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信息工作调研与分析
作者:办公室   李志  更新时间:2017-12-6

 

 

 

洛阳市档案局2017年度调研报告

 

 

 

 

 

 

 

 

 

称:        信息工作调研与分析         

室:         局   办  公  室          

课题负责人:            李  志                 

课题联络人:       王  静      魏珊珊         

 


 

信息工作是机关政务工作的组成部分,是客观反映一个部门工作的一面镜子,在交流工作、反映情况、服务决策等方面发挥着重要作用,此项工作的好坏,直接关系到一个部门的发展。从工作实践看,只有牢牢把握信息工作的关键环节,才能更好地为领导群体提供优质高效服务,才能切实发挥好参谋助手作用。那么,利用科学的方法搜集、整理、分析信息工作客观规律,找出科学的工作方法,从而提高信息工作的质量是信息工作者的重要核心工作。

一、近三年信息报送数量分析

河南档案信息网和《河南档案信息》是河南省档案局主办的,旨在交流工作经验、贯彻档案方针政策、宣传档案工作的主要刊物和网络载体,创办多年来已成为全省各级档案部门了解全省档案工作情况的主渠道,指导工作的有效依据,科学决策的参谋助手,联系兄弟地市档案部门的桥梁纽带。河南档案信息网和《河南档案信息》上刊载的信息数量和排名,成为衡量各地市档案信息工作的主要指标。为此笔者对洛阳市档案局20152017年《河南档案信息》和河南档案信息网、《洛阳档案信息》的信息报送情况进行了调研,通过三年的数据进行了对比分析。如图:

 

 

表一:河南档案信息网2015年至2017.1—9月发布信息统计表

时间

2015

2016

2017年.1—9

一季度

二季度

三季度

总刊登篇数

9566

9772

1453

2317

3087

洛阳市刊登篇数

57

43

12

40

429

名次

16

16

16

13

3

表二:《河南档案信息》2015年至2017.1—9月发布信息统计表

时间

2015

2016

2017年.1—9

总刊登篇数

63

40

52

洛阳市上报篇数

57

13

481

被采用篇数

1

1

2

占刊登比率

2%

3%

4%

河南档案信息网是档案信息公开发布的平台,上传速度最快,刊登量不受限质,是第一时间反映各地市档案工作动态的网络媒体,对稿件的内容和质量没有很高的要求。从2015年至20171—6月的发布情况看,洛阳市档案局的信息数量和位次都居于全省末位,2017年三季度局办公室接收这项工作后,对信息工作进行了全面调研了解,并采取了多项举措一是制发了加强档案信息工作的实施意见,量化任务指标,明确责任;二是制定了奖惩办法,在经费极为紧张的情况下,对信息编写并在市以上信息刊物登载的进行稿酬奖励,对完不成任务指标的制定了处罚措施;三是将档案网站建设及信息发布工作纳入了目标任务考核,作为评先重要依据;是建立局机关及各县市区档案信息工作队伍,明确领导及信息员的工作责任与要求;五是进行信息工作培训,讲解信息采集、编写、上报的方法、技巧及要求,保证了上报信息的质量;六是开通县市区档案信息网。目前15个县区档案局开通了信息网,并已开始上传信息。第三季度我市上传省档案信息网信息429,在全省档案系统排名从第十六名跃居全省第三名,改变了我市档案信息在全省排名落后的面貌。

《河南档案信息》是河南省档案系统内部发行的期刊, 201520171—9月,共发行18期,共155篇,洛阳市档案局有4篇信息被采用,占总数的3%。连续3年的被采用量虽然连年增长,但不明显。原因有二:一是期刊在固定的页数内,容纳量小,刊登的信息是从全省各地市报送的信息中精选出来有亮点的信息,具有一定的有代表性,需经过严格的审核,对信息质量要求较高。二是缺乏对《河南档案信息》内容刊载要求的总体把控,会议性的新闻性的稿件多,反映档案业务的稿件少,对当年档案系统的中心工作缺乏认识,对河南省档案系统阶段性的重点工作没有把握住机会,导致稿件质量不高,采用率低。

