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公众需求的数字档案资源建设与服务研究
作者:人事科 叶凯  更新时间:2019/2/22

公众需求的数字档案资源建设与服务研究

武汉大学与湖北省档案局联合承担的“面向公众需求的数字档案资源建设与服务研究”课题,从新形势下档案工作的新特点、新要求切入,紧扣档案资源建设、服务及保障3个主题,形成了系统化的研究成果。该项研究成果荣获2016年度国家档案局优秀科技成果三等奖。

研究背景

“十五”以来,各综合档案馆在数字化、信息化过程中积累了大量的数字档案资源。同时,伴随公共文化服务的深化、网络环境的成熟以及新媒体的广泛应用,档案馆在民生工程中所起的作用越来越突出,公众对数字档案服务提出了更高的要求。由此,大量的数字档案资源建设与有限的网络化服务形成了矛盾。进一步调查发现,除此之外,资源建设速度与质量、资源建设方式与公众需求、资源结构与公众需求也存在不协调的矛盾,档案机构信息供给与公众需求不平衡,档案的远程利用问题有待解决,档案服务质量评价也需要关注。这些问题能否解决,不仅关系到国家档案局“三个体系”建设目标的实现,而且是公共文化服务背景下改善民生的大事。因此,档案资源建设、服务及其保障是学界和业界需要共同关注的课题。

研究内容

1.面向公众需求的数字档案资源建设与服务动力机制

解构大量的数字档案资源与有限的档案服务之间的矛盾需要理论的指导,由此,以推动数字档案资源建设与服务的力量或因素以及它们之间相互联系、相互作用的方式和原理为核心的动力机制的形成,是面向公众需求的数字档案资源建设与服务基础理论的一个重要方面。从动力源上看,面向公众需求的数字档案资源建设与服务的动力可以分为内部动力和外部动力。其中,内部动力包括档案自身价值实现的要求、档案管理体制机制创新的促进、档案馆功能的转变等;外部动力是指社会档案意识的提高、政务公开的推动、科技进步的支持等。深入研究发现,面向公众需求的数字档案资源建设与服务动力系统存在4种动力,即需求动力、科技创新动力、制度创新动力和文化动力。其中,需求动力处于核心地位,各动力子系统相互制约、相互促进的关系,形成了数字档案资源建设与服务的动力机制。

2.面向公众需求的数字档案资源建设规划与实施

数字档案资源建设各自为政,资源广泛分散,资源整合和共享程度较低。因此,做好规划是形成数字档案资源体系的基础工作。针对数字档案资源建设规划存在目标定位不够完善、规划体系不够健全、缺乏配套绩效评估等问题,借鉴国外相关行业规划经验,结合我国档案工作具体情况,课题组认为,我国数字档案资源建设规划需要明确规划主体目标定位、明确规划方向与实现路径、完善资源建设规划体系、实施规划项目绩效评估。在实施过程中要坚持“循序渐进、防止冒进”,“遵循标准、保证质量”,“三个优先、形成特色”,“边建边用、以用促建”的原则,并依此形成科学的建设流程和有效的建设路径。

3.面向公众需求的数字档案资源整合

数字档案资源建设过程中存在着数字鸿沟的现象,为此,关键的解决方法之一就是整合数字档案资源。参考国内外典型信息资源整合模式,课题组提出我国数字档案资源整合模式:(1)宏观整合模式,以独立分散的档案资源单元为对象,通过对归属于不同机构、不同地区、不同行业的资源进行整理、加工、分析、挖掘、控制、表达等一系列操作,实现较广范围内数字档案资源的整合,其直接目的是自下而上、逐级逐层地实现数字档案资源的全面整合;(2)微观整合模式,以档案信息资源自身为对象,通过对归属相同但类型不同、载体不同、存储方式不同的档案信息资源进行数据抽取、分类标引、建立索引等一系列信息有序化的活动,实现特定范围内档案信息资源的整合,其直接目的是构建管理一体化、资源数字化、服务网络化的档案信息资源管理系统;(3)横向整合模式,无明显隶属关系的档案机构或相关部门间,通过协商达成合作意见,建立统一的档案管理与协调机构,制定统一的档案管理制度和标准等,实现各自档案资源之间的整合;(4)纵向整合模式,具有隶属关系的档案机构或相关部门间,通过自上而下的行政力量制定统一的数字档案资源整合计划和方案,实现各自数字档案资源之间的整合。

4.面向公众需求的数字档案资源建设与服务联动模型

针对当前我国数字档案资源建设、档案服务之间存在的相互剥离的现象,课题组提出面向公众需求的数字档案资源建设与服务的联动模型,以“公众”为中心,建立动态联动机制,注重公众参与对数字档案资源建设以及档案服务工作的“联动性”影响。其特点包括:(1)用户、数字档案资源建设、档案服务之间存在多向关系,而不是简单的单向关系;(2)用户、数字档案资源建设与档案服务之间是动态关系,而不是一种静态的关系;(3)数字档案资源建设、档案服务和档案用户的关系具有更加密切的联动关系,而不是孤立的独自运行;(4)数字档案资源建设、档案服务与用户的关系,是个人、机构与社会的关系,而不单纯是个人与档案机构的关系。

