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智慧洛阳建设背景下的洛阳档案信息资源共建共享研究
作者:技术指导科  吴纲  更新时间:2017-11-27

 

 

 

洛阳市档案局2017年度调研报告

 

 

 

 

 

 

 

 

 

称:             信息化研究             

室:            技术管理科             

课题负责人:              吴  纲               

课题联络人:       王  静      魏珊珊         

 

 


 

摘   要

 

智慧城市做为一项国策,已被纳入国家“十三五”发展规划。智慧城市在全国各地蓬勃发展,日益高涨 。档案部门和档案工作者抓住这次难得的机遇,积极主动地融入到智慧城市建设中去,在服务智慧城市的同时,全面提升档案工作,与智慧城市协调推进,共同发展。

智慧洛阳做为全国智慧城市建设的一个缩影,已从2013年开始起步,在智慧教育、智慧医疗、智慧交通、智慧旅游等领域取得了初步成效,正以科技方式改变着我们的生活,影响着档案工作。我们把洛阳档案信息资源共建共享放置于智慧洛阳建设背景下去评估,结果发现档案信息资源共建共享与智慧洛阳在价值利益、发展思路、建设目标等方面完全一致,智慧洛阳有利于档案信息化建设与服务功能的提升,有助于解决档案领域存在的现实问题,智慧洛阳建设对档案信息资源共建共享的影响是深刻的、积极的、正面的、长期的。

在技术进步的推动下,档案学理论与实践存在两个发展要求或趋势:一是,档案信息资源管理逐步由传统的人工模式和实体模式向平台化、知识化、智能化等自动模式和虚拟模式方向推进;二是,档案工作业务流程由基本层面档案的收集、管理与服务向更高层面的信息获取、信息分析、知识服务和智慧服务的方面延伸。

充分了解洛阳档案信息资源的现状,才有可能把这种积极的影响在现实中体现出来。我们以洛阳市档案局(馆)为调研对象,对档案人员的思想观念、档案工作模式、部门职能、资金状况、馆藏资源、服务水平、信息化建设等进行了调查研究,掌握了第一手资料,了解了本地区档案资料的基本情况,经过汇总分析,发现急需解决的问题,即档案系统化程度不高,信息化建设薄弱,对智慧城市缺乏深入了解,而解决这些问题,有待于档案信息资源共建共享的实现。

档案信息资源共建共享在实际探索过程中,需要思想、组织、基础和技术四重保障,思想保障即提高认识,统一思想;组织保障即加强合作,协调发展;基础保障即抓好电子档案管理与数据库建设;技术保障即探索出一套适合本地区档案信息资源共建共享的构建模式和运行机制,把档案信息资源共建共享从构思变为现实,为洛阳档案工作带来新气象、新变化、新发展。

 

关键词:智慧城市 洛阳 档案资源 共建共享 研究

 

 

 

 

 

 

一、绪  言

 

1、智慧城市的内涵及国内发展状况

1.1、智慧城市的内涵

智慧城市建设是一个系统工程,也可以说是一个复杂系统,或者说是一个生态系统的建设。智慧城市建设的核心是通过先进的信息技术手段对信息进行全面感知和智能处理,以实现管理上的协同化、精准化和服务上的智慧化、智库化。

智慧城市建设包含的要素非常广泛,涉及智能建筑、智能社区、智能园区、智能家居、智能交通、智能医疗、公共安全、节能环保、电子政务、电子商务等方方面面的信息资源建设、业务平台建设和服务体系建设。

从智慧城市建设以信息流为主线的目标设计来看,档案信息化建设应是其中的重要工作之一。因此,档案部门在智慧城市建设中,具有其不可或缺性。同时具有档案管理中心、数据监管中心和信息服务中心的三个中心职能。