二、近三年信息采用内容情况分析

表三:《河南档案信息》201520179月采用内容情况分析

一级类目名称

二级类目名称

篇数

所占比例

领导重视支持类


13

8%

档案馆三个体系建设

档案资源体系

20

35%

档案利用体系

16

档案安全体系

18

扶贫档案


12

8%

档案业务指导

重点项目建设档案

5

6%

农业农村档案建设

4

党建工作


14

9%

贯彻落实类

贯彻会议精神

21

29%

贯彻两办意见

22

其它

表彰先进

4

7%

考察培训

6

档案信息报送内容涉及档案工作的各个领域,什么样的信息能在《河南档案信息》上提高中稿率是信息工作者需要研究的方向。笔者通过对近三年《河南档案信息》稿件内容的分析,归纳出采用率高的稿件内容分布。一是各级领导重视支持档案工作的信息。各级党委政府对档案工作的重视和支持,能为档案事业发展营造良好的发展环境,是各地市档案事业发展强大的推动力。因此,各地市党委政府主要领导视察、批示档案工作的信息是被采用的重点。二是档案馆三个体系建设工作。搞好三个体系建设是档案馆的基本职能,也是推动档案事业科学发展的主要抓手。三个体系建设中,档案资源体系建设是做好档案工作的基础,档案安全体系建设是搞好档案工作的关键,方便人民群众查找利用的档案利用体系不断满足社会各方面查找利用的需要,是实现档案工作的目的。因此,档案资源体系建设、档案安全体系建设、档案利用体系的信息稿件是《河南档案信息》占比重最大的。三是扶贫档案工作。打赢扶贫攻坚战,事关全局,意义重大。近年来,各级档案部门准确把握中央部署要求,充分认识做好精准扶贫档案工作对于打赢脱贫攻坚战的特殊意义,以高度的政治责任感和历史使命感,扎实做好精准扶贫档案工作,成绩斐然,这方面的信息采用率很高。四是贯彻落实两办《意见》。两办《意见》是新形势下加强和改进全国档案工作、促进档案事业科学发展的纲领性文件,2015年,河南省档案局下发了《河南省档案局关于认真学习贯彻落实<关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见>的通知》,全省各地掀起了学习贯彻省两办《实施意见》的热潮。这种阶段性的中心工作信息在当年采用率极高。五是业务指导工作。档案工作业务指导是档案行政管理部门的重要职能,担负着对所属各级国家综合档案馆、机关、企事业单位、重点项目建设档案、农业农村档案的档案业务指导工作,也是提高档案管理整体水平的重要手段。因此,这方面的信息也占很大比重。六是党建工作。党建信息是窗口,能够充分展示全省各地市档案系统党组织和广大党员干部在推动发展、凝聚人心、服务群众、促进和谐中先锋模范作用和良好精神风貌,这部分信息能够为档案干部提供交流学习的机会。

三、信息工作存在的问题

(一)对信息工作认识不足。各县(市)区档案部门、局部分科室的领导和信息工作人员对信息工作的重要性认识不足,缺乏做好信息工作的政治敏锐性和责任感、紧迫感。

(二)信息质量不高,采用率普遍偏低。

1、对选题思考、研究不够,上报信息与领导需求存在差距。信息主要是为领导决策服务的,信息工作者要在全市乃至全省全国档案工作的大局前提下,换位思考,站在领导的高度来思考问题,紧紧围绕当前工作的中心任务来撰写信息,做到胸中有全局,手中有典型,使上报的信息更加对路、适用。许多单位将本单位的工作总结、工作动态等当做信息应付上报,造成信息质量不高。

