共用和便捷利用。网络的整合,是虚拟的整合,不是实体的整合。它无须移动档案本身,因此易于开展。所以档案资源整合要首先利用网络来进行虚拟整合,现在不少地方档案馆搞同省市甚至跨省市档案馆的“跨馆出证”,就是一种很好的网络整合。

三要利用网络,借助社会力量开展有关档案工作。档案部门的有些工作,如档案编目、关键词著录、照片上人物的识别与标注、展览的设计、开放档案的编研、网络视频的制作等,是可以由志愿者、专业公司、中介组织等社会力量在网上进行的。我们可以通过网络组织社会力量进行这些工作。国外的一些档案馆已经开始这样做了,我们更应该抓紧这样做,充分利用网络来动员社会力量在网上参与档案工作。这样,一方面可以缓解档案部门人手不足的矛盾,另一方面也可以扩大档案部门的社会影响。

四要积极利用网络发布档案。不但要在本单位的网站上发布档案,更要在各种公共网络平台上发布档案,因为后者的影响力要比前者大千百倍。2008年以来,国家档案局已经在国内外各大知名网站上先后发布了十多个系列的专题档案网络视频,每个专题网络视频都达到了数以亿计的点击量。现在,一些地方的档案部门又开始在手机上发布档案信息。今后,档案部门应该学习这些做法,积极运用本单位网站,特别是各种公共网站和手机等各种网络平台,发布档案网络视频、档案电子图书、专题档案目录、举办网上展览等。

五要开展网上业务指导。过去的业务指导需要到现场面对面进行,在网络时代,则可以通过发视频、短信、微信等方式进行网上业务指导。有些地方档案部门已经开始这样做。各级档案部门要尽可能地运用网络来开展远程业务指导,使业务指导更加及时、便捷、广泛。

六要开展网上专业培训。网络时代,一本好的教材或者一堂好的课放到网上,全国有网的地方和能上网的人都可以看、可以听、可以接受教育培训。各级档案部门要更多地开展网上专业培训,让更多的人通过网络接受名家的指点,更广泛地接受教育培训。

七要利用网络宣传档案知识、档案工作和档案工作者。各级档案部门要普遍建立自己的网站或政务微博,并有人负责打理它们,把它们真正办好,在这些平台上更多更好地宣传档案知识、档案工作和档案工作者。

八要在网上开展档案学术交流和研究。各级档案部门特别是档案学会,要更多地运用网络,在网上开展档案学术交流和研究,使之更广泛地开展起来。

九要把网上利用档案纳入档案利用统计。随着各级档案馆(室)档案数字化和远程利用工作的开展,通过网络利用档案的人将越来越多。目前,在不少档案馆、室,网上利用档案的人次数已大大超过实地或现场利用档案的人次数。这也是我国档案利用工作的一个重大变化和历史性拐点,是我国档案工作进入信息化时代的一个重要标志。可是在我国目前的档案统计体系中,还没有设立网上利用档案和资料的人数、次数、件数这些指标,网上利用档案数在现行档案统计中还完全没有得到反映。各级档案部门要迅速设立科学的网上利用档案的统计指标,并规范其统计口径和方法,从而准确地统计出网上利用档案的数量,更加全面反映出我国档案利用的效果、趋势、变化、规律等。

十要更加注意网络安全。一方面,要注意内部网络系统的安全。档案部门的内部网络系统,是各种敌对势力和其他别有用心者实施网络攻击的重点对象,他们企图通过攻击档案网络系统来窃取或篡改档案信息。这是网络时代档案安全所面临的一个新的动向和新的难题。我们必须时刻保持高度警惕,经常检查“防火墙”、修筑“隔离网”、更新“安全盾”。另一方面,要注意上网档案信息的安全。各级档案部门在把政府公开信息、档案全文、档案目录上传到互联网之前,一定要认真审核,严格把关,谨防把含有国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私和政府未公开信息的文件、档案及其目录上传到互联网,避免造成失泄密事故。

十一要积极运用各种新的网络媒体。在网络时代,过几年就会出现一种新的网络传播形式,如微博、微信、客户端、微信电话本等,从而形成新的网络时尚和网络受众。各级档案部门要随时关注并积极运用各种新出现的网络媒体,来发布档案、宣传档案工作,与时俱进,占领各种新的网络阵地,不断更新网络版图,扩大档案影响。