1.2我国智慧城市的现状

智慧城市自IBM提出之后引起了中国的极大兴趣,众多专家学者对此进行了深入研究,一些城市对智慧城市建设进行了有益的实践与探索,在此基础上,国家将其正式列入中国城市发展规划。2012年12月5日,住建部发布关于开展国家智慧城市试点工作的通知,并印发《国家智慧城市试点暂行管理办法》和《国家智慧城市(区、镇)试点指标体系(试行)》两个文件,2013年1月29日,住建部正式公布首批国家智慧城市试关名单,启动了国家智慧城市试点工作。首批国家智慧城市试点共90个,其中地级市37个,区(县)50个,镇3个。2013年8月5日,住建部又公布了中国第二批103个智慧城市试关名单,2015年4月7日,住建部公布了第三批97个国家智慧城市试点名单,至此,我国的智慧城市试点已接近300个。

据统计,目前我国智慧城市建设数量已近400个,省级和副省级城市智慧城市建设比例达到100%,地级市建设智慧城市比例达到74%,县级城市建设智慧城市比例达到32%,智慧城市建设已遍地开花,城市正以科技方式改变着我们的生活,这种影响和改变将是深远而显著的。

2、智慧城市背景下的档案工作

2.1 智慧档案的研究与实践

智慧档案是随同智慧城市的发展而派生出的新概念,就在智慧城市传入之时,我国档案界已悄然开始了“智慧档案”的研究、探索和建设。2011年,南京档案馆提出了“智慧档案、快乐档案”的理念,同年,浙江省丽水市档案部门抓住机遇,与智慧的丽水同步开展了智慧档案建设,北京、上海、深圳、青岛等全国各地档案部门以当地智慧城市建设为契机,主动融入到智慧城市建设中去,智慧档案的学术研究和实践探索都取得了一定的成果和经验。

据统计,仅《档案管理》2013年1—6期,关于智慧档案建设方面的论文发表有8篇,2014年1—6期,发表有12篇,2015年1—6期发表13篇;在河南省档案科技项目立项计划中,2013年关于智慧档案建设方面的科技立项有九项,2014年和2015年由于立项总数目的减少,智慧数字建设方面的立项也相应减少,分别达到了5项和6项,这些数字充分说明了智慧城市建设和智慧档案建设的同步发展和快速建设。

2014年3月11日,由国家档案局技术部和浙江省档案局联合举办的“智慧档案建设座谈会”在浙江省杭州市召开。来自浙江省、北京、辽宁、江苏、安徽、广东、山东等省市的档案部门领导专家和中国人民大学信息资源管理学院,浙江大学、上海中信信息发展股份有限公司、东软集团股份有限公司、珠海泰坦公司、北京盛赞公司等信息方面的专家学者共同就智慧城市建设背景下的档案建设进行了积极的探讨和实践总结。与会领导专家学者就智慧档案的定义、特点、体系、关键技术、保障措施等开展了讨论,理想了思路,大家一致认为,在智慧城市建设的大背景下,档案部门和档案工作者要转变思想观念,要用互联网的智慧和思维来做档案工作,要脚踏实地地做好四件事:一是要融入,把智慧档案融入到“智慧城市”和“政务云”建设中去;二是要整合资源,包括信息资源整合和软硬件资源整合;三是要做好档案资源共享服务,积极提供多层次多方位的多渠道的共享服务;四是要运用新一代技术来进行实体档案的管理,比如说RFID技术,比如远程技术服务。

青岛市档案局谈了智慧档案建设的系统框架主要做法。其系统框架分为硬件层、数据层和应用层。硬件层是构建在政务云上的,运用了虚拟化技术。系统化的数据来源除了传统的档案,包括传统档案的数字化成果、照片档案、音视频资源,还涵盖了转业档案资源、OCR数据、WEB数据、文献资源的采集,而在信息采集方面采用感知技术;在系统层面,通过SOA的方法打造可拆分可组装的灵活系统。

江苏张家港市档案部门在智慧档案建设中,以民生需求为导向,依托张家港市政务网,创新推出首个辐射各区镇的“民生档案信息区域共享服务平台”,将 馆藏的59万条民生档案信息与全市10个镇(区)进行网上互联共享,实现了社会群众“就近查阅、就地出证、馆际联动、全市通办”的服务模式。可见,这次座谈会既是对智慧档案建设学术研究的不断探讨,也是对智慧档案建设实践成果的总结与完善,为智慧城市背景下的档案工作提供了理论依据和经验模式。

