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馆藏建设的方向与途径
更新时间:2018-3-30

馆藏建设的方向与途径


问题的提出

 对于档案馆性质和功能的界定,历来业界既有共识,又有“横看成岭侧成峰”的不同表述。这又与档案的接收和征集等馆藏建设工作紧密关联。从档案馆的本质属性和主要功能出发,探讨馆藏建设的方向与途径,既有理论意义,更有实践价值。

 

1.档案馆的本质属性和基本职能决定馆藏建设的基础地位

 

《中华人民共和国档案法》第二章第八条明文规定:“中央和县级以上地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构。”国家档案局编写的《档案馆业务建设与管理》也明确提出:档案馆是集中管理档案,并通过提供利用为国家和社会提供服务的社会事业机构。这都说明,文化事业性是档案馆的本质属性。这就要求档案部门树立科学的、文化的、开放的档案观,不断丰富、保护、开发档案文化资源。这种“文化事业性”是档案馆丰富馆藏,优化结构,做好馆藏建设工作的理论基础。

 

《档案馆业务建设与管理》科学地将收集、保管和提供利用称为档案馆的三个基本职能,可以说,大力加强馆藏建设,不断丰富和优化管藏,是档案馆基本职能发挥的起点,否则,档案馆将成“无源之水,无本之木”。

 

2.档案数量急剧增加,利用需求迅速增长

 

随着经济社会的快速发展,传统的文书档案、科技档案和专门档案,其数量几乎呈几何级数增加;新型档案,如电子的、声像的、实物的档案,无论是种类还是数量,犹如雨后春笋,层出不穷,激增不减。从利用需求看,党政机关推进民生工程,科研机构课题攻关,其决策依据、落实政策和学术查考而利用档案;广大民众享受“阳光政务”以及盛世修志和群众文艺而利用档案,这都为我们档案人丰富馆藏,优化结构的天职提出更多更高要求,为各级各类档案馆的馆藏建设发出现实而又紧迫的“呼声”。

 

3.国家扶持档案馆建设,全国馆藏能力迅速提升

 

2010年以来,国家实施了中西部地区县级综合档案馆建设规划,仅江西省就有57个县级综合档案馆被列入“十二五”中央补助投资项目,全国各地档案馆建设如火如荼。可以预见,国家和各地方政府今后还会继续加大对各级档案馆建设的投入。国家的重视和扶持,将大大改善档案馆在馆库建设、设施设备等方面的条件,迅速提升馆藏能力,为馆藏建设提供更宽广的平台和软硬件保障。

 

4.国家档案局第9号令的出台是重要契机

 

2011年11月,国家档案局第9号令公布《各级各类档案馆收集档案范围的规定》(以下简称9号令),明确并拓展了综合档案馆档案收集范围,是各级各类档案馆丰富馆藏资源、优化馆藏结构的指导性、纲领性文件,标志着我国档案资源建设步入了新的发展阶段。

 

方向的把握

 

这里所说的“方向”,是相对9号令中的“范围”而言。如果说“范围”是纲,“方向”就是目,纲举而目张。或者更具体一点说:“范围”是“面”,确保档案收集的广覆盖;“方向”则是“线”,突出馆藏建设的重点和特点。众多的“线”,组成广而厚的立体“面”。本文主要探讨各级各类档案馆馆藏建设的重点和特点,也就是馆藏建设的个性方向:

 

1.为民举政特色

 

馆藏建设坚持“为民举政特色”方向,就是指注重收集和保管一个地方或部门贯彻党的方针政策和国家法律法规,加快经济社会发展的创新之举、独特之举的档案资料。如江西省收集实施鄱阳湖生态经济区建设战略档案,新余市收集创建国家新能源科技城档案,又如某个城市收集保障房建设工程档案,某家企业收集振兴工程档案。这一方向的馆藏建设,档案资料收集要主动而不被动;要有选择而不盲目,要坚持一个时段而不突击一时,从而使收集的档案资料在反映和记录“为民举政”上真实、全面、系统。

 

2.区域文化特色

 

具有文化特色的档案记载和反映地方历史文化和民族风情,也是地方经济与社会发展的写照。如北京胡同民居史料、藏族哈达礼仪档案、江西红歌文化档案、分宜夏布文化档案。开发区域文化特色档案资源,保护和利用好这部分档案,是开发和传承地域文化资源,丰富群众文化生活,加快经济社会发展的需要,无疑是加强馆藏建设,丰富和优化馆藏的重要方面。收集具有区域文化特色的档案,应遵循特色性、真实性和前瞻性原则,采用纸质、声像、实物、数字化多媒体等多种载体,使档案资料图、文、物并茂,充分而且生动展示本区域和本单位的人文历史、民俗民情。

 

3.历史阶段特色

 

自古以来,中国都有重视收集和保管档案的历史传统。收集和保管具有各个不同历史阶段特色的档案资料,是馆藏建设工作的又一重要内容。我们要想方设法寻访、收集和保护历史档案资料,满足人民群众对历史文献典籍的利用需求。我们现在所处的时代,有着鲜明的时代特征,利用今天已经比较成熟和先进的收集和保管手段,我们要力争为后人留下尽可能丰富的档案资料,让他们去还原和评说今天的历史风云,激励新的而又伟大的奋斗进取。

