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档案部门如何编制电子文件功能需求
更新时间:2019/3/13



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随着电子文件大量产生,如何妥善积累、保管,如何规范电子文件的归档与管理,已经成为档案部门亟待解决的问题。解决问题的关键,就是要从电子文件产生的源头抓起,即从系统设计之初就要充分考虑电子文件的管理,并将相应的要求落实到系统中。所以,档案部门不但要明晰应提出哪些具体要求,更要知晓如何从宏观的角度来把握这些要求。

 

系统在电子文件管理方面存在的问题

 

在办公自动化快速发展的同时,电子文件管理工作却相对滞后,表现在系统建设时没有统筹考虑电子文件的归档和管理,不具备电子文件管理功能,导致电子文件管理不能和系统建设同步发展。例如,在开发办公自动化系统时只注重文件运转过程,未考虑到办理完毕后的电子文件归档问题,使其在网络中处于失控状态,没有达到文档一体化管理要求;有的单位在系统建设时虽然考虑了电子文件管理,但由于需求不够完整、规范,想到什么提什么,重文件流转环节,轻归档与管理环节,缺乏对电子文件生命周期整个过程的全面监控,致使电子文件管理达不到规范、科学的要求,电子文件真实、完整、有效性不能得到充分保证。

 

    办公自动化系统是实现单位内部各级部门之间以及内外部之间办公信息的收集与处理、流动与共享、实现科学决策的信息系统。办公自动化系统的设计开发不仅要考虑文件流转,还要考虑文件归档与管理,要做到统筹规划,统一研发。编制电子文件管理功能需求时,只有既注重电子文件的起草、审核、校对、签发等环节,又注重其归档与管理的需求,办公自动化系统才能符合文件处理全过程的要求,才能使电子文件更加完整规范。

 

从电子文件管理者角度编制功能需求

 

档案部门在提出功能需求时会面临一些困难。一是对提出电子文件管理需求比较茫然,不知从什么角度入手;二是提出的需求只考虑了电子文件归档后档案管理的需要,而没有综合考虑对电子文件的前端控制;三是提出需求时犹疑不定,经常有较大的改动,而且使用较多的档案专业术语,导致信息管理部门和开发人员不能正确理解档案部门的意图。

 

笔者认为,档案部门在编制功能需求时应注意把握两点:

 

第一,功能需求的描述要从档案管理者的角度出发,而非软件设计人员的角度。电子文件管理要在电子文件生命周期内展开,即在电子文件生命周期的设计、形成和使用维护三个阶段都要对电子文件形成控制。因此,编制功能需求要考虑到电子文件的形成、积累、归档、保存、利用和维护各个环节,而不仅仅是对档案管理子系统的描述,要实现对电子文件——电子档案的全过程监控。同时,还要通过功能需求方案,使设计人员能够充分理解档案部门的要求。这是档案部门编制功能需求的根本出发点。

 

第二,功能需求的描述要以提出规范管理的要求为主,尽可能不把主要精力放在技术开发层面。办公自动化系统建设的技术已经相当成熟,只要用户提出需求,作为市场开发主体——软件公司一般都可以从技术层面上予以实现。因此,档案部门的主要任务是完整全面地提出电子文件管理方面的需求,诸如电子文件管理方法、管理要求等都要考虑周全,尽可能多地体现在功能需求方案之中,使有关部门充分了解档案部门要求,通过技术手段予以实现,至于系统设计方案和实现途径乃至具体节点的描述等,应当由专业公司负责完成。

 

编制功能需求时应把握的基本原则

 

1.一体化原则

 

对办公自动化系统中产生的电子文件要实施从文件到档案的一体化管理,从文件的生成阶段就要对其质量进行监控,对文件转化到档案的整个过程进行全面控制和综合管理。

 

2.完整性原则

 

要全面考虑电子文件的形成、收集、积累、鉴定与归档,电子档案管理与利用以及系统维护的需要,使电子文件形成与归档、电子档案保管与利用以及维护等各个环节所需要的管理功能在系统中得到完整体现。

 

3.实用性原则

 

编制功能需求是为了规范本单位办公自动化系统中的电子文件管理,因此,要充分调研办公自动化系统开发情况和实际工作需要,使提出的需求易于实现,具体实用。

 

4.规范性原则

 

编制功能需求时要严格依据国家相关标准和规范文件,如公文的收、发环节要依据国务院2000年修订的《国家行政机关公文处理办法》,公文的归档与管理要依据国家质量监督检验检疫总局2002年发布的国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894——2002)、国家档案局2003年发布的《电子公文归档管理暂行办法》和2001年发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》等,特别在归档电子文件的标准格式上,更是要与《电子文件归档与管理规范》的要求保持一致。