2.2 智慧城市背景下的档案信息资源整合

智慧城市的特点是全面感知、充分整合、协调运作、智慧处理,为智慧城市建设服务的档案工作必然将档案信息资源整合与开发利用作为重要任务来实现其服务功能。不同地区、不同行业的档案信息部门已进行了积极探索和有效实践。广东的顺德和深圳、上海浦东是较早开展档案资源整合的地区。随后,智慧医疗的提出为医疗领域实现档案信息资源共享提供了极大便利。中国医科大学附属盛京医院与573家区域医院建立了医疗联盟,实现了区域医疗档案信息资源共享,提高了医疗档案的利用价值和最佳服务,实现了医疗资源的合理配置,在一定程度上缓解了百姓看病难、看病贵的社会问题;福建省厦门市地下管线档案信息共享平台的运作,极大地满足了厦门市城市建设的需求,为城市规划建设管理和避免管线事故的发生发挥了巨大的作用;2013年投入运用的黑龙江省农村档案信息共享平台,面向全省13个地方提供农村档案信息资源查询利用服务,这种省域化的共享利用模式不仅能够最大限度地方便于百姓查阅农村档案信息,还能帮助档案部门及时掌握各市(县)利用动态情况,为维护群众利益、化解社会矛盾、构建社会主义和谐社会发挥积极作用。河南省档案部门也在济源、新郑、新密、荥阳、鲁山等县(市)开展了农村档案信息资源共享试点工作,取得了阶段性的成果。

综上所述,智慧城市的建设为档案信息资源的共建共享提供了难得的发展机遇和良好的外部条件,为档案信息资源共建共享的最终实现积累了丰富的经验和成功的模式。

 

二、智慧洛阳建设对档案信息资源

共建共享的影响评估

 

洛阳市委、市政府高度重视智慧城市建设,2013年1月份,洛阳新区成功入选住建部首批90个国家智慧城市试点,2014年洛阳市又被确定为国家信息惠民试点城市,电子商务示范城市和宽带中国示范城市,同年的市政府工作报告正式把智慧城市建设列为重点工程。2014年4月11日,洛阳智慧城市论坛暨展览在洛阳博物馆举行,国内智慧城市顶尖专家齐聚洛阳,建言洛阳智慧城市建设,通过智慧洛阳展览,我们看到了智慧交通、智慧医疗、智慧教育和智慧旅游等智慧洛阳建设的成果,可以预见,智慧洛阳建设对本地区档案信息资源共建共享的影响将是积极而长远的。

1、智慧洛阳建设必将推动档案信息化建设

智慧城市建设是高度信息化的城市管理水平,离开信息化就谈不上智慧城市建设。智慧洛阳建设的总体目标就是充分借助新一代信息技术发展机遇,通过全社会5—7年共同努力,把洛阳建设成为中原经济区极具特色的大数据战略引领中心,智慧政务示范中心、智慧服务感知中心、智慧经济集聚中心,信息社会发展水平走在中部地区前列,成为我国古都新韵智慧城市最佳典范。做为当地的档案行政管理部门,已被纳入智慧洛阳建设体系,实现并加快信息化建设是智慧洛阳建设赋予其的工作任务,也是顺应城市发展和建设的必然选择。智慧洛阳建设为本地区档案信息化建设从政策上、资金上、技术上等给予了发展空间和有利条件。

2、智慧洛阳建设能有效解决档案领域存在的问题

在智慧洛阳建设中,必然要面对信息孤岛与资源浪费的突出问题,具体表现在缺乏统筹规划与协调,造成各部门间数据共享率较低;各部门各自为政,存在重复建设、资源浪费的现象。为了有效解决这一矛盾和主要问题,必须要加强科学规划,进行顶层设计,按照一盘棋协同推进的要求,借助新一代信息技术,打破各部门之间壁垒,实现信息资源共建共享。按照智慧洛阳建设的基本原则,在解决本地区档案方面存在的问题时,坚持始终贯彻执行“坚持科学统筹、一盘棋协同推进原则;坚持标准先行、信息资源共享开放原则;坚持共建共享、坚强各部门参与原则”,在不改变现有格局,维持现状的条件下,运用互联网思维,借助智慧洛阳建设,充分调动各方积极性,形成合力,为实现档案信息资源共建共享创造条件,有效解决当地档案领域存在的长期矛盾和问题,实现多方共赢。

