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洛阳市科学技术档案案卷整理细则
作者:洛阳市档案局  更新时间:2011-4-17

洛阳市科学技术档案案卷整理细则

 

    1范围

    本细则依据中华人民共和国标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》及国家档案局下发的《工业企业档案分类试行规则》起草,适用于机关、企、事业单位一般科学技术档案的案卷管理,有专业(行业)标准与某些特殊的科学技术档案管理可参考本细则。本细则自印发之日起施行。

    2定义

    2.1科学技术文件材料(以下简称科技文件材料)

记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。

    2.2科学技术档案

   企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。

    2.3案卷

由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。

    3归档要求

归档的科技文件材料应准确、齐全、成套,书写材料优良,字迹工整、图样清晰。手续完备、有利于长久保存

    4分类方法

    根据《工业企业档案分类试行规则》和国家有关专业主管部门的要求,一般设产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类四个一级类目。二级类目的设置各单位可根据实际情况参考《工业企业档案分类试行规则》和专业主管部门的要求自行设置。一般产品应按产品种类或型号设置,科学技术研究类应按课题设置,基本建设类应按工程性质或建筑项目设置,设备仪器类应按设备的种类或型号设置。

    5组卷要求

    5.1遵循科技文件材料的形成规律,保持卷内科技文件材料的系统联系,便于档案保管和利用。

    5.2产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段分别组卷。

    5.3各单位自爱科技活动中产生的声像、照片档案按中华人民共和国国家标准GB/T11821-89《照片档案管理规范》和《工业企业档案分类试行规则》   

    第九条执行。

    5.4案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求,不利于长久保存的文件应修补或复制。破损的文件应修补,需复制的文件应先编页号,复制后的复制件不再编页号,排列在原件后,复制件的右上方须盖“复制件”印章或在卷内目录的备注栏中注明“有复制件”。卷内文件全部复制的,可设“复制卷”排列在原卷之后,填写原卷档号,并在软封面、硬卷盒右上方盖“复制卷”印章,在原卷备考表上注明“复制卷附后”。

    5.5不同价值的文件材料应分别组卷。若一个案卷中有两种密不可分的永久和长期文件材料,按永久保存。绝密的科技文件材料应单独立卷。

    5.6对系列、改型产品可保持一套齐全完整的基型产品材料,系列、改型后的产品保存该产品的科技文件材料,为使产品的文件材料齐全完整,应在卷内目录中注明。案卷号应与基型产品连续编排,并排列在基型产品案卷之后。基型与改型产品的代号要编入档号。

    5.7设备、工程项目在改造和使用中所形成的科技文件材料,应单独组卷,排列在原案卷之后。

    5.8采用本单位的标准图、借用图不必另行复制组卷,但必须在卷内目录中注明采用图的名称和图号。

    5.9标题栏中无“竣工图”字样的竣工图(或施工图代替的),一律在图纸正面标题栏上方或左边加盖“竣工图”图章。

    5.10图样、底图修改单,一般应附在修改的图样、底图上。

    5.11一个案卷的材料排列顺序为(装订的案卷和不装订的案卷同),软封面、卷内目录或科技文件材料原目录、科技文件材料、备考表、封底。

    5.12案卷可采用硬卷夹和硬卷盒的必须加软封面,要求一盒一卷,厚度分别为203040mm等。

    6卷内文件材料排列

    6.1文字材料按问题、时间顺序或重要程度排列。文件正本在前、底稿在后;正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;转发件在前,被转发件在后;有译文的外文资料,译文在前,外文在后;文字在前,图纸在后,如文字只是对图纸的说明或补充,图纸在前,文字在后。

    6.2产品按设计、工艺、工装、生产、定型、产品创优等工作程序排列,也可按其产品系列、结构、图号顺序排列。

    6.3科研课题按立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

    6.4基建工程按依据性、基础性材料、工程设计(按建筑、结构、水、电、暖)、工程施工、工程监理、工程竣工验收材料等排列。

    6.5设备按依据性材料、开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、安装调试、运行维修、随机图样等排列,随机图样也可单独组卷。

    6.6设计中带有原目录的,按原目录内容排列。

    7编目

    7.1编制卷内页号、件号。

    7.1.1装订的案卷编页号,单面有书写内容的在右下角,双面书写的,背面在左下角编号。

    7.1.2不装订的案卷应在每件文件材料或每张图纸首页加盖件号章,件号章一般盖在右上角。

    7.1.2.1档号:同案卷封面档号。

    7.1.2.2件号:以每份文件、每张图纸为单位,从“1”开始编号。

    7.1.2.3页号:卷内每份文件的首页号,最后一份文件填起止页。

    7.1.3原有封面、图样目录一律要编页号。案卷封面、卷内目录、备考表不编页号。

    7.1.4一页纸上贴着若干小页的科技文件材料,编页号有两种方法:一是在衬纸上只编一个页号,小页的科技文件材料上只编写(1)、(2)、(3)、(4)……等号,最后在卷内备考表中注明。而是贴有小页的衬纸不编号,小页的科技文件材料分别编号。

