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我国档案异地备份问题分析和对策研究
作者:天津市档案局 荣 华  来源:企业档案与我知识管理研究中心网  更新时间:2018/12/21

我国档案异地备份问题分析和对策研究 


天津市档案局 荣 华


    由于档案具有不可再生性的特点,保证档案在任何情况下都处于安全的状态是重中之重。重要档案异地备份是档案部门有效应对突发事件和自然灾害的积极举措,是信息化社会对档案工作的新要求。
    一、建立档案异地备份的必要性
    1、信息化社会对档案工作提出的新要求
    随着我国信息化的普及和政府电子政务的开展,档案部门接收的电子文件以及纸质档案、音像档案等数字化后的数据呈几何级增长,这些数据资源是国家宝贵的档案财富。海量电子档案数据的安全存储已成为档案馆目前必须面临的挑战,许多人为与自然因素都有可能损坏数据,绝大多数档案数据损失后是不可重建或重建后其凭证效力会消失或削弱的,其损失是无法估价的。为了避免电子档案数据的失真与损毁,确保档案信息的真实性、完整性与可用性,开展异地备份工作是积极应对数字时代档案信息安全挑战的一种有效方法。
    2、汶川特大地震给档案保管安全敲响了警钟。
    四川汶川大地震不仅夺去了数万人生命,摧毁了无数房屋财产,也严重地破坏和威胁着灾区的档案。据报道,灾区许多档案库房倒塌,大批档案被掩埋、浸湿,大量电子文件被毁。北川县档案馆1000平米在地震中垮塌,全部档案(约8.5万卷)被楼房废墟和后山泥石掩埋。广元市档案馆库房顶部垮塌,消防供水管道破裂, 5万余卷档案被水浸湿。剑阁县档案馆3万余卷档案被水浸湿。绵阳市全市13076平米的档案馆舍中受损7204平米,874168卷档案中受损和处于危房中的有259443卷,离震中较远的成都市约10万卷档案处于危房中,约1560卷档案被雨水浸湿。
    “5·12”汶川特大地震给珍贵档案资料造成的无法挽回的损毁给档案保管安全敲响了警钟,给我们档案安全的启示是:自然灾害、人为灾害,甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素,灾害一旦发生,本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失,因此,为了降低危害档案安全的各种灾害风险,必然要对重要档案进行异地备份。
    3、国家有关法规规范对档案备份提出了要求
    《电子文件管理暂行办法》第二十条第四款要求电子文件应当实行备份制度。 国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》第十七条要求:“归档的电子公文,应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套异地保管,一套提供利用。”
    国家标准《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求:“把带有归档标识的电子文件集中,拷贝到耐久性的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,第3套异地保存。”国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出:“归档的电子文件至少要一式二套,一套封存保管,一套供查阅利用。必要时,复制第三套,异地保存。”这些规定是对异地备份保存必要性的肯定,也为异地备份保存提供了法规依据。
    中办国办在《2006-2020国家信息化发展战略》中明确提出建设国家信息安全保障体系,要“全面加强国家信息安全保障体系建设。坚持积极防御、综合防范,探索和把握信息化与信息安全的内在规律,主动应对信息安全挑战,实现信息化与信息安全协调发展。”要“从实际出发,促进资源共享,重视灾难备份建设,增强信息基础设施和重要信息系统的抗毁能力和灾难恢复能力。”
    4、国家档案局推出了重要档案异地备份制度
    2009年10月30日在上海召开的全国档案馆工作会议指出,为确保国家档案安全,各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式,对本级重要档案及电子文件实行异地备份,对重要的电子文件还要实行异质备份,确保电子文件的长期可读,确保档案信息资源的绝对安全。国家档案局局长杨冬权在会议上指出:“在危害档案安全的突发社会事件和自然灾害频发的今天,我们必须强化风险防范意识,提高灾害应对能力,采用新的手段,重新实施重要档案异地备份制度,在不同的地方存放重要档案的重份或缩微品、光盘等复制品。”“省以上档案馆凡有后库的都应恢复使用,存放档案副本;没有后库的,应与其他省档案馆互在本馆为对方建立备份档案库房,互为对方存放备份档案。”
    2009年、2010年的全国档案局馆长会议上和全国档案安全工作会议上,以及杨冬权局长提出”安全第一”战略中, 都强调档案安全备份工作的重要性.