3、智慧洛阳建设有助于提升档案的服务功能

智慧洛阳的建设要紧跟时代发展潮流及网络强国建设趋势,积极响应各主体对信息社会建设的迫切需求。从各个主体来看,政府建设需要实现各部门互联互通、信息资源充分共享、部门业务协同一体,切实提升政府的管理服务及智能决策水平;企业需要一个良好的发展环境,办事更加便捷、配套设施完善、能够保持良性的发展势头;社会群众在衣、食、住、行等方面得到智能便捷的服务,不断提高幸福感。用一句话来概括,智慧洛阳建设就是通过技术提升城市的管理水平,将城市服务人民的理念落到实处,这与档案工作的服务城市发展、服务社会与人民群众的根本性是完全一致的,并有助于提升档案的服务水平与服务功能,更好地实现档案价值的最佳化。

 

三、智慧洛阳建设背景下的档案信息资源现状

 

1、本地区档案信息资源的基本情况

为了真实、全面、准确地了解智慧洛阳建设大背景下,本地区档案部门和档案工作者的思维观念,档案的工作模式、资金状况、信息化建设、档案服务等状况,我们采取实地调查研究的方法,掌握了第一手档案资料,充分了解了本地区档案信息资源的基本情况。

本地区档案资源保管在洛阳市档案局(馆)、市直各机关单位档案室、所辖县(市)区档案局(馆)等,我们针对洛阳市档案局(馆)进行了调研,基本情况如下:

洛阳市档案局(馆)是市委、市政府直属正县级事业单位,其前身为洛阳市档案处,成立于1958年9月,自成立之初,致力于全市档案的收集、保管与利用,现保管着清代、民国时期的档案材料和建国以来市直机关及部分事业单位形成的档案及各类资料32万多卷(册)。

通过调查我们得出:在档案信息化建设方面,洛阳市档案局(馆)具备专业的信息化方面人才,成立有技术管理科,购置有需要的硬件设施,从2009年开始洛阳市档案局开展档案信息化建设以来,分别建成馆藏档案目录数据库、馆藏档案全文目录数据库、馆藏照片档案数据库、馆藏档案音视频数据库。

建成馆藏档案目录数据库。目前建立了4个目录数据子库:馆藏档案目录数据库、馆藏资料目录数据库、照片档案目录数据库、音视频档案目录数据库。2009年以来通过大力开展档案目录数字化工作,已完成馆藏档案案卷目录242152条、文件级目录2683672条;资料目录81023条

建成馆藏档案全文数据库。为了科学、系统、连续地开展档案信息资源数字化工作,形成丰富完善且具有本馆特色的数字化档案数据库,从2009年7月起对馆藏珍贵档案(72个全宗,保管期限为永久的1863卷)、重要档案(130个全宗,保管期限为永久的30395卷)、利用频繁档案(79个全宗,保管期限为永久的24358卷)共计4576921页进行了全文数字化。

建立照片档案数据库(馆藏照片数字化加工20352张);建立音频、视频数据库(全部馆藏音频数字化加工7小时;全部馆藏视频数字化加工340小时)。

2、本地区档案信息资源现状的汇总分析

本次调研对象为洛阳市档案局(馆)调研内容为档案保管单位的机构性质、主要职能,馆(室)藏档案数量、内容、利用状况及信息化建设等现状,通过调研数据和资料的汇总分析,我们发现本地区档案信息资源存在急需解决的问题。

2.1档案信息化建设有待加强,制约了档案的快速发展。

调研数据显示,洛阳市档案局(馆)在信息化建设方面取得一定进展外,所辖县(市)区档案局(馆)档案信息化建设还差强人意。可见,资金、人才、技术的缺乏影响了档案信息化的实施,妨碍了档案信息资源的共建共享,制约了档案的快速发展。

