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将文件管理整合到业务流程之中的实践(三)
更新时间:2019/1/3

理解、对话、合作 

    面对如此复杂的构成,文件管理工作者应该如何与他人建立对话并展开合作呢?文件管理者需要采取一些最基本的措施。首先,要培养一种新的思考和学习方式。过去,我们往往从文件视角看业务流程,现在我们应学会为从业务流程视角来看文件;同时,我们要理解在业务流程中文件和文件管理的作用。如果我们想要与机构中其他人员进行有效的交流合作,需要了解文件管理对机构业务的价值,熟悉机构中的业务流程,知道它们是如何被规划、设计、执行和管理的。此外,我们还需要了解系统的作用以及广义上的业务环境。

    在对文件管理的业务价值和机构业务流程的理解基础之上,我们应该走出去,与业务系统的构建者、业务流程和工作流的设计者、负责业务的经理、机构高层管理者等关键人员开展对话。通过对话,与他们确认文件的业务价值,建立业务驱动的文件管理共识,并探讨将文件管理与业务流程或业务本身进行整合的战略。由于业务流程繁多且涉及大量人员,建议先去关注那些质量和完整性会受文件生成和管理方式影响的业务流程,与这些业务流程的管理人员展开对话,再将从中获取的经验应用于其他业务流程。通过这种对话,文件管理工作者们可以与上述关键人员形成良性互动,建立正式的合作关系,聚焦机构业务流程中面临的文件问题,并为共同制定策略打下基础。

    总之,为了推动文件管理与业务流程的整合,促进文件管理工作者发起对话的能力,我们应该换个角度看待业务流程与文件管理之间的关系;理解业务流程的概念以及与文件的关系、业务流程和文件管理的业务环境;学会识别、理解业务流程管理中的关键人员,并与他们沟通。最终,我们要与业务流程的关键参与者建立合作关系,协作促进文件管理和业务流程的整合,这个过程说易行难,需要不断探索。

   

作者:约翰·麦当劳

 范冠艳 编译

    (作者系国际信息管理领域的知名咨询专家和教育家,曾任国际档案理事会电子文件委员会主席,加拿大联邦政府信息管理论坛创始人、主席)

    原载于《中国档案报》2017年7月17日 总第3093期 第三版


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