    二、档案异地备份工作的主要实践方式
    对于档案异地备份的形式,可以归纳为以下四种:第一,馆际相互备份。这也是预防灾害的最好办法。第二,利用网络技术建立“异地容灾备份系统”,这样可以实现实时备份、互为备份,在紧急情况下可保证正常档案信息服务。第三,采用前馆后库的形式备份。第四,利用移动存储技术进行离线或在线备份,这种方法投入不多,简便易行,且机动灵活,方便突发情况下的转移。
    1、后库备份:
    我国从古到今,都对重要档案实行多套异地备份,建立后库是其中的一种重要方法,如清代皇家档案就在沈阳建立后库备份。我国许多档案馆在上世纪60年代都为备战而建立了后库。有些省市,如陕西、河北等省档案馆正在积极利用后库改建新建档案备份基地。2010年5月,甘肃省档案馆在榆中县银山乡开工建设3781平方米的档案异地备份库。
    辽宁省档案局(馆)提出2008年8月申请,2009年开工建设建立辽宁省电子档案异地容灾备份中心,地点在省档案馆后库,和省馆相距300公里,投资600余万,建立满足电子数据容灾备份国家标准、面积1500平米的全省电子档案容灾备份中心,实现辽宁省档案馆和辽宁省内各市县三级档案数据的远程异地容灾备份与恢复功能。2010年10月15日,国家档案局在辽宁召开全国档案馆电子文件(档案)备份中心建设现场会推广辽宁做法。
    2、区域集中备份
    学习与借鉴其他大型系统的容灾备份方式,建立区域的电子档案数据的集中备份中心,如2004年,淄博市数字档案馆暨电子公文专网传输异地备份工作站开通。2006年10月,陕西省电子文件备份中心建立,目的是为了保持完整、安全、可靠的信息管理中枢。”山东省首家数字档案异地备份中心——泰安市数字档案异地备份中心在宁阳举行开通仪式。绍兴市档案局与中国电信合作,通过电信IDC机房托管服务器、存储设备和VNP光纤线路,于2009年正式启动档案馆数据异地备份容灾系统。安徽省、江西省等地建立电子文件中心,也起到区域的异地备份作用。
    2009年12月,浙江省省委办公厅、省政府办公厅联合印发了《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》,要求全省县级以上档案行政管理部门对区域内具有重要保存价值的档案与电子文件进行登记,并由同级国家综合档案馆对经过登记的电子文件进行备份,对纸质和其他载体的档案进行数字化全息复制并备份。截止2011年5月,浙江省档案局已共接收电子公文和数字化成果备份光盘1522张、数据量约为3.76T;已在线或离线接收社保、公积金、民政优抚、土地审批等10个单位的14种电子业务数据共803084MB,接收省妇保医院首批病历档案备份光盘350多张。浙江省已有30多个市县建立了档案与电子文件登记备份中心或增加了内设机构,在省级层面,2010年已经基本完成了电子公文归档和室藏传统档案数字化、登记备份工作,并同时开展了医院病历档案、民营企业知识产权档案登记备份试点。2010年全省各地对1482个机关、119个重点建设项目、51个企业的档案与电子文件进行了登记备份,备份数据总量约为31T。
    3、馆际备份
    馆际互备是电子资源离线异地备份的成本低、方便操作的一种方式。2009年4月3日,天津开发区档案馆将第一批重要档案数据——71张光盘共计300GB的档案信息异地备份到天津市档案馆,最大限度地保证了档案信息的安全。
    自2009年10月30日全国档案馆工作会议提出建立副省级档案馆重要档案互备制度以来,北京市档案馆和陕西省档案馆、上海市档案馆与重庆市档案馆、天津市档案馆和广州市国家档案馆、辽宁省档案馆与广西壮族自治区档案馆、湖北省档案馆和青海省档案馆、海南省档案馆与江西省档案馆、贵州省档案馆与云南省档案馆、内蒙古档案馆和吉林省档案馆、哈尔滨市档案馆与南京市档案馆、贵阳市档案局与长沙市档案局、太原市档案馆与郑州市档案馆、乌鲁木齐市档案局(馆)与扬州市档案局(馆)等档案馆互结对子互为对方的备份基地。
    截至2010年3月,全国副省级市以上国家档案馆的异地备份结对工作已全面完成,47家档案馆全部结为对子,馆际互备工作全面启动,为国家重要档案信息资源的安全提供了重要保障。
    三、当前档案异地备份工作存在的主要问题