2.2对智慧洛阳了解不深,创新意识不强。

智慧洛阳建设已于2013年11月开始,2015年1月19日市政府以洛政(2015)1号文引发了洛阳智慧城市发展规划(2014—2020),智慧旅游、智慧教育、智慧交通已初显成果,而我们在调研中发现,档案人员对智慧洛阳的了解仅限表层,知道大概,对长达百余页的洛阳智慧城市发展规划(2014—2020)没有认真看过,对智慧洛阳建设对档案工作的影响缺乏认识,借助智慧洛阳建设全面提升档案工作的创新意识不强。总而言之,档案部门和档案人员有待于提高自身认识,抓住智慧洛阳建设这一难得机遇,创新理念,把档案工作提升到一个新的台阶。

 

四、智慧洛阳建设背景下的档案信息

资源共建共享的构思与对策

 

1、提高认识,统一思想,为实现档案信息资源共建共享提供思想保障。

智慧城市做为一项国策,已被纳入国家“十三五”发展规划,正在深刻影响着城市发展和社会生活的方方面面,智慧洛阳建设做为一项系统化工程建设,在长达六年的建设过程中,必然以科技改变我们的工作、学习、生活方式,做为档案部门和档案工作者必须高度重视智慧城市建设,充分认识智慧城市建设对档案工作带来的冲击和影响,深刻认识到智慧洛阳建设背景下,本地区档案工作面临的发展机遇和挑战。

首先,我们应该认识到技术革命的性质改变了世界的格局。可以说,每一次的技术改革更是一场深刻的社会变革,推动了经济领域、政治领域、思想领域,世界市场等诸多方面的变革。那么智慧城市做为第四次科技革命,它对社会发展和人类生活的影响必然是深远的。做为记录社会发展变化的档案工作者必须引起重视,主动融入到智慧城市建设中去,履行自己的职责和任务;其次,我们应该认识到每次的技术革命可能引起一个国家、一个地区、一个行业实现飞跃,档案工作者要抓住智慧城市建设,抓住这次难得的发展机遇,把档案工作提升到一个新的水平,这需要档案部门和档案工作者以发展的眼光和开放的姿态来规划本地区档案工作的发展蓝图,搭上智慧洛阳建设快车,走长期发展道路。

当然,这种认识并不是凭空产生的,也不是一朝一夕成就的,需要对智慧城市和智慧洛阳有关知识、政策、文件的系统而深入的学习,从某种意义来讲,这种学习更像是思想观念的改变,抑或是对新事物的认知,需要一定的时间和相应的措施诸如开展讲演、培训、研讨、参观考察等形式来保障,逐步培养档案工作者的主动参与意识,合作发展理念及工作创新能力,为实现本地区档案信息资源共建共享提供思想保障。

2、加强合作,协调发展,为实现档案信息资源共建共享提供组织保障。

加强合作,协调发展,一直以来都是国家档案局对各地方、各部门档案工作提出的新要求。2016年4月1日国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出档案工作者要树立创新、协调、开放、共享发展理念,主动适应经济发展新常态,抓住机遇,改革创新,为全面建设小康社会作出应有的贡献。可见,加强合作,协调发展是档案事业适应时代和社会发展的必然选择。

智慧洛阳建设的核心和基础是洛阳大数据中心,它通过建立统一的基础数据标准规范体系,促进不同部门、不同层次之间的信息共享与交流,保证各子业务系统的有效运行和密切配合,通过对各子业务系统数据的抽取、共享和分析,为政府在城市发展和建设决策中提供依据。因此,智慧洛阳顶层设计的价值就在于横向的整合与打通,解决信息孤岛难题,实现城市不同部门异构系统间的资源共享和业务协同,这就需要不同部门之间的合作发展,协调推进,可见,加强合作,协调发展是智慧洛阳建设对政府部门的共同要求。

实现本地区档案信息资源共建共享,需要各相关部门之间的合作与协调,因此,需要建立一套工作运行机制来推行、落实目标任务。把区域性的档案资源整合与开发纳入到智慧洛阳建设的顶层设计,争取最小的投入获取最大的利益。当然,在实际操作过程中,必然会遇到许多意想不到的困难与挫折,也必然会产生摩擦与矛盾。但是,在共建共享的道路上,合作与发展,协调与共赢永远都是主体,都是档案工作者的追求。