2、动态性信息多,综合性信息少。对召开会议、举行活动等动态性的信息上报偏多,缺乏对相关情况的综合。很多信息工作人员归纳、研判、提炼信息的能力不足,对贯彻落实上级档案部门决策部署情况、档案部门重点工作、阶段性中心工作、老百姓关注的档案问题以及围绕本地本部门档案工作开展中的特色经验、实际困难、存在问题等调研不深、归纳不到位,不能很好总结、把握全市档案工作发展的亮点热点难点敏感点,信息内容缺乏针对性和实效性,参考价值不大,不能为领导提供高水准的决策服务。

3、政策落实反馈不够。中央、省委重大政策出台后,全市各级档案部门往注重开会部署等方面情况的反馈,而忽视政策落实情况的上报,特别是对在政策落实过程中出现什么问题,存在什么困难和阻力,需要怎样进行创新、完善等思考甚少,收集整理上报更是不够。

(三)网络不健全,信息主渠道作用发挥不充分。20152017年上半年,洛阳市各县(市)区档案部门的档案信息网络均未开通,也没有网络管理员。其次,网络硬件设施建设投入不够。大多数基层单位没有配备专门信息报送设备,无电脑、无传真机,收集、整理、报送手段落后,上报信息往往滞后。20178月,在市档案局的统一要求下,各县(市)区均开通了网络,但由于没有明确信息人员工作职责,缺少严格的考核办法,部分县、区网络作用流于形式,信息落后局面没有改观。

(四)信息工作队伍力量薄弱。一是信息队伍人员普遍阅历不深,难以从平凡的日常工作中挖掘信息。二是信息工作人员更换频繁,导致基层信息员队伍整体素质难以得到有效提高。三是基层信息工作人员往往身兼多职,没有时间和精力沉下心去揣摩、研究信息,导致报送的信息还停留在一般工作动态的报送上,有亮点、有情况、有分析、有建议的信息不多四是信息管理部门培训指导力度有待加强,缺乏对基层信息工作人员的业务指导和培训,致使基层开展信息工作效率不高、成效不明显。

(五)缺乏制度化管理。完善信息报送工作制度是保证信息工作持续有效运行的重要保障。但由于2015年至2017年上半年市档案局没有把信息报送工作纳入档案工作目标考核,各县(市)区档案局、局各科室没有没有将信息工作列入本单位的年度重要工作,存在写与不写一个样、多写与少写一个样、被采用和不被采用一个样的消极思想观念。在各单位中,撰写信息稿件的信息员主要集中在办公室和党建、纪检办公室,各业务科室参与的不多,普遍存重工作硬指标弱化软指标、重业务任务完成轻宣传报道等现象。

四、加强信息工作的建议与对策

当前,信息工作已经由新闻时代、分析时代进入到洞察时代。做好新形势下的信息工作,必须切实做到以下几点:

(一)提高重视,切实增强做好党委信息工作的自觉性和责任感。各级档案部门的领导和信息工作人员,一定要从政治高度、全局高度,充分认识新形势下进一步做好信息工作的重要性,把上报信息作为向上级档案部门报告情况、汇报工作、反映问题的重要渠道和义不容辞的重要职责。广大信息工作者特别是信息员要增强光荣感、责任感、紧迫感,牢固树立服务意识、效率观念,努力学习新知识,掌握新技术,不断改进服务方法和手段,提高信息服务水平,以良好的形象和优质的服务,体现自身工作的价值,赢得各级党委和政府领导对档案工作的重视、关心与支持。

(二)提高信息质量

1、提高信息服务的针对性和有效性

要贴近领导需求做好信息服务。要确立信息服务与领导工作同频共振,与领导所谋有效对接的理念,坚持把领导关注的、正在思考的、有待了解的问题,作为信息工作的切入点,把握工作重点,及时、全面、准确地为领导提供有价值、高质量的信息服务。我们要从档案系统领导讲话、会议精神、文件资料、档案工作动态中揣摩档案工作当前的热点问题、核心问题,有的放矢。

