网站首页  
县区频道: 老城区西工区瀍河区涧西区吉利区洛龙区偃师市伊川县洛宁县宜阳县汝阳县嵩县栾川县新安县孟津县
政务
中原经济区 政策法规 业务指导 职称教育
档案科研 档案学会 党建 精神文明 廉政
资讯
通知公告 档案新闻 档案电子期刊
互动
网上调查 馆藏珍品展厅 民国徽章展
利用天地 档案征集 档案技术
档案文件查阅
已公开现行文件查询 河南数字档案馆
音视频档案 历史记忆 本地沿革
 档案学会与学术园地
档案信息利用现状与发展研究
作者:杨普旭  更新时间:2017-12-6

 

 

 

 

2017年度档案局保管利用科调研报告

 

 

 

 

 

课题名称:         档案信息利用现状与发展研究  

 

 

负责科室:                保管利用科            

 

 

课题负责人:              杨普旭                

 

 


 

 

档案信息利用现状与发展研究

保管利用科  杨普旭

1.档案信息利用现状

公共档案馆的社会功能主要是指档案保管利用部门面向社会、面向公众提供的档案信息利用、服务功能。发挥档案部门的社会功能创造社会效益是公共档案保管利用部门的生命源泉。为社会公众提供档案信息利用服务是档案工作的根本属性和主要目的,公共档案局(馆)做为政府的档案管理部门其档案保管利用功能的社会价值也通过向社会提供优质的档案信息利用服务来实现。随着档案管理理念的发展进步、社会经济结构的变化以及网络信息技术的飞速发展给档案工作带来新的机遇。本文主要是通过对洛阳市档案局(馆)的档案信息利用服务进行调研的基础上,分析了档案信息利用服务的成绩、问题,并对在新的时代背景下,如何进一步发展档案信息利用服务提出了一些初步的设想。

从目前的档案利用情况来看,洛阳市档案局发挥了重要的社会功能。一直以来,洛阳市档案局保管利用科以“为党管档、为国守史、为民服务”为工作重点,不断丰富馆藏民生档案,努力提升服务能力和水平。2017年截止到第三季度,洛阳市档案局保管利用科共接待来馆查阅档案498人,580人次,调阅馆藏档案目录620本,2518卷,复印2239页,其中民生档案的调阅率为80%以上。为百姓办理办理退休、核实工龄、解决医保、核实房产情况等提供了有效凭证。

1.1档案信息利用服务意识进一步增强

档案从业者已经能够自觉的树立档案服务意识,通过学习、实践不断提高自身的服务水平和能力。从传统的把档案利用认为是保管、调卷、还卷,在制度要求下根据公共需要进行调卷,发展成为主动去思考和研究档案利用服务的发展方向和重点。

1.2更科学的认识到档案利用与信息保密之间的关系。

档案从业者能够比较科学的认识到二者之间的联系,在传统上,档案从业者认为档案保密与档案信息利用的相互排斥的关系。在新时期,我们已经充分认识到档案保密和档案信息利用是相辅相成、辩证统一的。

1.3不断丰富馆藏,为档案利用服务提供有力支撑。

为进一步丰富馆藏资源,建立具有洛阳地方特色的馆藏体系,更好地为全市各项事业和民众服务,洛阳市档案局(馆)积极有效地收集、保护各种珍贵档案史料,市档案局多措并举,创新档案征集方式,在新的时代背景下不断创新思路、拓宽渠道,多举措推动档案征集工作的顺利开展。

1.3.1 多渠道开展档案征集宣传工作,多平台发布征集公告。市档案局充分利用报纸、电视台、档案系统门户网等平台,发布征集启事,扩大征集工作的社会影响力,积极争取社会各界主动参与。今年来,市档案局通过《洛阳日报》、《洛阳晚报》、洛阳电视台、洛阳档案信息网等新闻媒体,发布了《洛阳市档案局(馆)关于开展“洛阳记忆”老照片征集活动的通知》、《洛阳市档案局(馆)关于征集家谱、族谱的公告》等档案史料征集公告,面向社会进行征集。

