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 档案征集
关于当前档案征集工作的几点思考
来源:档案信息网  更新时间:2018/9/21

 档案资源是档案工作赖以存在和发展的重要基础,档案征集在档案资源建设中具有不可替代的作用。近年来,我市各级档案馆加大了征集工作步伐,采取多种方式,征集到了不少珍贵档案资料,同时也遇到了不少问题:经费缺乏、专门征集人员少、对征集工作的重视程度不够、工作不够主动、信息来源少等等,这些都成为制约征集工作开展的瓶颈问题。笔者近年来一直从事档案征集工作,在遇到问题、克服困难的同时,也作了一些思考。下面就当前形势下如何做好档案征集工作谈几点想法:


1.争取领导重视与支持


    长期以来,由于历史和传统的原因,领导重视与否对档案工作起着至关重要的影响,而突出的工作表现和业绩,是争取领导重视和支持的基础。有为才有位,档案工作人员要以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。一方面档案部门要发挥自身优势,立足档案特色,充分利用馆藏档案资料,积极参与、承办当地党委、政府开展的重点宣传活动,要抓住社会热点,采用举办展览、制作专题电视片、出版各类专辑等形式主动提供服务,让领导对我们的工作有所见、有所闻。另一方面,也要向领导客观报忧争取领导解忧。要抓住各种机会向领导汇报工作情况,讲成绩,也要适时向领导客观地汇报工作中存在的困难,与兄弟省市同行的差距,不掩盖问题,让领导了解掌握真实的情况,争取领导的支持,也有助于领导作出正确的决策,促进我们工作的开展。


2.争取相应的经费投入


    从这几年的征集工作情况来看,征集工作难以有效开展与征集经费的缺乏有很大的关系,征集经费的投入与产出是成正比的,在当前形势下,要想无偿征集珍贵档案资料越来越难,这与当前社会上收藏意识与文物意识的增强有很大关系,有些民间个人收藏爱好者不惜重金购买自己喜爱之物,还有一些专门从事旧物收集转卖的生意人、文物贩子,他们的触角越升越长,有不少珍贵档案落入他们囊中,这些都抬高了珍贵档案的价格,增加了征集工作的难度。因此档案部门应争取更多地经费投入,用于购买、复制特别希有珍贵档案,适当奖励那些将珍贵档案资料捐献给档案馆的捐赠者。


3.主动出击不坐等


    征集工作要改变坐等上门的习惯,档案征集人员要主动出击,积极寻找征集线索,发线线索要深入挖掘,往往会有所收获。


3.1征集工作人员要做“有心人”,要善于从日常生活工作所见所闻中捕捉征集对象的蛛丝马迹。笔者亲历有时从亲朋好友无心的交谈、新闻媒体的报道、网络论坛的言论中经常能发现散存在民间和个人手中的档案资料的有关信息,主动问一问、查一查,往往能征集到所需档案资料。


3.2利用媒体、网络等工具加强宣传,进一步增强民众主动交档案意识。虽然近几年社会档案意识有所提高,但还有不少民众对档案了解不多,手中存有珍贵档案资料也不知是“宝”,往往不当回事,未予重视,也不知可以交给档案馆保存,还有不少人对档案馆的保管措施、保管条件认识不足,缺乏信任,宁可自己保管也不愿交档案馆保管。因而,档案部门还是要加大宣传,利用各种机会,在报纸、广播、网络等大众传媒上,采用多种形式,通俗易懂地向民众讲解档案知识、档案馆的需求、展示保管条件、说明奖励措施等,让更多的人手中有档案会马上想到档案馆。


3.3加强与有关单位、个人的联络,开拓视野、互通信息。档案征集工作离不开社会各界的支持,征集工作人员要经常与各有关单位沟通,了解情况,寻求帮助,互通有无;要加强与社会有识之士的联系,请他们做我们的“眼睛”,为我们牵线搭桥;要与民间收藏爱好者保持联络,互通信息,了解行情,也可以学习他们好的经验和做法。


3.4档案征集工作要有计划有重点分步骤实施。征集工作有时候千头万绪,对送上门的档案可以随时接收,对散存在外的档案征集要有计划有重点。档案馆根据实际工作需要或经费情况等,可在每个时间阶段确定一个或几个内容进行重点征集,这样征集主题明确,采取措施得当,效果往往更明显。


3.5档案征集要与档案编研、展览有机结合。档案征集、展览和编研工作是一个密不可分、有机结合的整体,通过征集,收集展览所需的资料、图片,通过编研,将这些资料、图片有机结合出版成书,好的编研成果又能促进征集工作的开展,三者结合起来往往起到事半功倍的效果。在实际工作中,我们应抓住社会热点、重要纪念日宣传活动等契机,有主题地开展档案征集工作,并与有关展览、编研等工作联动,以征集促编研,以展览带征集,三项工作相互促进,见效快,宣传效果好。


3.6进一步拓宽档案征集渠道。由于种种原因,我市档案馆馆藏建国之前档案数量很少,城市早期历史存在空白。要弥补这些空白,就要进一步拓宽征集渠道,不仅把眼光放在市内、国内,还应把眼光放到境外,由于历史原因,我国有大量历史档案流失境外,随着网络发展、信息通畅,我们发现很多国外图书馆、档案馆存有我们所需的档案资料,所以档案馆应利用政府、民间等渠道积极开展境外征集,填补历史空白,丰富馆藏。


4.建立一支征集队伍


    档案馆应借用各种力量,建立一支叫得应,拿得起,干得好的征集队伍。这支队伍应包括:专业档案征集工作人员、业余档案征集人员和有关专家。


    档案馆应配备专门从事征集工作的人员,这是不容置疑的。从目前工作情况来看,档案馆还应配备专门人员从事重大活动、重点工程、城市面貌方面的摄影、录像工作,可以解决照片等的版权问题;也可以与专业摄影师或社会摄影爱好者建立联系,通过举办活动或提供经费的方式征集摄影、录像资料,但应就有关事宜签订协议,避免纠纷。


    档案馆应当广泛依靠社会力量,聘请热心档案资料征集工作的社会各界人士组成一支覆盖面广、素质较好、富有活力的业余征集员队伍,为征集工作提供线索,出谋划策,或提供各方面支持。

    档案馆还应储备一个专家库,为征集档案提供价值鉴定、真伪鉴定等帮助。


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