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将文件管理整合到业务流程之中的实践(二)
更新时间:2019/1/3

业务流程及文件管理参与 

    那么,业务流程是什么?文件管理应如何参与其中呢?我想用一个申请政府用地管道建设许可证的实例来解释什么是业务流程。

    首先,政府接收由公司提出的申请。在该步骤生成的文件包括电子邮件及其他重要记录,比如申请接收通知。随后政府审理申请资料,若完整齐全则给予回复,确认该申请成立,在这一步骤会产生邮件、报告、正式记录等文件。上述文件可以是纸质的,也可以是数字形式的。接下来,由于管道建设牵涉到多方利益,政府需要多方咨询并调研管道建设可能带来的环境、经济和社会影响,该阶段会产生多个咨询调研类的子流程,并生成大量文件,例如邮件、调研报告、数据集、在线咨询产生的微博和推特等。基于上述咨询、调研以及政府和管道公司的谈判,接收申请的政府部门会向其上级管理部门提交报告,就该管道建设提供建议。此外,考虑到管道工程的规模、成本和复杂性,还可能会有额外的谈判,同样会产生大量的邮件和会议文件,直到各方达成最终协议。此时,政府才会正式批准申请并发出通知,告知管道公司该工程可以继续。但是,流程到此还并未结束。接下来,还可能会有对该管道工程的评估、审计以及对建设全程的审查。从上述分析可以看出,在管道建设许可证审批的整个业务流程中,有大量文件生成且种类多样。

    这一实例分析中使用的业务流程驱动法是系统设计者常用的方法。虽然看起来复杂,但是正是通过这一方法,能够将文件置于其生成环境中,置于其所支持的业务之中,并通过业务流程指导特定步骤生成的各种文件的收集;通过分析业务流程中的步骤及其与机构职能的关系,对文件进行价值鉴定。对文件价值的分析会影响文件所匹配的元数据数量,元数据又能体现文件的性质和语境,从而决定文件生命周期管理中需采取的处理步骤。

    但是,文件管理该如何参与业务流程之中呢?我们可以从业务系统建设入手。系统是为达到一个或多个目标而采用的程序、技术和人的组合。系统有自己的生命周期,包括启动规划、设计、执行、维护与测试、持续审查并根据情况修改或重新建立新的系统。结合业务系统的生命周期,就能够解释在既定的流程中文件在何处生成,在系统发展生命周期的各个阶段该如何被管理,并不仅限于单个系统的功能需求阶段(这一阶段通常是各种数字文件管理标准和指南所强调的)。

    然而,文件的参与还不止于此。现实中,业务流程和系统都不是孤立存在的,不同的业务流程和系统之间往往存在交互。例如:当某个雇员的安全级别改变时,人力资源系统与运作系统间就会产生交互。从更广层面来讲,所有业务流程和系统都是由机构层面的管理和责任框架所支撑的。在政府中,这个框架是由法律和法规搭建起来的,通常包括政策、标准和其他工具,是统一、标准且适用整个机构的管理方法的体现。机构的文件管理也是这一框架中的一部分,这也是统筹机构文件的管理办公室或者管理中心(在北美地区专门负责整个机构的文件管理的机构)存在的原因。在业务流程层面参与管理文件的工作者应学会向机构文件管理办公室(中心)主动寻求支持或指导。

    我们需要认识到以上所有的流程、系统和框架都是由不同背景的各方人员组成的,包括文件管理工作者和文件管理的负责人、业务流程设计者、业务流程构建者、业务系统构建者,以及机构政策和标准的制定者。这一群专业人员需要聚集在一起,共同实现文件管理与业务流程的整合。

作者:约翰·麦当劳

    范冠艳 编译

    (作者系国际信息管理领域的知名咨询专家和教育家,曾任国际档案理事会电子文件委员会主席,加拿大联邦政府信息管理论坛创始人、主席)

    原载于《中国档案报》2017年7月17日 总第3093期 第三版


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