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关于在档案工作中应用信息技术的冷思考
作者:叶凯  更新时间:2019/4/22

关于在档案工作中应用信息技术的冷思考


蓬勃发展的信息技术广泛而深刻地影响着社会生产生活的方方面面。尤其近年来,以人工智能、区块链、云计算、大数据为代表的新兴信息技术以全新的信息生态深刻改变了社会面貌,推动了经济社会的持续发展。

唯有应变,方能不变。积极拥抱新兴信息技术是历史大势也是发展之要。数字时代,越来越多的新兴信息技术被运用于档案管理实践中。比如,安徽省档案局借助人工智能技术推动档案智能划控和历史档案光学字符识别;英国国家档案馆与萨里大学、开放数据研究所合作推出一个区块链项目,探索了区块链技术在档案行业的垂直应用;基于云计算,依托物联网和虚拟现实技术,上海静安区档案馆实现了智能档案库房管理,持续推进智慧档案馆建设。总体而言,新兴信息技术正在驱动档案工作不断向前推进。

    唯有冷静,方能应变。在高唱技术赞歌的同时,我们必须辩证地看待各种新兴信息技术及其应用实践。在积极拥抱新兴信息技术的同时,有必要冷静思考和审视新兴信息技术应用于档案工作的风险,采取更具针对性的应对之策。

冷静审思

    一是新兴信息技术应用的“超前不适”。新兴信息技术的广泛运用极大地推动了档案工作的发展。得益于网络通信技术的深入发展,电子文件管理成为可能,单轨制愿景渐行渐近。与此同时,得益于数据库技术的日臻成熟,数字档案馆建设走向纵深,“收管存用”更为科学,传统文件管理向内容管理和知识管理转变,借助知识库技术,档案不再是“沉睡”的记录,档案中所包含的巨大信息价值使其成为机构内部控制和开展业务活动的宝贵信息资源。与此同时,相关技术的应用总是与档案工作的特定发展阶段和现实需求高度适应的。随着计算机的普及应用,电子文件数量呈几何级数快速增长,传统的纸质文件实体管理已越来越不适应档案工作的实际要求。同时,人们对信息资源管理的认知不断加深,知识管理成为重要的管理命题,基于档案工作实现知识管理也成为众多机构的实践选择。因此,近年来不断涌现出来并极速发展的新兴信息技术与现阶段档案工作的适应性应当是技术应用前的必要考量因素。一方面,因为各种复杂原因,我国档案工作在很大程度上仍然采取传统的“后文件”管理,即对非现行和半现行文件开展收集、鉴定、归档、分类、编目、著录等一系列活动。当前我国档案工作侧重“文件级”管理的特征仍然十分显著。究其原因为:其一,在重保管背景下,档案机构仍然倚重各类整理、保管技术,而当前各类新兴信息技术在很大程度上是服务于统计分析,如描述用户分析、文件流转、档案统计、数据挖掘等。因而,新兴信息技术的应用空间“打了折扣”,档案机构恐难有强大的内在动力直接推动相关技术应用。其二,在当下档案工作中,对各类文档的管理大多处在文件级,即按件进行管理,尚未深入到全文级内容层面。当下的新兴信息技术大都是数据导向的,基于数据层面深入挖掘文本信息,档案工作实际情况尚与此存在差距。新兴信息技术应用所带来的档案工作数据化全景在现阶段还难以完全实现。档案机构为引入各类新兴信息技术往往耗费巨大,但如果不考虑现阶段档案工作的实际水平和真实技术需求则会让技术应用成为“空中楼阁”,客观上导致技术资源的闲置,对财力、人力等宝贵资源造成极大浪费。

    二是新兴信息技术安全损失的“不可逆性”。即使部署了技术系统,也不意味着就真正实现了可持续的技术应用,必须时刻关注技术应用所带来的风险问题。区块链、云计算等新兴信息技术在最近10年才真正得以快速发展和实现商业化应用。换言之,新兴信息技术相较网络通信、数据库等技术,其成熟度显然还不够,这也就不难解释为何近年来频频爆出大数据侵犯个人隐私、云计算的安全漏洞等突出问题。例如,区块链技术的应用风险既有因技术特征和自身机制带来的安全风险、稳定性和应用效果尚未得到有效验证而带来的问题,又有该技术极为依赖网络节点、带宽资源等软硬件的附加风险,以及用户不当行为导致记录无法寻回的使用风险,网络空间的复杂性则无疑更增加了上述安全风险。作为原始记录,档案具有唯一性,安全事故给档案造成的损失具有不可逆性。得益于坚实的网络信息技术基础,美国政府无疑拥有强大的信息安全防御能力。但近年来也频频爆出核安全局、退伍军人事务部等联邦机构核心数据被盗取的事件,造成极为严重的个人信息泄露乃至国家安全危险。再如,大数据技术在科学分析的信度和效度上存在问题,“谷歌流感趋势”近年来多次误报、错报即是例证。单纯利用大数据分析、独立解决未知问题几乎是不可能的,因此,就档案工作中的应用而言,大数据分析只能作为档案编研等工作的补充而非替代手段。

