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洛阳市民营企业档案管理的探索
作者:洛阳市档案局  更新时间:2011-4-17

洛阳市民营企业档案管理的探索


  

                              潘世萍

洛阳市档案局(馆)是市委、市政府管理的正县级事业单位,成立于19589月,内设局办公室、人事教育科、政策法规科、业务指导科、技术管理科、保管利用科,编制50人。保存着清代、民国时期的档案资料和建国以来市直机关及部分企事业单位形成的档案及各类资料24万多卷。
    近年来,全市各级档案部门积极发挥服务功能,不断探索档案服务机制创新的途径,特别是在对民营企业档案管理方面,进行了积极有益的探索。

随着改革开放的不断深入,我国民营企业经济的发展日益迅猛,成为了我国国民经济增长新的亮点和重要组成部分。与全国情况相同,洛阳市的民营企业也正在经历从小到大、从弱到强、从分散到综合的过程。在工作实践中,洛阳市档案局注意到民营企业档案工作中存在的问题,已经成为制约民营企业做大做强、步入规范有序、高速发展轨道的一个重要因素,必须加强民营企业档案管理,切实做好指导、服务和监管工作。

一、做好民营企业档案管理,首先需要了解民营企业档案的特点

民营企业在其生产经营、管理、科研等企业社会活动中,形成了大量记录企业自身发展的档案资料,包括文书、图像信息、数据、电子信息等重要信息资源,它对于全社会和民营企业自身发展都具有重要意义。民营企业档案资料与国家机关事业单位和国有企业档案相比较,具有以下特点:

    1、独立性。由于民营企业自主经营、自负盈亏,完全由市场经济调节其经营活动,一切由企业自主管理,因而民营企业档案具有独立支配权和非经法律允许不由其他部门共享的鲜明特点,而政府部门对其档案管理尚不具有领导与被领导关系,档案部门对民营企业档案管理也难以实行工作目标管理;

2、散而全。民营企业在自主创新各种活动中形成许多研发文件材料分散在承办部门和个人手中,得不到及时归档,给利用带来许多不便。财务、技术合同、经营销售和企业资产等档案,并基本上由民营企业各部门分散保存,抽屉式管理普遍存在,焉然一个小而全的社会单元,而且档案载体呈现多样化,含纸质、声像、数字化多媒体等;

3、不规范。民营企业档案在整理过程中,存在着较大的随意性,往往是依据企业自身状况自主支配决定,基本上是想怎样整理就如何整理,想要什么资料就侧重这方面。

4、趋利性。民营企业经营者在其生产经营活动中总是会追求以最小的成本创造出最大的经济效益,表现在企业档案管理中的效益理念,存在对企业经济效益有利的档案就会重视,暂时与经营活动无关的企业档案就会被忽略的现象,企业经营情况不佳时档案管理往往提不上工作议程,只有等企业效益变好了才会想起来。民营企业档案管理工作就成了提起来必要,没有钱不要鸡肋

5、职能部门的监管难以到位。档案行政管理部门对民营企业档案工作的管理,在现阶段仅仅停留在业务指导上,既要尊重民营企业自主权,又要规范企业档案管理,监管上往往是力不从心,其工作的好坏常常取决于企业经营者的自身素质和企业需求。由于民营企业档案管理中的制度不健全、业务不熟练、资料不完整、利用不充分,从而不利于民营企业的发展壮大,成为了制约民营企业规范、高速发展的瓶颈

二、做好民营企业档案管理,需要转变观念,规范管理,强化服务

在调查研究中,洛阳档案行政管理部门认识到要切实转变工作作风,解放思想,需要彻底跳出旧的档案管理制度圈子,主要是做好规范管理和服务工作,从而达到监管之目的。

一是要制定民营企业档案管理规范,从档案管理体制、民营企业的档案责任和义务、档案管理的基本原则、档案管理的规章制度及档案机构及人员编制等方面全面规范民营企业档案管理工作。为此,洛阳市档案局出台了《洛阳市民营企业档案一般要求》,使全市民营企业档案管理有了统一的制度和标准。

二是要树立全新的服务理念。对于民营企业档案管理,档案管理部门不能囿于国有企业档案管理模式,不能搞领导与被领导,发发文检查了事那一套工作方式,应当主动到民营企业中去,从民营企业的实际出发,遵循民营企业自主管理、高效适用、因企制宜的基本原则,帮助他们建立适应本企业的档案工作制度,从根本上改变以监管自居的工作理念。

三是要做好民营企业档案业务人员队伍建设,加大培训力度,根据民营企业的特点,选择不同的培训资料因人施教,这是档案行政管理部门应尽的职责,也是做好民营企业档案工作的前提和保障。

四是要做好档案业务咨询工作。相对于民营企业档案工作人员知识面窄的情况,应当有所侧重,档案管理部门还应当利用现有档案资源,主动为民营企业管理出谋划策,当好参谋。

由于工作成绩显著,洛阳市档案局20061月被中华全国妇女联合会授予全国三八红旗集体;20062月,河南省档案局下文,号召全省档案系统向洛阳市档案局学习;2007年获得河南省人事厅、省档案局命名的全省档案工作先进集体称号……总之,洛阳市档案行政管理部门在工作实践中勇于探索和创新的精神,使洛阳的档案工作呈现出勃勃生机。

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