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对档案征集工作的几点认识
更新时间:2017-12-4

对档案征集工作的几点认识

    

档案征集,是档案接收工作的有效补充形式, 是不断扩大和丰富馆(室)藏的重要手段,是档案资源建设的重要途径,也是档案馆(室)的重要职能。自《档案法》颁布以来,全国各级档案馆积极开展档案征集工作,把散存在各机关、各部门、个人与国外的有价值的各种历史档案和相关资料,在协商的基础上,通过复制、交换、捐赠、有偿转让等方式征集进馆;对保管条件恶劣或者由于其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或需保密的档案,采用收购、征购或代管等方式入馆,在优化馆藏结构,丰富馆藏内容方面起到了积极作用。

但由于多种原因,目前我国仍有相当一部分档案散存在社会上,特别是个人手中。一些记载重要活动的档案,因活动本身涉及到的单位、人员多,加之管理不规范,档案散存现象也较严重。尤其是近年来,随着档案的价值日益受到人们重视,围绕档案出现的多头征集甚至倒卖牟利情况时有发生。档案部门只有通过大量征集本馆(室)范围内对国家和社会有保存价值的档案,才能更好地为社会各方面利用档案资源提供优质服务。但目前,社会对档案的征集工作认识不够,习惯把征集误当作是正常接收,或把正常接收的内容误当作征集的内容,致使真正的征集工作尚未启动或者很难启动,造成许多珍贵的档案仍散落在民间,不利于尊重历史,丰富馆藏,服务民生。要想正确认识档案的征集工作就要弄清以下三个方面的问题:

一、正确认识档案征集与接收工作的关系

(一)档案征集与接收工作的共同点

 根据国家档案行业标准《档案工作基本术语》的解释,档案收集是指档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的话动;接收是指档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程;征集是指档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。因此,档案的接收和征集同属于档案收集的范畴,是档案收集工作的两个方面;都是指收存与征集档案及有关文献的活动。它们是各级档案部门档案来源的两个主要方面,两者缺一不可。

(二)档案征集与接收工作的不同点

1、档案资料的移交方式及内容范围不同。从移交方式看,档案接收是依据国家有关法律法规的规定,对档案进行强制性收集的活动;档案征集是对集体或个人所有的档案,实行“代为保管”“征购”“收购”的活动。从内容范围看,接收一般以本机关单位在公务活动中形成的材料为主,而征集的内容更为广泛,包括有史料,史志,谱牒,名人传记等。

2、档案资料的进馆的实体形式不同。接收进馆的档案比较规范。目前,我国接收进馆档案大多是以文书档案为主。而征集进馆的档案,载体形式零散,既有纸质材料又有声像材料;既有字画又有实物等多种载体形式。

3、档案资料的进馆的所有权不同。接收进馆的档案由国家各级档案馆统一管理,所有权属于国家。征集进馆的档案,通过捐赠、征购的途径获得的档案资料,其所有权归国家;寄存的档案资料,其所有权归寄存者;组织或个人“代为保管” 档案史料,其所有权仍属于组织个人。

二、正确划分档案征集和接收的范围

目前,把征集和接收工作混为一谈的现象仍然存在,要想正确认识档案的征集工作,就要弄清楚档案征集和接收的范围和要求。

(一)档案征集工作范围

对新中国成立以前历朝历代和新中国成立以后各个不同历史时期所散失、散存的,反映地方特色,地方政治、经济、文化等方面发展,体现地方时代风貌的,具有一定保存价值的档案史料、照片、影像、实物等均列在征集范围。具体概括为以下几个方面:

1、历任的党和国家领导人(或外国领导人来我国)从事革命活动或来省、单位视察工作时形成的讲话稿、题词、信函、照片、录音(像)等档案及使用过的实物。

2、省级以上党政军领导同志及相当级别的民主党派和工商联负责人、无党派代表人士,从事公务活动中形成的重要讲话稿、信函、题词、信函、照片、印章、录音(像)、印章等档案及使用过的实物。

3、各个历史时期各行各业知名人士,在生活、工作中形成的具有历史意义和社会保存价值的信函、自传、回忆录、演讲稿、著作、研究成果、书画作品、学历证书、获奖证书、谱牒、照片、录音(像)等档案及实物。

4、各个历史时期的重大活动、重大事件、省级以上重点建设工程项目、重大科研成果、重大典型案例的档案资料,名企、名店、名品档案资料等。

5、各个历史时期社会生活风俗、人文地理、自然风貌、建筑艺术、文化艺术、民族宗教等文献资料,包括各种有价值的录音、录像、照片、图章、票证、证章、商标、契约、图案、家谱等。

档案被征集进馆时,对进馆档案质量不做具体要求。档案馆将征集到的档案登记造册妥善保管。

(二)档案接收工作的范围

档案接收工作一般指档案部门按照法定的原则、程序和规定的制度移交和接收档案,是档案馆和档案室补充档案资源的最基本形式。其内容包括两个方面:

1、各级国家机关和各种社会组织的档案室,按照规定接收本机关业务部门和文书处理部门办理完毕移交归档的文件。

2、各级各类档案馆依据国家法律和有关规定接收现行机关和撤销机关的档案。接收的范围具体包括:(1)档案室接收本机关工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案,包括文书档案、科学技术档案、会计档案等各种专门档案,录音带、录像带、照片、光盘等各种特殊载体的档案;(2)各级档案馆接收本级各机关、团体及其所属单位具有保存价值的档案,以及与档案有关的资料。被接收进馆的档案,要求齐全并按规定整理好,进馆档案应遵循全宗和全宗群不可分散的原则,保持原有全宗的完整性及相关全宗的联系性。

三、正确选择档案资料征集的具体方式

众所周知,档案的正常接收一般由单位指定专兼职档案员,对照档案目录,认真填写档案交接文据,于规定时间内向档案馆(室)进行移交。档案馆(室)接收时,将对不符合质量要求的案卷予以退回原部门重新组卷归档,待符合要求再予以接收。而档案征集却可以灵活采取多种征集办法,灵活选用多种征集方式,具体如下:

1、收购。是国家各级档案馆与档案持有者在平等协商基础上的自愿进行交易的行为。

2、征购。是国家各级档案馆受档案行政管理部门委托,代表国家要求档案所有者必须出卖档案给档案馆的强制性行为。

3、接受捐赠。是国家档案馆无偿接受档案所有者的赠送行为。若捐赠单位或个人需要利用,档案馆可以无偿提供复印件。

4、代为保管与接收寄存。对暂时不愿意向档案馆捐赠、移交档案资料的或是特别珍贵的档案资料个人保存确有困难的,经本人同意,档案馆可以提供寄存服务的一种方式。寄存期间,档案馆不收管理费,并负责档案资料的安全和保密,寄存者凭存单可免费随时查阅。

5、复制。对于属征集范围内的档案,个人不愿捐赠或者希望保存原件,档案馆或档案室可以采取扫描或复印方式,对档案进行保存。

总之,正确认识档案的征集工作,才能判断出哪些档案属于正常接收范围,哪些是需要通过征集的途径才能进行,从而更好地把散存在社会上的档案和有关文献收集上来,这对保护档案,丰富档案资源,维护历史的真实面貌,抢救文化遗产,推动物质文明、政治文明和精神文明在继承传统的基础上创新、发展,具有非常重要的意义。

 

   


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