    国家档案局在最近的几次会议上都强调做好重要档案异地备份的重要性,各地也积极响应认真落实档案异地备份制度,也取得一定的成绩,但存在着以下问题:
    1、对重要档案异地备份工作的重要性认识不足,存在着侥幸心理。由于做异地备份需要对重要档案进行同质的仿真复制或异质的数字化扫描加工或缩微处理,涉及档案管理的各项基础工作,投入人员多、工作量大、所需资金多,再加上本地的突发性,地域性灾难发生的频率不高,许多单位认为做档案的备份就像买保险那样,它们也许永远不会用到,因此不愿意在上面花费太多的精力和金钱,另一方面,因担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失,造成说的重要,干着次要,工作推着走,应付了事。
    2、缺乏顶层设计和统一规划。目前对备份工作仅要求全国副省级市以上国家综合档案馆自愿结对并提出在2012年前完成互备的时间要求,提倡地级、县级档案馆也这样做,对重要档案实行异地备份。但对异地备份没有全局考虑,对副省级以下各级综合档案馆、各专业档案馆、各部门档案馆的异地备份如何处理?何时完成?因国家层面整体设计、统一规划、战略部署与方法指导的缺失,导致我国异地备份工作没有全面展开、整体水平较低,存在着随意性强、业务不规范、标准不统一等问题,如仅目前各地签订的档案异地备份协议名称就有《档案异地备份协议》、《档案数据备份异地保管协议》、《重要档案异地备份工作协议》、《重要档案数据异地备份协议》、《档案数据异地备份协议》等五六种之多。
    3、无法保证异地备份选择保存地址符合规范要求。重要档案异地备份首先要解决异地问题,虽然《档案馆防灾减灾规范》明确要求:为确保档案安全,档案备份基地的选择要求两地相距300公里以上,且不在同一流域或同一地震带上,对于电子档案备份还应不在同一电网。目前,重要档案异地备份工作是选择自愿的基础上结对,虽然调动各地的积极性,但无法保证备份基地选择符合规范要求,因现在好多档案馆并不完全是按档案馆建筑设计规范建设的,即使是所谓的标准档案馆,在大洪水、大地震,以及这些自然灾害所衍生的次生灾害,如断电情况下的火灾、海啸、泥石流、有害气体污染等,能不能防住还是个未知数。
    4、重要档案异地备份工作缺乏具体要求。异地备份工作的对象是重要档案,但重要档案的界定应没有统一标准,造成不清楚哪些重要档案需要采用异地备份?目前开展的异地备份工作,基本是电子档案数据的备份,是否需要进行同质的异地备份,还是只进行异质的异地备份?异地备份工作的主要有哪些内容?需要建立哪些规章制度?备份基地应要具备有什么样的软硬件条件?应当符合哪些标准规范?负有哪些责任?随着档案异地备份工作的逐步深入和时间的推移,档案异地备份后的后期管理问题也将逐步呈现出来。如,对备份档案的转存、平时的抽样机读检测该由谁做,大量的管理成本该由谁支付等问题。
    5、对异地重要档案涉及的存储方式、相关技术和设备以及日后管理研究不够,存在较大安全隐患。目前电子档案备份设备、数据的安全检查工作基本上规定是由甲方负责,在大数据量的情况下如何对存在异地(乙方)的电子档案数据进行安全检查?异地备份常用介质有光盘、移动硬盘、硬盘、磁带和磁盘阵列等,对于大容量档案数据存在的数据迁移时间长、数量大、运输困难等安全隐患,如10TB的档案数据,完整拷贝一次大约需30天左右。
    6、缺乏异地备份长效的工作机制。重要档案异地备份是项长期工作,档案的异地备份及其备份后的管理都需要大量的人力、物力、财力的投入,资金如何保证、馆际之间协调机制如何建立,异地备份工作和档案的全文数字化工作如何联动。
    四、档案异地备份工作对策建议
    1、 展开重要档案异地备份顶层设计,重要档案异地备份是事关档案长期保存和安全的大事,应有长期规划通盘考虑,建立全国异地备份的总体框架,构建全方位的实施方略、确定发展方向、基本格局和推进步骤。要处理好重要档案异地备份和电子政务电子商务容灾备份的关系,应与相关部门联合合制定下发档案异地备份制度的文件,使不同地区档案馆之间的异地备份工作有章可循,有据可依。
