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将文件管理整合到业务流程之中的实践(一)
更新时间:2019/1/3

 多年来,文件管理工作者一直强调将文件管理整合到业务流程的设计之中,但这说起来容易,真正实现起来却存在诸多困难。文件管理工作者并不擅长与设计、管理和具体业务执行人员进行交流。我认为,文件管理工作者需要承认我们不能、也不应该独立完成文件管理与业务流程的整合,应该与那些能协助我们共同实现这一目标的人们展开合作,互通有无。

    在探讨如何提高文件管理工作者发起对话的能力,从而与业务流程建设者进行合作之前,我们首先要思考3个问题:文件管理工作者能够带来什么?业务流程的概念是什么,文件又应如何参与?文件管理工作者应如何理解业务流程,并与该领域的工作者展开对话进行合作?

文件管理工作者的能力 

    文件管理工作者需要从根本上了解文件。文件能够为决策和行为提供证据、为有价值的数据和信息提供可靠来源;能够支持决策、协助实现个人权利和权益;能够通过国家或地方档案馆的保存和获取服务,促成机构记忆甚至更广层面的社会记忆的构建。为达成上述目的,要保障文件的真实、可靠和完整。此外,理解文件还必须要有足够的语境信息,以及汇合各构成部分的结构信息。在长期保存中,文件还应能够被出具或者能够以特定方式呈现;可以支持特定功能,能够被重新处理以服务于其生成之外的目的。理解文件的“生命周期”——从文件生成、组织、利用、留存、保管直至终置(文件被删除、销毁或移交至档案馆保管)的含义。在文件生成机构或者整个社会层面,都有与文件管理直接或间接相关的法律和政策、标准和实践案例、管理系统和技术。我们还有先进的管理和教育机构为文件管理工作提供指导,培养人才。

    这些都是文件管理工作者独有的优势。当我们与其他行业人员展开对话时,我们应该充满自信,因为我们知道我们能够有所贡献,能够协助解决机构在文件生成、组织、使用、留存和保管,以及开发利用中面临的各种挑战。我们应找准自身位置,认识到将文件和文件管理整合于机构业务流程之中的重要性。

作者:约翰·麦当劳

 范冠艳 编译

    (作者系国际信息管理领域的知名咨询专家和教育家,曾任国际档案理事会电子文件委员会主席,加拿大联邦政府信息管理论坛创始人、主席)

    原载于《中国档案报》2017年7月17日 总第3093期 第三版


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