3、坚持走信息化道路,为实现档案信息资源共建共享提供基础保障

信息化建设是档案部门适应智慧洛阳的当务之急,也是更好体现档案服务理念的必要手段。在智慧洛阳建设的背景下和档案社会需求增长的现实条件下,做为档案工作者深知信息化建设的重要性、紧迫性和复杂性,因此,在推进信息化建设中,应主动加强三个方面的工作:首先,加强档案信息化建设中的安全保障,其包括两方面:档案信息存储安全和档案信息利用安全。在信息存储安全方面,要增强档案信息安全和网络安全意识,采取切实有效的技术手段和管理措施,做好身份认证和密钥管理。加强计算机网络管理系统的监控,存储档案信息的设备要加装有效地防毒软件,内部局域网要与一切外部网实行物理隔离,各种数据库要及时备份,保存到符合保管要求的脱机载体上,确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上,既不能只强调利用而忽视保密,将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限,又不能只强调保密而限制利用,使可利用的档案信息过少,应坚持利用和保密并重原则。其次,信息化建设是一项长期性的基础工作,只有做好电子文件归档和档案数据库建设,才能使档案信息化获得持续健康发展,并为实现档案信息资源共建共享提供基础保障。

国家档案局办公室于2015年印发的《企业电子文件归档和电子档案管理指南》的通知(档办发【2015】4号),从企业电子文件的管理机制,电子文件归档管理的前端控制与归档接口,电子文件收集、鉴定、整理与归档移交,电子档案存储、保管、利用、处置,电子档案管理过程中真实性和长期可用性保障、元数据管理、电子档案管理过程中的安全与保密,电子文件归档和电子档案管理策划及电子文件和电子档案真实性、完整性、可靠性、可用性检测细则等十一个方面具体、详细、全面、完整地电子文件归档和电子档案管理的技术标准和工作流程,是一份可操作性的指导性文件。档案部门可依据这份文件,结合档案的特点,制定本地区电子文件归档和电子档案管理办法,从源头抓起,规范标准,为档案信息化建设打好基础。

其二,根据智慧洛阳建设要求,档案系统的综合业务管理系统纳入智慧政务网,实现部门局域网与政务网一体化,互通互联,共建共享。那么,档案管理系统要通过软件功能接口,同意纳入本部门的综合业务管理系统,建成互通、安全、高效、一体的信息化应用体系,实现局域网内部的信息资源共建共享,为实现本地区域性档案信息资源共建共享打下基础。

档案管理系统的总体技术框架包扩两个体系(信息化技术支撑体系、信息化运行保障体系)和三个部分(数据服务层、应用服务组件层、应用系统层)其中两个体系与本部门综合业务管理系统建设的整体框架体系是完全一致的。

数据服务层主要包括档案业务数据、空间数据、档案扫描影像数据和非结构化数据等。

应用服务组件层主要包括图形工具软件,安全服务、公共服务、基础平台组建等,这些组件与扩展出相应的功能模块之间进行信息的调用与传输,达到系统稳定运行的目的。

应用系统层主要包括档案综合管理子系统,声像档案管理子系统、档案服务平台子系统、电子档案阅读子系统、数据/文件接收子系统等,各系统之间相互协作,共同构成档案信息管理系统

 

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洛阳档案管理信息化建设以“电子档案元数据”为基础, 通过 “数据/文件接收子系统”接收综合业务管理系统归档的档案目录数据与实体档案;利用“档案综合管理子系统”实现档案内部文书、业务管理、建设工程等多种门类档案管理,实现档案整理著录、数字化、编目、标引、保管、利用、查询、统计等业务的办公自动化,实现单位内部信息资源的共享。

按OAIS参考模型构建“电子文件管控系统”实现电子档案的存储管理;通过数据访问控制、信息发布管理等功能实现电子档案的授权、安全访问与利用;整个系统各环节 “用户身份验证与权限控制”和“工作流”的管理、组织与控制之下高效运行。“规划档案信息服务平台”构建三网检索系统,提高信息资源的利用及多种媒体电子文件的检索效率。