2拓宽渠道,进一步丰富信息来源

各县(市)区档案局要以办公室为信息龙头,以各档案业务部门为信息采集点,通过文件堆里挖信息、翻阅材料筛息、讲话稿中捡信息、领导口中理信息、联系上下摸信息、会议之中捕信息、参与活动追信息、重大事件抢信息、深入基层拾信息、关注信息抓信息、掌握规律掏信息、情况反馈传信息、跟踪问效知信息、与外联系通信息、利用网络选信息等方式多渠道收集信息。

3、突出重点,提高信息报送质量。在常规信息方面,要紧紧围绕中央、省档案局、市委关于档案工作的重大决策部署和中心工作,多报送主要动向、重要进展、工作亮点和经验做法。要不断提高文字表达能力,使撰写的信息主题明确、思路清晰、结构简洁、标题鲜明、语句简练。在调研信息方面,要围绕群众关注的热点、难点问题,档案事业发展的全局性、战略性、前瞻性问题,以及对当前工作有指导意义的工作,开展系统、周密的调查研究,结合工作实际进行理性思考,深入挖掘存在的困难和问题,并认真思考研究,提出科学可行的解决的意见和建议。要注重对零散信息的汇总和梳理,加强对具有规律性、普遍性和倾向性问题的系统分析,强化对有关政策以及问题形成原因的研究,做到反映成绩恰如其分、上报问题客观真实、揭示矛盾实事求是、所提意见务实可行,以充分发挥信息参谋作用。

(三)加强上下联系沟通

加强与上下级档案信息部门和新闻媒体的沟通联系,搞好服务,相互配合,经常不断地交流情况,对下一个时期内的信息宣传工作重点做到心中有数,不断增强信息工作的针对性和时效性。要通过多种形式,加强与相关单位的联系,主动争取他们对我局工作的重视和支持,不断形成合力,努力形成齐抓共管的格局。要充分利用各种媒体的特点和优势,多层次、多角度、多形式、多体裁地宣传报道档案工作,采用专题报道、专访、短新闻、评论等多种体裁,及时、系统地对档案工作进行报道,让全社会了解我局在全市经济建设和社会发展中所起到的作用,从而不断推动档案事业良性健康发展。

(四)建章立制,激发党委信息工作内在动力。一是制定切实可行的信息工作考核办法,明确信息人员的岗位职责、各单位信息报送数量、考核奖惩办法等,将信息工作纳入岗位目标管理之中,使信息工作有章可循、有制可依。二是建立重要信息督办制度,对全市档案重要工作、薄弱工作及社会关注的热点、难点问题,采取约稿和定期督办措施。三是完善激励机制,把信息稿件的采用和工作业绩相挂钩,对完成任务出色的要给予精神、物质奖励,对完不成任务的要给予通报批评,切实解决写与不写一个样、多写少写一个样的问题,从而调动广大信息工作人员投递信息稿件的积极性、主动性。

(五)加强学习,提高信息队伍综合素质要主动适应信息工作新常态,培养一支政治素养好、工作能力强、文字功底深、善于捕捉工作亮点和发现工作问题的高素质信息队伍,全面加强高素质的信息队伍建设。各级信息工作人员要要练好服务中心、分析研判、调查研究、组织协调的基本功;要树立坚持学习、精益求精、无私奉献的精神;要克服急功近利、虚报浮夸的倾向。各县(市)区档案局、局各科室要通过选派信息人员跟参加信息工作培训班,不断提升基层信息工作人员的综合素质。各级档案部门的领导要注意关心信息员的成长和进步,努力为他们提供良好的工作环境,帮助他们解决工作中遇到的实际困难,对特殊优秀的要体现待遇留人,充分调动他们的工作积极性。要加强领导、各单位主要领导要重视信息工作,并作为信息工作的第一责任人,要经常关心信息工作的进展情况,带头采编信息,搞好指导督察。

 

 


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