5.新媒体环境下数字档案服务的创新

新媒体对档案服务工作的影响已然袭来,这为档案机构探讨主动服务提出新的要求,档案工作人员需要提升信息素养,转变服务理念,满足公众“求证”与“求知”的双重要求。课题组认为,以数字档案资源建设为基础,通过大众化服务与个性化服务的结合,才能真正做到档案服务在新媒体环境下的创新。具体说来,需要树立新媒体意识,面向档案用户,实现新媒体在档案服务中的制度化;利用群体智慧,提升数字档案资源建设能力,增强新媒体环境下档案服务的基础;搭建新媒体平台,拓展档案信息传播渠道,服务社会大众;采取灵活方式,开展个性化服务。

6.面向公众需求的数字档案资源建设与服务的评估

面对数字档案资源建设与服务缺乏评估的现状,需要建立一定的评估机制,并将评估制度化。根据期望不一致理论,结合档案馆数字档案资源建设与服务的实际情况,将档案馆公众满意分为数字档案资源满意、档案服务满意以及档案网站满意3个部分。然后,根据社会公众对数字档案资源的需求与感知、对档案服务的需求与感知以及对档案网站的需求与感知来测量其满意程度。结果显示,社会公众对数字档案资源、档案服务及档案网站三者的满意程度都会正向影响其对档案馆的总体满意程度。其中,社会公众数字档案资源的满意程度对档案馆整体满意程度的影响最大。可见,数字档案资源建设在档案工作中的重要地位。另外,随着数字时代的到来,人们对档案服务以及档案网站建设质量要求也更高,档案服务工作的开展以及档案网站的建设质量也是影响社会公众对档案馆整体满意度的重要因素。因此,档案服务和档案网站建设不容忽视。

7.面向公众需求的数字档案资源建设与服务的保障

数字档案资源建设与服务主要面临2个方面的挑战:一是档案保密与开放之间的“博弈”,档案开放处于弱势地位;二是档案资源在收集、存储、管理和利用整个周期的安全保障。解决好档案保密与开放之间的关系问题,既有利于保障涉密档案资源的安全,也有利于实现开放档案资源的充分利用;而解决档案资源生命周期的安全保障问题,既为档案资源保密解决了“后顾之忧”,也为档案资源开放赢得这场“博弈”添加了“砝码”。针对我国数字档案资源建设和服务中存在的障碍和问题,需要从组织保障、制度保障、标准保障、技术保障、安全保障5个方面进行重点关注,目的在于通过对当前数字档案资源建设与服务中亟须解决的问题建立保障,形成完整的保障体系。

创新点

第一,以公众需求为导向,以技术进步与社会发展为基础,从需求动力、技术动力、制度创新动力和文化动力等方面,分析了数字档案资源建设与服务的动力机制,是面向公众需求的数字档案资源建设与服务基础理论的铺垫性研究,有助于补充“三个体系”理论支撑之不足,深入推动相关理论研究的创新。

第二,课题组提出的数字档案资源建设规划与实施方案、数字档案资源的宏观与微观相结合的立体整合模式、数字档案资源建设与服务联动模型、新媒体环境下利用群体智慧创新档案资源建设与服务等,有助于改变传统与现代、理论与实践相互脱离的现实,具有实践的指导性和操作性。

第三,从公众对数字档案资源质量需求与感知、对数字档案服务质量需求与感知以及对档案网站质量的需求与感知3个层面,构建了面向公众需求的数字档案资源建设与服务公众满意评估模型。该模型填补了现实档案工作的不足,集中体现了档案资源建设与服务的评价的需要,体现了研究成果的前瞻性。

应用前景

档案机构如何面向公众进行数字档案资源建设与服务,提高资源建设与服务质量,提升公众满意度,并建立相应的保障机制,是数字时代档案工作中亟待回答的问题。该课题作为“三个体系”建设的系统性研究成果,具有广泛的应用前景。例如,数字档案资源建设的规划与实施方案,对于档案机构开展数字化、电子文件管理、网络信息资源归档等具有指导意义;数字档案资源整合机制,为行业、区域内协作进行数字档案资源建设提供参考;档案新媒体服务路径,对于新媒体在档案机构的应用提供参考;基于公众需求的数字档案资源建设与服务联动模型,对于搭建联动平台具有参考价值;建立数字档案资源保密与开放相结合的安全保障机制,建立档案信息安全突发事件应急预案等,对于落实档案安全体系建设具有一定的参考价值。

作者单位:武汉大学信息管理学院

来    源: 中国档案网

 


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