1.3.2 多点切入,拓展思路、不断创新档案征集方式。洛阳市档案局改变档案传统的坐、等、靠、要等被动的征集方式,通过社会捐赠、复制、交换、购买、以及和其他机构合作等方式,大量征集反映洛阳本土历史风貌、人文景观、民风民俗的图片与史料。

1.3.3 突出重点,注重本土特色档案的征集。市档案局先后开展了洛阳文化档案、本土知名书画名家作品档案、城市记忆档案、洛阳本土姓氏家谱档案、抗战老兵档案等一系列专题档案征集工作。

1.3.4 加强政府档案的接收。自2014年至今,洛阳市档案局(馆)共接收现行文件1200余份,积金、政府办、商务局等30余家机关单位单位档案9万余卷,为公众了解相关政策,解决民生问题提供了有力支撑。

随着档案从业人员服务意识的增强、馆藏资源的丰富、服务方式的创新优化,公众对档案信息利用基本属于持续上升状态。下表是自2014年到2017年第三季度洛阳市档案局(馆)的档案信息利用情况。从《洛阳市档案局(馆)档案信息利用情况统计》中可以看出,从2014-2016年利用的人次、利用卷数、利用件次都有明显的增加,并且从2017年前三季度来看还有显著增长趋势。群众利用的档案为办理退休和了解政府政策服务的比例非常高,主要属于服务民生范畴。

 

洛阳市档案局(馆)档案信息利用情况统计

年度      

类别

2014

2015

2016

2017

(前三季度)

办理退休

人次

251

289

309

268

卷数

802

924

1034

873

件数

1007

1183

1092

983

死亡干部

人次

48

52

58

38

卷数

130

170

183

96

件数

196

214

235

164

编史修志

人次

119

140

138

104

卷数

412

463

460

397

件数

498

692

654

473

政府政策

人次

228

259

277

253

卷数

859

1162

1282

969

件数

1022

1439

1619

1227

其他

人次

63

80

94

52

卷数

254

286

219

183

件数

298

452

419

279

合计

人次

709

820

876

715

卷数

2457

2825

3178

2518

件数

3021

3980

4019

3126

通过对利用人次、利用卷数等情况进行分析,我们可以看出丰富馆藏对提高群众档案利用数量具有重要作用。

2.档案信息利用所面临的问题

通过对《洛阳市档案局(馆)档案信息利用情况统计》进行加工处理我们可以得到《2014-2017年(前三季度)档案信息利用人次分布图》。

clip_image002.gif

2014-2017年(前三季度)档案信息利用人次分布图

从此图中可知,2014-2017年群众利用的档案信息主要是办理退休和了解政府政策,所占比例高达70%以上,其次则是用于编史修志和查询死亡干部档案,这说明群众的档案信息利用范围比较单一。这在一定程度上也说明了档案信息开发利用方面存在着一些不足。

2.1 馆藏结构不合理,馆藏内容不够丰富。

 洛阳市档案局(馆)的馆藏结构以文书为主,主要是党政机关单位的文件和破产企业的档案为主。馆藏内容多是纸质载体的文字档案,照片、音像、电子以及实体等载体档案的数量很少;政府政策档案资料多,专业档案、专门档案资料所占的比重很小;文字档案多,科技档案极少;一般性档案多,特色型的档案少。并且,从总体上看档案内容比较陈旧,大部分档案都属于五年前、十年前甚至更早的档案资料,已经不能满足日益丰富的群众档案信息利用需求。还有部分机关单位没有及时把档案向档案局(馆)移交。我们也要看到出现这种问题具有历史原因,档案保管利用从业人员只能尽力改变这样的形势,但是在短期内改变馆藏结构也并非易事。