网络有着巨大的能量。网络思维能让我们自觉地运用网络,时时获得网络的巨能,让你同世界的各个地方、各种人连接上。可以说,获得网络的人,能量小不了;能量大的人,成就小不了;成就大的人,快乐少不了。所以,网络思维能带给我们能量、带给我们成就、带给我们快乐。

 

第五,要有合作思维,善于同各方面合作,实现共享共赢。

 

我们党的新的发展理念中有一个叫共享。最近,联合国又把共享写入联合国决议。合作才能共赢。提倡合作思维,符合共享理念。

档案工作中的好多事,是可以同其他方面合作进行的;社会上有很多方面,也是愿意并可以同档案部门开展相关合作的。合作,可以借助各方面力量从而扩大档案部门力量;合作,可以成倍地扩大档案工作的影响。合作,既可实现档案资源的共享,又可实现档案工作与其他工作的共赢。为了达到共享共赢的目的,档案工作者必须具有合作思维,积极同各方面开展合作。

一要同其他档案部门合作。即同其他的档案室、档案馆、档案局,档案报、刊、网站,档案科研、教育单位,档案学会等合作,举办各种活动、完成各种项目等。

二要同其他收藏单位合作。即同图书馆、博物馆、纪念馆等收藏单位合作,共同举办各种展览和各种活动,开展多种形式的合作。

三要同其他专业部门合作。比如,与党校或干部学院、行政学院合作,在那里办展览、讲档案知识、培训档案干部,让档案进党校、进干部学院;与教育行政部门或与学校合作,组织大中小学生到档案部门参观,利用档案合作编辑乡土教材发到中小学生手中,把档案展览办到大中小学校,把档案电视片光盘、档案网络视频光盘、档案电子图书等发放到大中小学,共建中小学爱国主义教育基地、大学生教学实践基地等;与机关、企业的党委部门合作办档案展览,让他们组织机关、企业的党员、干部、职工观看展览。又比如,与宣传部门合作,共同举办档案展览、拍摄电视片、开设专栏或专门节目,开展爱国主义教育,宣传档案文化;与其他部门共同开展各种形式的合作,把档案工作影响扩大到社会各个方面和世界各个角落。

四要同企业合作。要善于利用企业的信息技术、信息平台实现网络信息的归档;利用企业的科研力量,搞档案科研项目或档案标准;利用企业的资金,搞一些档案工作的合作项目;利用企业的场地,代存档案;利用企业的技术、人员,搞档案数字化、档案编研等。

五要同行政服务中心合作。要让档案部门进入本地的行政服务中心,提供“一站式”服务;要对行政服务中心利用档案的情况进行调查、研究,总结档案利用规律,指导档案利用和接收等工作;要把行政服务中心的档案利用数量纳入档案统计体系。

六要同民间收藏家合作。要学习他们的执着、吃苦精神,加深他们对档案事业的热爱和钻研;要加强同他们的联系,吸收他们加入档案学会,参与档案工作;要吸引他们向档案部门捐献或寄存档案,与档案部门共同举办档案展览、出版档案图书、开展档案宣传等。

七要同其他热心人士合作。比如,与热心公益事业的人士共同设立档案基金,用于档案保护、开发等;与热心档案工作的志愿者共同开展某些方面的业务工作;与热心历史研究的人士共同开发档案资源等。

八要同外国档案部门和有关人士合作。比如,到国外征集有关档案;与外国档案部门或有关单位互办档案展览,交流档案复制件,互相举办学术研讨会、技术培训班,互相开展人员交流等。

合作能成事,合作能成大事。有合作思维的人,到处能找到支持者、赞助者、后援者。这样的人,能有不成功的吗?所以,有合作思维的人,必然是成功人士,

以上这五种新思维,是我对近几年全国档案工作的实践所作出的新总结、新概括、新提炼,是我从这几年社会发展的新趋势,特别是党的十九大引领的社会发展新趋势所领悟到、体会出的档案工作新趋势,是对我国档案工作未来的预见、展望和应对。具有这些思维,能有助于我们在档案工作中更好地落实党的十九大精神,让档案工作者更好地服务于新时代,在新时代出彩。

    

 

来源:中国档案报


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