    三是新兴信息技术的“工具本质”。新兴信息技术的应用无疑将对档案工作产生一系列深刻变革,比如,大数据精准勾勒文件运行轨迹,让权责更为清晰;区块链可以实现去中心化的可信建置,档案真实性更有保障。单纯依靠技术就能实现深刻的业务变革吗?答案当然是否定的。档案工作是一项复杂的系统工程,在多种多样的工作实践中,先进的技术永远只是工具,档案工作涉及思想理念、法规制度、业务流程、人力资源等,技术背后的管理活动和社会环境才是档案工作的核心运作逻辑。大数据信息流,大数据只是“形”,核心仍是背后的业务活动;区块链信任链,区块链只是“面”,关键仍是链条之下的信用体系。区块链技术能在很大程度上保证记录的真实性,但只依靠区块链技术还很难确保记录的可靠性。因此,借助信息技术开展档案工作必须要在更为广阔的视野下加以思考。除了进一步优化完善技术本身之外,更为关键的工作是从管理视角和社会视角审视,如何促成技术应用、如何高效安全地实现技术应用预期目标——建设更为稳定、可靠的终端基础设施(如数字档案馆),制定技术应用合规管理标准协议等(如出台有针对性的行业标准规范),培养能熟练运用复杂技术的专业人才队伍,构建基于档案流的畅通业务流。更为重要的是,任何技术的发展演变与应用实践都是社会历史的产物。全社会积极拥抱科技、踊跃投身科创的意识基础是新兴信息技术得以广泛应用的重要前提,同时技术应用也必须根植于经济社会发展之中,尊重社会发展客观规律。

积极应对

    新兴信息技术的迅猛发展让技术热潮席卷包括档案工作在内的社会各行各业。各类新兴信息技术给生产生活带来了革命性变革,档案工作应该积极拥抱新变化,在实际业务中应用新兴信息技术。与此同时,我们必须理性地看到新兴信息技术的“超前”“威胁”和“表象”,不能将新兴信息技术视为“万能神药”,不能不考虑当前档案工作的实际情况而一味追求最新技术潮流,不能盲目上马技术系统而不考虑技术应用可能带来的安全问题,不能妄想依托技术应用一劳永逸地解决所有问题而忽视深层次的管理活动和社会背景。档案工作关系到国计民生,责任重大、使命艰巨。在新一轮机构改革中,档案机构的管理体制机制发生了重大变化,“局馆分开”“政事分离”等对档案部门提出了新要求。站在新的历史方位,档案工作在顺应信息化潮流,积极应用现代技术的同时,更要清醒认知自身发展水平和技术需求,全面掌握相关技术发展及应用情况,科学分析、统筹谋划、审慎部署,在合适时机应用适当的技术,有效推进档案工作向前发展。

    一是全面评估当前档案工作实际情况与新兴信息技术发展水平的策应程度。“战略一致性”模型指出,信息技术必须与组织的整体运营情况相适应,才能形成组织内有效的策应性,推动业务活动。档案机构在应用相关新兴信息技术前,必须了解掌握机构的实际工作情况,特别是要了解技术应用的需求、技术应用的已有基础等,在摸底调查的基础之上,选择适用的信息技术助力档案工作。

    二是着力构建档案信息安全风险管理框架。通过多年努力,档案实体安全问题已基本得到有效保障,但在数字时代,档案信息安全问题的重要性愈发凸显,要确保新兴信息技术应用中不出安全问题,必须做到以成熟的技术基础和成熟的应用环境搭建更为稳固的档案信息安全风险管理框架,而非不顾技术成熟度盲目引进最新技术,“最快应用”的同时可能会带来“最新问题”;在档案机构内部,要构建更为成熟的技术环境,从原有技术系统的升级改造到技术人员的培训教育,再到开发更符合档案工作实际情况和特殊需求的辅助工具,为新兴信息技术的应用筑牢防火墙。

    三是积极培育“技术、管理、社会”的实践生态。档案管理是一项复杂的社会实践。在技术浪潮的推动下,档案管理需要积极应用各类新兴信息技术,因此必须从管理活动和社会背景入手,实现“技术、管理、社会”三维联动,构建完善、有机的实践生态。要科学认识信息化、网络化是历史大势和时代必然的事实。在我国加快推进信息化、建设网络强国的过程中,档案机构不能缺位,要抓住这一难得的战略机遇,拥抱新兴信息技术,实现档案管理由数字化向数据化的历史转变,推动档案工作更好地服务国计民生。要建立健全新兴信息技术应用的管理格局,聚焦体制机制、关注标准规范、着眼业务活动、梳理应用场景,从中观管理维度出发,保障技术应用的落地和预期应用效果的实现。

    在技术热潮下,我们更要保有一份冷静的思考。技术,特别是各类新兴信息技术绝对不是万能的,既有与当前档案工作实际的“不适”,又有技术相对不成熟所带来的安全风险,还有技术的工具属性所决定的其效用的非独立性。因此,在档案工作中应用各类信息技术的整体态度应是乐观且审慎的——乐观其在档案工作中应用的美好愿景,审慎其在档案工作中应用的具体实现。

    原载于《中国档案报》2019年3月25日 总第3351期 第三版


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