2.2 档案信息利用工作人员不足。

随着社会、经济、文化的日益进步和发展,群众对档案信息的需求也达到了前所未有的高度,档案数量的增长也是以往任何时期所无法比拟的。这就需要更多的专业人员投身到档案事业中,为满足日益增长的群众档案需求做出贡献。但是纵观洛阳市档案局(馆)乃至全省、全国的档案局(馆),我们发现档案保管利用工作人员的增长速度远远不能够满足档案资料数量和群众档案信息需求的增长速度。这对档案保管利用人员造成了巨大的工作压力。

2.3 档案编研力度不够,优秀成果极少。

档案编研是沟通档案保管工作和群众档案利用的桥梁,也是提高档案信息利用质量的重要支撑。研究性、主动性、系统性和广泛性是档案编研成果的重要特点。通过优秀的编研成果,可以加深党政机关对档案工作的了解,加强档案局(馆)与学术界和社会各方面的联系,提高群众的档案信息利用率,扩大档案工作在社会上的影响。

但是,目前洛阳市档案局(馆)的优秀档案编研成果极少,基本上都是对档案原件的考订和汇集,比如《洛阳县志》(民国版)扫描线装、文件汇编、制度汇编等,而进行二次编研、三次编研的深层次加工成果却极少。作为市档案局(馆),一方面档案馆藏资源不够丰富,主要编研题材为县志、党史挥着就是各种大事记、局馆文件资料、档案指南、全宗介绍等,而具有深入挖掘价值的档案资料不够丰富。另一方面当前档案保管利用工作人员也很有限,主要把精力和时间用于档案接收、征集和提供利用方面,缺乏搞好档案编研的体制,不利于调动档案编研的主动性。

2.4 现代计算机技术在档案信息利用中没有发挥应有作用。

中央办公厅、国务院办公厅制定的《关于加强信息资源开发的若干意见》要求各级档案部门要积极采取措施,加快以传统载体保存的档案信息资源的数字化进程,把信息资源的开发利用作为下一个阶段信息化工作的重点,做好档案信息数字化基础工作,为历史档案的开放、现行文件的利用、社会公共信息资源使用效率的提高奠定良好的基础。档案数字化后,通过电脑完成群众登记、档案检索、浏览、打印等流程,减少了进库房调取档案环节,更好地保护档案实体,提高了查阅速度和工作效率,为群众提供了更加舒适的档案信息利用体验,也可以很大程度上解放了档案信息利用工作人员的时间,用于投入到其他工作中去。

 

洛阳市档案局(馆)档案利用流程图

 

 

申请

群众提供有效身份证明、单位介绍信





clip_image003.gif

clip_image004.gif

登记

工作人员对效身份证明登记,单位介绍信归档


clip_image005.gif 

检索目录

群众通过《全宗情况概览》(纸质版)查找所需目录

 

检索内容

工作人员到目录室调取目录,群众进行查询

clip_image006.gif

 

 

调卷

工作人员到库房调取档案资料

clip_image007.gif

 

 

检索信息

群众在原始档案中查询所需信息

clip_image007.gif

 

 

复印

工作人员对群众所需信息进行复印

clip_image008.gif

 

 

还卷

工作人员把档案入库、上架

 

通过洛阳市档案局(馆)档案利用流程图,我们可以看到整个档案信息利用过程全部都是人工进行查询,不但不利于原始档案的保护,也降低了档案查询效率,增加了工作人员的工作量。

3.关于档案信息利用的几点思考

3.1提升档案信息利用工作者的专业技能和整体素质。

档案信息利用工作人员的缺乏在短期内是无法改变的,所以应该在现有的体制、机制下不断的提升工作人员的专业技能和整体素质,用高素质人才来弥补人员的不足。特别是在新的时代背景下,档案信息利用工作和传统的档案利用工作有巨大的差异。这就即要求档案信息利用工作人员具有系统、丰富、扎实的档案专业基础知识,也要求我们掌握计算机、信息网络、历史等学科知识,并且养成良好信息素养和全新观念。

