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嫦娥翩然落月背 档案无言助航天——航天科技集团嫦娥四号项目档案管理纪实
来源:中国档案资讯网  更新时间:2019/7/8

嫦娥翩然落月背 档案无言助航天

——航天科技集团嫦娥四号项目档案管理纪实


    2018年12月8日,由中国航天科技集团有限公司五院负责研制的嫦娥四号探测器在西昌卫星发射中心成功发射升空。    2019年1月3日,嫦娥四号自主软着陆在月球背面南极——艾特肯盆地内的冯·卡门撞击坑内。同日,巡视器完成与着陆器分离,踏上了月球表面。    2019年1月11日,巡视器、着陆器完成两器互拍,五星红旗闪亮月背,标志着嫦娥四号任务圆满成功。    至此,举世瞩目的探月工程取得“五战五捷,连战连捷”。成功的背后,是无数航天人的无悔付出,也蕴含着五院全体档案人的默默耕耘。    无惧挑战 档案人勇挑重担    嫦娥四号任务作为我国探月工程四期的首次任务,承担着人类首次探索月背的重任,任务目标新、设计理念新、技术工艺新,研制难度大、技术难点多。正因如此,确保任务圆满完成,航天人义不容辞;做好项目文件归档工作,档案人责无旁贷。    嫦娥四号探测器分为着陆器、巡视器两部分,系统结构复杂,包含大量的单机产品和软件,整个任务历经预先研究、立项论证、型号设计、生产制造、专项试验、总装测试、型号出厂、发射及在轨等复杂的过程,其间产生的文件数量多、类型多、来源分散、内容庞杂,涉及的文件管理单位和人员众多。同时,探测器与中继星、探测器与火箭、总体与各分系统、各分系统之间、分系统与单机产品之间等均存在着复杂的接口关系,致使项目文件管理体系复杂,逻辑关系纵横交错。该任务实施历时33个月,文件形成周期长,给预立卷、归档工作带来了巨大挑战。    嫦娥四号任务使命重大,长期受到社会各界的高度关注,档案管理工作也面临较大挑战,必须同样高标准、严要求,将“严慎细实”的工作作风贯穿到档案管理的每个环节,实现档案工作与项目工作“同时启动、同时整理、同时检查、同时验收”,达到优质高效的工作目标。    勇于创新 档案人铸就精品    为适应嫦娥四号任务实施要求,确保项目档案的完整性、准确性、真实性、有效性,航天档案人深入一线、主动服务,积极谋划、大胆创新,在嫦娥四号档案管理工作中形成了一系列经验及成果。    新理念,完善档案管理模式。总体部领导高度重视嫦娥四号档案管理工作,将项目档案工作纳入型号任务研制体系,实行统一领导、归口管理的工作模式,在任务立项之初即成立档案管理团队,由型号项目办领导担任文件管理负责人,并配置专职的计划助理、产品保证助理、文件助理、档案助理。各部门设置兼职档案管理员,明确职责分工,形成“项目办综合统筹,各分系统独立负责”的档案管理模式。同时,严格计划管理,由型号项目办牵头进行计划统筹,根据任务研制进度安排文件预立卷、整理、归档计划,并细化每一步的工作内容和时间节点要求,关键环节实行日报、周报制度,明确责任落实,杜绝工作积压,有效提高了档案工作的执行力度,确保档案管理及时有效。此外,总体部将项目档案管理工作纳入单位绩效考核体系,以月计划的形式对各部门的文件生成、归档完成情况进行考核,以验收节点完成情况对单位领导进行考核,确保档案管理工作得到全员高度重视。    新谋划,引进全程控制方法。档案人员全程参与嫦娥四号任务实施,项目立项伊始即由型号项目办牵头搭建文件体系框架,编制《嫦娥四号探测器系统产品及技术文件编号规定》、项目文件配套表等依据性文件。任务实施过程中,确保文件完整性是基础,在及时掌握嫦娥四号任务工作内容及进展的前提下,相关部门紧盯文件形成与传递全过程,重点关注归档文件是否齐全、内容是否完整、归档手续是否完备,尤其注意光盘、照片等特殊载体类文件的收集。嫦娥四号作为大型航天器研制任务,实施过程中文件具有较大的动态性,因此,保证文件准确性是核心。档案人员在前期文件审查过程中充分重视文件更改、借用、沿用等情况,对文件质量进行实时跟踪管理,认真开展文件审查、预立卷工作,确保文件内容和各项指标的准确性。同时,把握文件系统性是关键,档案人员在遵守集团档案管理规范的前提下,针对嫦娥四号文件数量多、文件体系复杂等特点,量身定制了文件管理体系,把握每类文件的形成规律和成套性特点,并确保不同文件之间逻辑关系清晰。此外,档案人员全程参与产品验收,全面核查随机文件,如实记录验收情况,现场提出审查意见,明确后续待办事项,确保整个验收过程有据可查。任务成功完成后,档案人员注重收集发射场及在轨文件,及时启动档案整理工作,为航天科研成果的安全保管、有效利用奠定了良好基础。    新要求,健全标准制度体系。嫦娥四号档案管理工作严格遵循国家档案局、航天科技集团公司等上级单位制定的标准规范,在此基础上,结合嫦娥四号任务情况,形成与之相配套的专项管理办法及标准规范,明确归档要求、归档范围、保管期限、账表格式等,并在项目实施过程中,不断完善管理制度,改进工作方法,实现档案管理工作流程有序化、规范化,全面落实“做事有依据、做事按依据、做事留记录”的指导思想。    新举措,建立多方协调机制。嫦娥四号是一项复杂的系统工程,参研单位和部门众多,需要妥善处理多方关系,以系统性思维聚力档案管理团队。型号项目办作为责任单位,全面负责档案管理工作按计划实施,并开展验收;各外协单位负责所承担任务的档案管理工作;管理机关负责综合管理类档案管理工作;档案管理部门是档案工作的具体实施主体,负责档案的统一管理、集中保存、开发利用。在整个档案管理工作中,档案人员重视对内、对外关系处理,多方通力配合,积极开展培训交流,形成良好的沟通机制,充分体现出极强的协作意识、大局意识,以高度负责的精神,全面保障档案管理工作的顺利开展。    新手段,构建智能管理工具。嫦娥四号采用数字化研制模式,产生大量电子文件和测试数据。为保证电子文件完整、准确、真实、有效,档案管理团队全程利用企业协同产品研制管理平台、IDS接口数据系统、OA办公系统等,开展文件生成、审查、审批、流转、预立卷、归档等全流程一体化管理工作,可实时在线监控文件产生及流转情况,为研制人员提供便捷高效的文件查询利用服务;构建多媒体资源管理系统,对嫦娥四号任务实施过程产生的照片、视频、动画等多媒体资料进行收集、归档,丰富档案载体形式,使档案成为展示成就的重要窗口;积极推动数字档案馆建设,以成功获评国家首批企业数字档案馆建设试点为契机,逐步实现档案智能化管理和知识化服务,促进档案管理与本单位科研生产、经营管理的一体化融合,进一步满足航天器数字化研制对档案工作的新要求。    月背圆梦,世界首创,档案无言,助力航天。我国探月和深空探测工程将走得更远、水平更高,在建设世界航天强国的征程中,档案工作将发挥更积极的作用。    原载于《中国档案报》2019年1月18日 总第3329期 第一版


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