 

功能需求的基本内容

 

编制功能需求的最终目的是对办公自动化系统中形成的电子文件归档和电子档案管理实现全过程监督、控制。电子文件收、发文环节直接影响归档电子文件的质量,所以一份完整的功能需求应当包括电子文件的收、发与归档,以及电子档案的管理与利用等各个环节。

 

1.根据电子文件的特点,有针对性地提出管理要求

 

元数据和背景信息。电子文件的读取依赖于它生成时的元数据和背景信息。在功能需求方案中,档案部门应当对必需的元数据和背景信息项提出归档要求,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等元数据;描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等背景信息。

 

各方职责和管理权限。要通过明确电子文件生成和流转部门的职责,赋予档案部门具备浏览电子文件形成、运转、发布、归档全过程的权限,以实现对电子文件形成、运转、归档全过程的监控。

 

电子文件积累与归档。要围绕电子文件的真实、完整、有效性,对电子文件积累、归档方面提出具体要求,以及确定电子文件的积累、归档工作流程等内容。

 

电子档案在线利用与数据迁移。在线利用主要是对电子档案的检索与查询、查阅申请与审核、全文浏览与下载等各利用环节提出功能需求。数据迁移是强调当系统设备更新或系统扩充时应及时对电子档案进行迁移操作。

 

2.对电子文件归档与电子档案管理提出功能要求

 

首先要包括对功能需求的总体描述,即提出系统中应包含哪些功能模块,这些模块的主要功能是什么,电子文件真实性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。

 

其次,要针对总体描述中提及的各功能模块,分别提出其具体要求。即对系统应设置的收文管理、发文管理、文件归档、档案管理、档案利用等模块进行清晰、具体的描述。包括其工作流程、必备功能和权限设置等内容。

 

编制功能需求时应特别注意的工作要求

 

1.管理权限的设置

 

明确和规定文书、档案部门及电子文件生成流转部门的职责及权限,可以有效地保证电子文件的质量。

 

权限设置的必要性。档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数量、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者,才能确保电子文件的质量。但实际上,在一些已经开发了办公自动化系统的单位,面临日益庞大的电子文件数量,绝大多数的档案部门只能被动接受,不能介入到对电子文件质量和数量的监控工作中,有关部门归档什么电子文件,档案部门就接收什么电子文件,这些文件是否为最终版本,是否被非法修改过,档案部门并不清楚。这种被动的局面既不利于保证归档电子文件的真实、完整和安全,也不利于电子档案在日后得到有效的识别和利用。因此,为保证电子文件的质量,档案部门应当对电子文件形成的全过程实行监督和指导。

 

权限设置的具体规定。系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限,并对收文、发文、文件归档各个程序、各个工作环节的责任人及权限进行设置。

 

在收文管理中,应当明确签收、登记、审核、催办、拟办、批办、承办等工作环节的责任人,并强调业务部门要将办理完毕的电子文件随时存入本部门办结库积累,集中保管,统一处理。

 

在发文管理中,应当规定草拟文件、审核、签发、复核、登记等工作环节的责任人,并强调文秘部门对登记后的电子文件定稿及发文稿纸应及时退还文件形成部门兼职档案员,由该部门兼职档案员将其随时存入本部门办结库积累,集中保管,统一处理。

 

在文件归档管理中,应当规定电子文件从鉴定到归档的工作流程及各工作环节的责任人。

 

这些规定可以明确各方责任、权限,便于操作和执行。

 

2.电子文件的积累

 

真实、完整、有效和安全是对电子文件管理的基本要求。责任部门在电子文件形成阶段就要认真做好积累工作,通过严密的管理措施,来保证电子文件的真实、完整、有效并安全归档。

 

注意收集元数据和背景信息。系统应具备将电子文件元数据和背景信息与电子文件相关联的功能,以便其能够被输出;凡是反映电子文件真实性、有效性,保证其长期可读的元数据和背景信息都应当通过系统自动获取或从其他表单中引用的方式予以保存。

 

收、发文环节中的积累和预归档库的设置。在收、发文环节中,应当重点强调如何做好电子文件积累工作以及其与电子文件归档流程相衔接。

 

业务部门应当设置办结库,操作权限归业务部门兼职档案人员。业务人员在工作办理完毕后可以随时将电子文件保存到本部门办结库中,部门兼职档案人员可以随时对办结库中的电子文件进行鉴定、整理,并向档案部门进行在线归档。

 

设置预归档库,操作权限在档案部门。电子文件在线归档之后,即由业务部门的办结库进入预归档库,档案部门可以对预归档库中的电子文件相关管理信息进行修改,如修改保管期限、档号等。


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