建设的各应用系统相互联系、相互支持,共同构成一个有机的整体。根据不同应用,可分别用B/S和C/S结构。档案管理基本系统软件体系的基本结构如下图所示:

 

 

 

 

 

 

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根据智慧洛阳建设的内容,在政府大数据资源库建设中,做为档案部门需建设各自数据库,一方面是智慧洛阳建设的需要,另一方面是档案信息化建设的基础性工作。因此,在数据库建设中,要采取优先原则,优先建设智慧洛阳所需的档案信息数据,优先建设城市发展所需的档案信息数据,优先建设社会群众所需的档案信息数据,优先建设区域性整合所需的专题性档案信息数据。

4、探索机构模式和运行机制,为实现档案信息资源共建共享提供技术保障。

4.1加强档案前端控制。

档案工作琐碎繁杂,从文件材料到形成档案有一个周期,这就要求基层档案管理部门要主动作为,从源头上做好文件材料的收集、整理和利用各环节。既要强化人员的管理、注重行文的规范,又要明确文件归档流程、掌握文件归档要领,让每份有价值文件材料都能收集归档,确保档案信息化后其投入产出与价值发挥一致,发挥档案数字化的实用性和有效性,这也是加强档案信息化建设的基础。为此,在移动互联网、大数据、云计算等科技不断发展的背景下,必须对基层档案资源、用户、产品、档案价值链进行重新审视,用前端理论来控制档案保存价值,如果在档案的鲜活期不能产生效益,档案移交到档案馆后再产生效益的可能性就更微乎其微了,就会导致今后在智慧城市大平台上没有人去关注或者没人去查看,让档案失去保管和信息化的价值,浪费资源。

数字档案资源建设应齐全完整。归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整,各门类电子档案或数字副本应齐全、完整,能够系统反应归档单位履行主要职责的过程。关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整,文件之间的有机联系得以保存。各门类电子档案内容信息处于原始状态,基本元数据齐全,完整。

数字档案资源建设应标准规范。数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894)、《归档文件整理规则》(DA/T 13)等国家标准或地方规范的要求。应参照国家或地方相关标准规范设置、捕获电子档案元数据,推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案,元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。

4.2加强对计算机档案管理系统的管理,确保系统安全。

档案信息资源在智慧洛阳建设中的关键是档案信息的整合和共享,就是通过计算机和网络把档案数据放在一个公共信息资源平台上,大家按需应用。因此,只有平台安全才能保证数据安全,一旦平台被恶意破坏,数据就面临流出的风险。所以,必须提高数据的安全保障,档案信息作为政府的基本行政工具,档案部门应从“源头”抓起,保障数据安全。

一要进一步完善安全防范措施,除采用身份识别、数据备份、访问控制、防火墙技术外,还需采取专用核心密码加密系统进行数据加密,多种安全防范措施并用。及时发现和消除隐患,确保计算机和档案的安全,在有安全保障的前提下才能使档案信息在网上安全传输和共享。

二要提高档案管理计算机网络的安全性。档案管理计算机网络必须采取强有力安全措施,以克服网络面临的威胁。这些安全措施分为技术措施(如权限设置、个人身份鉴别、防火墙、建立数据备份系统等)和管理措施(如建立健全网络管理体制、建立完善网络管理规章制度、加强网络运行进程中的监控与管理等)。

4.3采用“云计算”。

云计算是一种网络服务方式,用户可以通过网络租用或免费获取所需服务,而这些服务经过云计算技术的不断发展将涵盖全部可能的IT应用。提供服务的网络即被称为“云”,“云”中的使用者可任意扩展并随需获取当中的资源,用户可以通过这种特性,像用水和用电一样按需购买和使用IT服务。

智慧城市建设涉及面广,其成功的一个关键要素是建立一个信息整合平台。信息整合平台是集成各系统收集的数据,对数据项及数据格式进行标准化,对反映城市活动实际运行的信息进行统一管理的基础平台。档案部门可以运用云计算技术建立一个“平台式服务”模式,整合档案行业的服务器、存储器等设备,部署云计算环境。将各政府机构的基础设施进行云建设,构建一个统一的电子文件管理业务平台和数字档案管理平台的“云计算”环境,同时,还可以将档案行业的“云计算”服务提供给其他行业使用,这样可以大量节约重复性的设施建设经费,既省时,又省力,还省钱。档案部门既可以灵活地调动资源,又可以最大限度地满足动态变化的需求,更好地支持智慧城市的建设。利用不同途径采集的数据信息经过网络传输存储在了云数据中心,根据需要可随时调取。既节省开支、避免了重复建设,又方便了统一管理。

