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新环境下电子文件管理新要求及新政策(一)
更新时间:2019/1/3

新经济环境对电子档案管理的新要求 

    近年来,随着经济发展和信息技术的广泛应用,电子商务的发展如日中天。纵观电子商务的全流程,从进货、存储、配货到发货均已实现信息化,唯独会计档案始终没有进入信息高速路,在某种程度上制约了电子商务的发展。

    在财务会计领域,以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案呈几何级数增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式,财务会计工作由分散走向集中,以前分散的会计档案全部集中至区域中心,因此,财务共享中心的纸质档案管理不堪重负。尽管大多数企业均实行了会计核算电子化,但由于原《会计档案管理办法》第十二条规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。这一硬性规定给企业带来巨大的成本负担。在此背景下,财政部于2013年12月6日出台了《企业会计信息化工作规范》,其中第四十条规定,企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料,同时满足一定条件的,可以不输出纸质资料;第四十一条也规定,企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料,同时满足一定条件的,可以不输出纸质资料。

    《企业会计信息化工作规范》出台后,会计电子文件大量产生,给归档带来巨大压力。如何保证电子文件规范管理,使之具有纸质档案的属性,是一个亟须解决的问题。

    2012年2月6日,国家发展改革委联合财政部、农业部、商务部、人民银行、海关总署、税务总局、工商总局、质检总局、林业局、旅游局、邮政局等部门下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》,其中第二条专门提出“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门,组织开展会计档案电子化管理试点工作,修订完善《会计档案管理办法》,研究完善会计电子档案管理制度,推进会计电子档案在电子商务领域中的应用,充分发挥会计电子档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用,推动电子商务领域会计信息化,提高会计信息质量”。

    2015年5月4日,国务院下发《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》,专门要求税务总局、财政部、国家档案局、国家标准委等部门“逐步推行电子发票和电子会计档案,完善相关技术标准和规章制度”。

作者:蔡盈芳

    原载于《中国档案报》2017年6月26日 总第3084期 第三版



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