    7.2编制卷内目录

登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。文字材料按份、图纸按张填写,卷内目录设置序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等项目

    7.2.1序号:用阿拉伯数字依次标注。

    7.2.2文件编号:填写文件的文号或图纸的图号,设备、项目的代号等。

    7.2.3责任者:科技文件材料的形成部门或主要责任者,一般要求填写科技文件材料的形成部门。

    7.2.4文件材料题名:填写文件材料标题的全称,对不确切的标题要自拟标题外加“【】”号。

    7.2.5日期:填写编制科技文件材料的批准时间,年度应填全,年、月、日等汉字科省略用“·”注明。

    7.2.6页号:填写每份科技文件材料首页上标注的页号,最后一份文件填起止页号。

    7.2.7备注:注释文件需说明的情况,有复制件和译文的要在备注中注明“有复制件”、“有译文”。

    7.2.8带有原目录的成套图样或印刷成册的科技文件为一卷时,原目录科代替卷内目录,没有页号的要重新编页号,并在原目录备注栏中用铅笔标注每张图纸(文件)对应的页号。

    7.2.9有原目录的一套文件材料、图样分成若干卷时,原目录应放在第一卷内,其余各卷应复制相对应的原图目录,页号的标注同上或其余各卷编写详细的卷内目录;与其他科技文件材料组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,有页号的不必重新编写页号,可在备注中注明总页数,无页号的应编页号。

    7.3编制卷内备考表

卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。项目包括互见号、说明、立卷人、检查人、时间等项目。

    7.3.1互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号,档号后应注明档案载体形成,并加括号。

    7.3.2不装订的案卷填件号、页号、装订的案卷科只填页号。

    7.3.4说明处填写案卷整理时出现的情况,空白处填写案卷在使用中出席那的情况。

    7.4编制案卷封面

案卷封面设置档号、档案馆号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等项目,填写要求字迹工整、清晰、符号准确。软封面和硬卷盒封面科任选一种,档号应顶格写,填写案卷题时第一行空两个字开始书写。

    7.4.1档号:包括分类号、案卷顺序号。分类号之间用圆点隔开,分类号和卷号之间用横杠隔开。

分类号应反映科技档案的分类层次。每个产品、每项科研课题、基建项目、每台设备的卷号应分别从“1”开始编大流水号,不能编写为上、中、下或第一分册、第二分册。

    7.4.2档案馆号:填写国家给定的本档案馆的编号,没给的不写。

    7.4.3案卷题名:包括三个部分,第一部分是产品、课题、基建项目、设备仪器的代号、名称;第二部分是保管单位内文件材料具体的问题、部件、组件、阶段的代字;第三部分是文件材料的名称,题名的三个部分数序应和文件顺序排列一致。题名中除顿号外,不能使用别的标点符号。

    7.4.4立卷单位:填写负责科技文件材料组卷单位全称或规范化简称。

    7.4.5起止日期:填写案卷内科技文件材料的起止日期,如1998.8.10——1999.12.1

    7.4.6保管期限:填写其划定的保管期限。

    7.4.7密级:分绝密、机密、秘密三种,不过密级的案卷可不填写。

    7.5编写案卷脊背

脊背上设置的保管期限、档号、案卷题名按封面填写,保管期限、档号、案卷题名应填写在规定的区域内,其他地方不允许填写任何文字和数字。

    7.6编制分类目录

以案卷为单位分别编制产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备;仪器类等分类目录。分类目录包括类别、序号、题名、档号、页数、件数、起止日期、保管期限、密级、归档时间、存放柜号、备注等项目。

    7.6.1类别:填写产品类、科学技术研究类等一级类目名称。

    7.6.2序号:每一序号、研究课题、基建项目、设备仪器按照案卷号的顺序分别从“1”依次标注。

    7.6.3题名、档号、本卷页数、件数、起止日期、保管期限等项目按案卷封面、备考表等栏目标注。

    7.6.4归档日期:标注案卷移交档案室的时间。

    7.6.5存放柜号:标注档案存放位置。

    7.6.6备注:标注档案鉴定、销毁、移出等情况。

    8装订

    8.1装订材料应符合档案保护要求,案卷内不同尺寸的科技文件材料要折叠成统一的A4号图幅面。

    8.2因图纸折叠变厚,装订边应加衬后二孔一线装订。

    9底图整理要求

    9.1按产品、设备等形成的组件、部件组成一个保管单位。一个保管单位内底图数量的多少,各单位视具体情况而定,但要便于保管和利用。

    9.2每张底图都要扎边并平铺放在底图柜内。

    9.3一个保管单位的底图要用牛皮纸或厚纸覆盖起来。

    9.4底图目录按张登记的不再按保管单位登记目录;按保管单位登记的,还要登记保管单位内每张底图目录,该目录可用科技档案卷内目录或蓝图目录代替并随底图一起存放。

    9.5每个保管单位内的大底图随保管单位登记,另外存放并编大流水号。

    9.6按保管单位编制底图标签并随底图一起存放,幅面按保管单位内实际底图情况填写:图号、档号可任选一项
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