4.4 建立档案保障机制

档案信息资源中心,其建设、运行和维护是一项长期的系统工程,需建立经费、制度和人才等各方面的保障机制。

经费保障。应为档案信息资源建设予以经费保障。要将各门类电子(文件)档案的归档管理、纸质档案数字化、数字档案资源备份管理以及数字档案应用系统的运维、升级费用等纳入预算,给予长期的经费保障。

制度保障。应制定保障档案数字资源正常运行的各项制度,并切实贯彻实施。包括:各门类电子文件归档管理制度、人才配备与经费保障制度、数字档案资源备份管理制度、数字档案应用系统运维和安全管理制度、档案管理部门和电子文件形成单位、信息化部门职责分工及奖惩制度等。

人才保障。抓住智慧城市建设这一契机,档案部门应加快建立吸引、培养、使用高层次人才队伍的新体制、新机制,实施合理的人才政策,积极引进优秀的网络及技术型人才;制定正确的用人制度,将客观公正的人才考评政策和人才激励政策相结合,充分调动在职档案人员自觉学习的积极性和主动性;建立数字档案信息利用的反馈和服务评价机制,将用户反馈内容涉及的技术问题进行及时处理;注重高技能创新型人才培养,加强现有人员的再教育、再培训,建立制度化、多元化的继续教育体系,鼓励在职人员积极参加计算机网络管理方面的培训。以往单一的档案专题讲座、岗位培训已经不能适应智慧城市建设的要求,我们可以通过联合学校、行业、企业等各方面资源,结合实际,形成立体交叉化的培养形式,如访问交流、实际操作、现场研讨等方式,具有时间短、效率高、针对性强、形式灵活的特点。只有了解各行业的具体情况和公众的服务需求,才能对症下药,建立安全有效的公共平台,促进信息资源共享,支撑智慧城市的发展。

 

 

五、总结与思考

 

档案信息化建设涉及档案管理平台建设、档案信息资源建设、档案管理体制和机制建设、档案服务体系建设和人才队伍建设等方面的内容。把资源、技术、平台、管理和服务有机结合起来,形成系统的理论和应用体系,市智慧城市背景下档案信息化建设的重要课题。

“洛阳市数字档案馆”项目的实施,充分运用现代信息技术在档案信息采集、加工、存储、管理等方面优势,加快全市档案资料的数字化建设。基于智慧城市云数据中心及政务信息资源共享平台,建设馆室业务一体管理、档案信息数字采集、电子文件(电子数据)在线(或离线)收集、网络化档案公共服务等功能为一体的数字档案馆,提高档案馆工作效率,确保数字档案永久存储与安全保管,促进公共档案服务能力拓展,实现档案信息资源的共享。推进数字档案馆与全省档案信息共享服务平台的对接,实现省、市、县三级数字档案综合管理和开发利用。

 

 

 

 

 

 

 

参考文献

 

1.邹佳佳  马永俊(浙江师范大学地理与环境科学学院)智慧城市内涵与智慧城市建设2014

2.洛阳市人民政府  洛政(2015)1号文

洛阳智慧城市发展规划(2014--2020)  2015.1.19

3.河南省人民政府办公厅  豫政办【2015】109号文

关于河南省促进智慧城市健康发展工作方案(2015--2017)

4.解晓鲜  城建档案资源体系建设《中国档案》 2015.(6)

5.赵丽清 郭启勇 杨振君 医疗档案信息共享的实践 《中国档案》  2013.(12)

6.吴成勇  地下管线档案信息化建设的实践 《中国档案》 2013.(12)

7.代兴安  信息共享平台为新农村建设服务 《中国档案》 2014.(7)

8.刘永 跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨 《档案管理》2017.(3)

 

 


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