3.2改变馆藏结构,丰富馆藏内容。

门类齐全而又丰富的馆藏为档案信息利用提供了有力支撑。档案保管利用部门应该在质量上满足群众需求,这就要求我们既要在量上满足群众的档案信息需求,更要在质上满足日益增长的档案信息需要。这就要求档案保管利用部门既要努力收集能够反映当地社会、经济、文化等历史变迁的有价值的档案,也要加紧向全社会征集洛阳地区的特色档案。并且,要更进一步加强与其他政府机关单位的联系,加大机关档案和现行档案的接收力度。只有这样才能满足多样化的档案信息利用需求,更进一步发挥档案的内在价值。

3.3加大档案编研力度,提供优秀编研成果。

3.3.1 完善档案利用工作者的知识结构,提供综合素质。加大档案编研力度,编研出更多、更好的能够被群众认可的成果是提高档案信息利用率的有效手段,这就要不断完善档案利用工作者的知识结构,提供综合素质。工作人员在工作中、学习中,要充分认识到丰富的知识、完整的理论体系是做好档案编研的基础。档案信息利用工作者要主动扩大知识面,自觉学习新知识,熟练掌握新技术,为满足社会的档案信息需求练好内功。

3.3.2 掌握编研方法,提高成果质量。档案编研要求档案工作者在杂乱、繁多的的档案资料内容中进行比较、分析、去粗存精的选择编研课题和素材,通过深度加工(二次文献加工或三次文献加工),最终编研出有价值的成果。要加强档案(局)馆与地方志、党史办以及其他档案局(馆)的交流和联系,根本上改版关门编研的现状,进一步丰富编研课题和素材。

3.4充分发挥现代计算机技术在档案信息利用中的作用。

随着计算机科学技术的迅速发展,利用现代计算机科学技术进行档案数字化建设已经成为提高档案馆服务质量的重要手段。档案数字化就是利用计算机科学技术,通过扫描、摄像、影视频处理等手段把原始的纸质档案、照片档案等传统介质档案转化为数字化的档案信息进行存储和传播。

3.4.1提高档案信息利用效率,节省时间成本。传统的档案信息利用方式主要是通过人工手动查询、调档、还卷,耗费了大量的人力成本和时间成本,即加重了工作人员的工作量,又不利于群众进行档案信息查询。通过档案数字化加工,借助计算机系统进行查询很大程度上加快了用户查询速度,并且用户直接查阅电子信息,进行打印,避免了工作人员调档和还卷的工作,提高了工作效率,降低了档案利用的人力成本和时间成本。

3.4.2 能够有效的保护档案原件。档案的保存年限一般分为长期和永久,在保存过程中会经历群众反复查阅,不可避免的就会收到一定程度的损坏或者丢失。在档案利用过程中,甚至会出现个别素质低的群众故意损坏原始档,比如查询破产企业档案办理退休时人为的对会计报表进行修改,或者是为了便于自己复印而直接把有用的档案信息纸张撕掉等情况。而借助于现代计算机信息技术,群众不需要接触原始档案,直接通过计算机查询、阅览、打印获取有用的档案信息,对原始档案进行了有效保护,不但方便群众利用档案信息,也确保了档案原件的安全。

3.4.3 要处理好信息公开和保密的关系。任何事情都是一般双刃剑。借助于现代计算机科学技术对档案信息利用事业及时机遇也是挑战。档案数字化能够为档案信息利用提供便利,但是也可能会导致泄密。所以在数字档案公开前要加强保密档案的管理,对档案进行保密等级划分,确定公开标准,并认真审核。把把握物理安全、信息资源安全和安全保密管理结合起来,做好数据迁移、备份、恢复,对计算机病毒进行防治,做好访问身份登录验证,保障信息完整等多方面来处理好档案信息公开和保密的关系。

 

计算机自助查档流程图

 







clip_image009.gif






clip_image010.gif

 


 

 

 














clip_image011.gif













clip_image012.gif












clip_image013.gif









clip_image014.gif










clip_image015.gif











clip_image016.gif






 



友情链接

版权所有:洛阳市档案局
 
豫ICP备14001856