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 公告通知
关于报送审批 《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》的通知  
作者:栾川县档案史志局  更新时间:2018/9/28

关于报送审批

《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》的

    

 

立档单位

    按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(以下简称《规定》)第十二条 “各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行”的要求,从2018年起,我各级机关要按国家档案局第8号令的《规定》,重新编制《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》。现将有关事项通知如下:

 一、机关档案分类方案归档范围和保管期限表编制框

    编制机关档案分类方案归档范围和保管期限表必须依据本机关的职能进行编制,各单位档案大体分为文书档案(WS)*、科技档案(KJ)、会计档案(KJ)*、声像档案(SX)*、实物档案(SW)*、专业档案(ZY)、电子档案(DZ)、出版物档案(CB)等。各单位可根据单位档案的实际情况进行编制,有*号标识的为必编制项目,没有的为选择性编制项目。

    二、各门类档案编制原则

     (一)文书档案。文书档案分类方法主要有两种一种是按机构分类,一种是按问题分类。各单位依据本单位的“三定”方案,方案中有科室的按内设机构编制分类方案(参照附件1),没有科室的按问题编制分类方案(参照附件2)。机关事业单位文件材料归档范围可以归纳为四个方面:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料以及下级机关报送的重要文件材料;四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。各单位在梳理时可参考近三年来已整理档案的目录。保管期限参照国家档案局第8号令确定。

   (二)科技档案。科技档案主要分为基建档案(JJ)、产品档案(CP)、科研档案(KY)、设备档案(SB)等。各立档单位根据本单位实际情况,从这四种类型中选择进行编制科技档案的分类方案、归档范围和保管期限表。如果没有科技档案的可不编制。(参照附件3)

(三)会计档案。照中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号会计档案管理办法》和《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》进行编制。(参照附件3)

     (四)声像档案。声像档案主要有照片、录音、录像等类型的档案。大体建设面貌类、人物类、会议类、视察检查类、业务活动类、荣誉类、文体活动类等类别按年度进行分类,归档范围主要是反映本单位建设面貌,本单位的重要人物,本单位召开的各种会议,本单位开展的各项活动等形成的照片、录音、录像资料。保管期限根据重要程度确定。(参照附件3)

     (五)实物档案。实物档案主要有奖牌、奖杯、证书、锦旗、印章、题词等。大体按年度进行分类。归档范围主要是本单位所有的。保管期限根据实物及实物的利用价值自行确定。(参照附件3)

     (六)专业档案。专业档案根据《国家基本专业档案目录》分为人事类、民生类、政务类、经济类、文化类等五大类,其中人事类有12种,民生类有14种,政务类有35种,经济类有30种,文化类有9种,共计100种。各单位可根据《国家基本专业档案目录》(见附件4)确定是否有专业档案,如果有的可参照行业部门要求进行编制。如果没有专业档案的可不编制。

     (七)电子档案。电子档案主要按磁盘、磁带、光盘等分类。归档范围主要是本单位形成的。保管期限可根据里面的内容对照纸制档案进行确定。电子档案原则上从2018年开始都要编制。(参照附件3)

     (八)出版物档案。出版物档案主要有报刊、杂志、图书等,归档范围主要是以本单位自行出版发行的,保管期限按是否有出版号进行划分,有出版号的为永久,没有的为长期。如果没有出版物档案的可不编制。

   三、报送审批单位范围和时间安排

     1. 报送审批单位范围:全各党政机关、人民团体(以下统称机关)、企事业一级单位。二级单位参照执行。

     2.送审时间:根据送审时间安排表送审(见附件5)。

   四、送审内容和程序

    (一)送审内容

   1.《关于上报审批<机关档案分类方案、归档范围和保管期限表>的报告》(见附件6)

   2.编制的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》审批表  。

   (见附件1、2、3

   3.单位“三定”方案复印件。

  (二)送审程序

     立档单位编制的《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》,须经档案史志局预审,同意后上报审批报告,填写审批表,档案史志局审查批准下达批复后方可执行。

   五、有关要求

     编制《机关档案分类方案、归档范围和保管期限表》,既关系到本机关工作效率和利益,又关系国家和公众利益,各立档单位应高度重视,组织力量,认真做好此项工作。各单位要切实根据自己的工作实际,制定适用于本单位的《档案分类方案、归档范围和保管期限表》,按时按要求报送档案史志局审批。

   联系人:贺项项  联系电话:6682243715838507166                          

  

附件:1.按机构分类法编制的文书档案分类方案、归档范围和保管期限表审批表 (范本)

       2.按问题分类法编制的文书档案分类方案、归档范围和保管期限表(范本)

       3.其他门类档案分类方案、归档范围和保管期限表(范本)

       4.《国家基本专业档案目录》

       5.报送审批单位时间安排表

       6.《关于上报审批<机关档案分类方案、归档范围和保管期限表>的报告》(范本)

   

 

 

                                                                                栾川县档案史志

                                                                                2018年926

 


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