    2、加强我国档案异地备份基地选址指导。水灾、火灾、地震等自然灾害或人为灾害,这些都是档案安全保护的大敌,灾难来时或许无法预测,但防范措施一定要提前准备。而“异地备份”的“异地”应该得到足够的重视,这个“异地”究竟该如何确定必须有一个原则,这是异地备份工作成败的关键。如果这个“异地”选择的不当,那等于没有备份,容灾能力几乎为零!应加强对我国水灾、地震、海啸、泥石流等自然灾害的调查,指导档案备份基地的选址符合“两地相距300公里以上,且不在同一流域或同一地震带上” 要求。另外,要关注异地备份库房的位置选择,最好选在当地历年最大洪水警戒线之上。选好备份地,建好备份档案库是个非常重要的问题,一定要高度关注。另外异地备份需配备专门的设备,比如防磁柜、恒温设备、防盗设备等必要的设施。
    3、高度关注档案异地备份的载体选择。目前,档案备份的载体主要有光盘、磁带、磁盘、缩微胶片等。目前光盘市场比较混杂,一般光盘质量无法保证,备份的光盘应采用一次写光盘并符合国家标准的档案级光盘,但光盘存储容量较小,另需要专用光盘检查仪定期检测。磁盘具有存储量大、读取速度快等特点,它能满足动态的增量备份需求,是在线备份的主要载体,也被广泛用于的异地备份载体,但无法保证不可删改,安全性不高;磁带是离线备份的重要载体,也是异地备份的常用载体,但为防磁带粘连,需要经常到带,工作量较大。缩微胶片具有很好的安全性,能满足确保档案信息长久保存的需求,是运用较多的备份载体,但是由于缩微胶片成本较高、查看不方便,因此,它主要用来备份对安全性要求高但现阶段利用率不高的重要档案。
    4、加大档案备份技术的研究。备份技术需要不断研发,要用较少的载体来备份大量的档案信息,用生命周期长的载体来保证备份体的可读性和可利用性,用技术手段来进行备份工作的日常维护。目前国际上出现的另外一种档案存储备份技术值得关注,如日立公司推出的“日立内容归档平台”,它的特点是存储容量大,采用一系列安全手段保证存入数据不可更改,设备昂贵。“能够在审计时确保的完整、能够控制数据保留和更新的管理策略,以及在需要时能够进行搜索和检索。”我国也开展档案备份技术的研究,如天津市档案局和北京八九数码有限公司研究成功一套档案异地备份系统,实现存储容量大、存入数据不可更改、系统自动分级检查、携带安全方便等功能,档案备份的可靠性(3年内没有任何数据损失的可能性)由每块磁盘的98%、4块磁盘的92.2%上升到99.7%,效果良好。
    “异地备份”,需要把重要档案资料实行多套备用制,多库保存,也可备份计算机数据分地保存,对珍贵档案进行缩微复制分地保存。
    5、加强对需异地备份的重要档案内容的研究。各个档案馆实施异地备份的档案应该包括三类:首先是本馆拥有的具有永久保存价值而且能够突出本馆特色的馆藏档案;其次是涉及民生的档案资源,如婚姻、房地产、医疗卫生、养老保险等重要民生档案馆;再次是征集到本地重要的名人档案。在对重要档案进行异质备份的同时,还可以考虑对本馆特藏库所保存的重要档案进行仿真并异地备份,最大限度保护本馆馆藏档案特色。
    6、建立档案异地备份长效机制。 对重要档案进行异地备份应当作为一项重大战略进行实施,应当将档案异地备份工作放在一个地方文化遗产的传承和有效保护的高度来考虑。涉及对重要档案的甄别,对纸质档案、重要的音频视频档案进行全文数字化,还需要对正在生成的电子文件进行指导接收,档案异地备份工作的后期管理问题,都需要提前进行研究和约定,需要社会各界积极参与,需要建立一套长效机制来解决涉及的资金、人员和组织等问题。另外,需要备份档案资料很重要,而在这些重要档案文件中,或多或少会涉及到国家权益文件,还会涉及到一些商业秘密,这些档案文件有的不宜公开或没到解密时间,如果在异地备份的过程中,出现了泄密造成了不可逆转的损失怎么办?这些都需要有应急方案。当前档案异地备份的初级阶段,档案局馆靠节俭有限的经费来开展这项工作,还能将就维持。随着工作的逐步深入和时间的推移,大量的工作和管理成本将凸现出来,严重制约这项工作的开展。应尽早着手,争取国家财政资金的支持。
    档案作为人类社会活动的原始记录,是一个国家重要的文化财富,是一个民族重要的历史记忆。我们应从保护与传承历史文化的高度,要本着为历史负责、对人民负责的态度,确保重要档案“形成一批、鉴定一批、备份一批”,确实做好重要档案的异地备份工作。


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