 

4.部门和专业特色

 

国务院批准、国家档案局1992年发布的《全国档案馆设置原则与布局方案》,不但明确了国家档案馆、部门档案馆、专门档案馆和企事业单位档案馆的设置布局原则,而且就各级各类档案馆收集保管档案的范围也作出了原则分工。9号令根据我国经济社会发展的新形势新特点,对档案收集范围作了科学和明细的界定。如果说馆网布局是将全国档案资源划块或分条,那么档案收集范围就是“块”和“条”下的细化。9号令不但细化范围,而且突出国家馆作为国家长久保管档案的基地性质及其主导地位,厘清了部门档案馆、专门档案馆的管理及其档案的最终归属流向,较好解决了档案重复问题,是原有基础上的继承、发扬和提高。

 

按照9号令的规定,部门档案馆收集本部门及其直属单位形成的档案,但其中履行行政管理职能的档案要按有关规定定期向综合馆移交;专门档案馆收集本行政区域某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本;企事业单位档案馆收集本单位及其所属机构形成的档案。这三类馆要把准范围,档案收集工作到位而不越位,更不缺位,形成本部门和专门领域的特色,与综合档案馆一道,建设种类丰富,数量众多(而又不重复),结构合理的全国档案资源体系。

 

途径的探讨

 

途径是完成任务、实现目标的渠道,也是方法。在确定范围,把握方向的前提下,必须走对途径,用对方法,才能更好地完成任务。

 

1.法治途径

 

《中华人民共和国档案法》及其实施办法对档案移交和接收有明确规定,国家档案局第9号令是贯彻执行《档案法》、做好档案收集工作的法规性文件。要依靠法律和行政的力量,通过下发文件,发布公告,组派工作队伍等方式,向各地各有关部门,向社会组织和个人,广泛收集和征集档案资料。同时,要对损毁、遗失和拒不归档的人和事依法查处。分宜县委、县政府于2008年下发文件,派出工作组,依法将各乡镇和县直各单位形成的已保管满5年的档案资料移交于县档案馆,历时6个月,征收进馆3350卷。各地各馆长期以来的实践证明,依靠法治和行政的力量,是做好馆藏建设的主要和有效途径。

 

2.经济途径

 

也就是征购。有些珍稀档案资料,如名人手稿、字画、族谱,社会组织或个人在收集和保管中付出辛劳和经济支出,这些对国家和社会具有保存价值的档案资料,档案馆应依法收集入馆,同时应对有关组织和个人作适当经济补偿。

 

3.专题途径

 

对于建设项目、移民工程和人口普查、创建文明城市等单项而又具体的重要工作或活动,应与有关单位或人员协商,落实专门人员,提前介入,跟踪服务,专题收集,及时形成相对成套的档案资料。

 

4.捐赠途径

 

加强档案法制和社会公德教育,鼓励社会组织和个人向国家捐赠档案资料,允许捐赠者对所捐档案享有优先利用权,并有权提出合理的利用权限。党委、政府或档案部门应向捐赠者颁发捐赠证书,价值较大的捐赠,应该予以适当的表彰奖励。

 

5.代管途径

 

就是档案馆帮助另一方代为保管档案。委托代管的一般是库房或工作人员等方面不具备档案安全长久保管的条件。代管双方应议签协议,明确代管期限和利用权限等事项,有的还应协定代管经济补偿事项。档案馆对代管的档案资料应尽安全保管的责任,但没有所有权,利用权限也只能协商议定。尽管如此,一些馆库容量大、保管条件好的档案馆,代管档案不仅是天职所然,也是丰富馆藏的补充途径。随着全国各地档案馆建设改造的完成,代管档案还是档案部门积极作为、馆尽其用的体现。

 

保障措施

 

朝着馆藏建设的方向,走有效的途径,把9号令规定范围的档案应收尽收,还要有政务环境的保障。

 

1.党委、政府的重视

 

档案收集是一项须长期坚持而且各方面积极配合的法治和行政行为。各级党委、政府要把档案和档案收集工作纳入日常议事日程,纳入绩效考核方案,纳入领导干部抓落实的重要内容,配齐配强档案部门的领导班子和工作力量,帮助解决好政策措施、馆库建设、人员经费等问题,为收集和保管档案创造良好的政务环境。

 

2.社会高度的档案意识

 

通过广播、电视、标语以及公益广告、手机短信等有效方式,学习宣传档案法规尤其9号令,在全社会形成知晓档案、关注档案和参与档案的氛围,自觉收集、移交、保管档案,融合贯彻9号令,做好档案收集工作的社会力量。

 

3.档案干部队伍的高素质

 

馆藏建设的政策法规确定以后,档案干部就是决定因素。建设一支高素质、能力强的档案干部队伍,要分领导班子和全体工作人员两个层次来培养造就。领导班子要加强思想政治建设,要有依法办事,与时俱进,开拓进取的观念,要有上下左右协调各方的能力,要有组织部署和落实到位的操作本领。全体档案人员要通过专题培训、论坛交流等方式,学习领会9号令,提高档案收集和整个档案工作的实践能力。

转自中国档案网


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