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私人档案概念释义、鉴定与管理研究
作者:胡志富 张卓群 丁莹  更新时间:2019/3/11


2018-08-23 14:03 中国档案    

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20159月,著名军事学家蒋百里的史料捐赠仪式在浙江大学举行,蒋百里外孙钱永刚先生将蒋百里先生最有代表性的军事著作《国防论》部分手稿赠予浙江大学。这一慷慨捐赠之举,使蒋百里的思想文化遗产从“藏于深闺”的私人档案走进了公共视域,成为馆藏档案,面向公众开放利用。

 

私人档案,是一个国家、民族和社会的历史记忆的一部分,尤其是名人档案,具有较高价值,而这些价值的实现,将伴随着社会的发展和历史延续。

 

私人档案的概念释义

 

《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)中,没有明确提出“私人档案”,但有相关的提法,即“个人所有的档案”。《中华人民共和国档案法实施办法》中的条文将其释义为,私营组织以及公民个人在私人事务活动(包括非职务研究和创作)中所形成的和通过合法继承、赠送或者在《档案法》公布实施前向社会收集和有偿征购等方式所获得的档案。档案学者认为,私人档案是与公共档案相对而言的,是指个人或家庭、家族在自身活动和从事社会各项活动中形成的属于私人性质的各种文字、图表、音像等形式的历史记录,公民个人、家庭(家族)、私营企事业单位在私人事务活动中形成的和通过合法途径所获取的档案。

 

私人档案,尤其是其中具有科学和重要历史价值的著名人物档案,对保存国家社会记忆的完整性有不可忽视的作用。如蒋百里先生,有“中国近代军事学开山之祖”之誉,所著《国防论》被誉为“民国国防思想的奠基石”,其史料的珍贵性不言而喻。蒋百里史料之前一直由其外孙钱永刚先生保管,捐出手稿是因为他认为“学术的东西,应该留在学术的地方”。档案所有者的责任意识和历史眼光固然是重要因素,但另一方面,作为公共文化事业一部分的档案机构,以开放之姿把对国家和社会具有长久保存价值的私人档案征集进馆,促进研究利用,对优化馆藏结构,增强社会服务能力也是必要之举。

 

私人档案管理存在的问题

 

1.私人档案管理的意识薄弱

 

要提高全社会的私人档案意识,营造有利于私人档案发展的氛围。档案学者孙爱萍通过调研发现,档案管理部门工作人员也认为面向社会开展私人档案的相关工作不属于他们的工作范围。因此向档案工作者和普通公民普及管理私人档案的意识,才能使私人档案的发展向更全面、更深入的层次推进。

 

2.管理体系不够完善

 

我国的法律尚未明确规定私人档案管理的权利与义务。法律规定妥善保管私人档案,但并无明确标准,且没有提出有力的保障措施;所提出的法律规范大多是禁止性或义务性的,对违反规定的行为和实施者却没有相应的制裁惩罚措施。在行政管理上缺乏常规、统一的管理制度。档案管理部门尚未完全转变观念,很少积极搜寻本地区有历史价值和社会意义的私人档案,主动为私人档案的保管提供必要的支持。

 

3.社会参与作用还没有充分发挥

 

由于私人档案的双重属性,它的征集、典藏不仅依托与之相关的社会力量,甚至需发挥一定的市场作用。目前,在私人档案管理领域的市场服务主要是由各类档案中介机构承担。但为推进私人档案管理的有效开展,也应遵循一定的市场规律。如在对私人档案进行价值评估后,才能开展私人档案的收购、征购,这些不能完全依靠政府,还需市场来激励。档案中介机构发挥了市场的调节作用,对私人档案管理的介入即体现了私人档案管理中的市场体制,维护了私人档案所有者的权益。

 

国外做法

 

1.私人档案鉴定的原则

 

德国档案学家迈斯奈尔提出了“一般原则”,认为“关于私人权利或非国家级公共权利的案卷,一般只留下保存有重大意义的部分,有助于认识典型事件经过或重要权利的部分,以及有关某些特殊人物的部分”。可见,私人档案的鉴定问题在很早就得到了重视。谢伦伯格提出,在鉴定私人文件时要遵循两个原则,第一是普遍原则,即遵照1901年迈斯奈尔提出的“高龄文件应该受尊重”,即对在一个确定的年代界限以前的全部文件,包括公共文件和私人文件,都应该保管;第二个原则是只要档案机构能得到有价值的私人文件,就应加以保管。这主要由于私人档案在档案机构的收藏数量仍然较少,因此,美国有许多机构,包括图书馆、历史学会和档案馆,都收集信件、日记、回忆录、私人手稿和由私人形成的各种文件。

 

2.加拿大私人档案相关立法

 

加拿大自20世纪80年代起制定私人档案的相关法律。1980年修订的《信息获取法》出台,与1983年实施的独立《隐私权法》双管齐下。首要原则是政府信息应被公开获取,同时,要求公开的政府信息中不能侵犯公众的个人隐私权,为个人信息安全提供了法律保障。安大略省档案馆2006年确立了《档案馆和文件保存法》,规定公民有权获取有档案价值的公共文件和私人档案,为查阅私人档案提供了法律依据。该馆网站中“私人档案收集”专题提到了私人档案所有权问题:认为私人档案捐赠的实质是档案材料所有权的一种合法转移,档案馆人员与捐赠者探讨版权、访问权以及使用限制等一系列问题,最大限度保护其合法权益。

 

3.国外私人档案的典藏

 

国外对私人档案的典藏采取了两种方法:一种是刚性方法。即通过国家立法对私人档案作强制性征集。如1918年《列宁档案法令》规定所有革命前包括私人手中的历史档案都属于国家财富,由国家统一保管。二是柔性方法。如在美国的私人档案和成规模的私人企业档案馆所保存的文件都属于私有财产,国家无权过问,《宪法》规定私有财产神圣不可侵犯。

 

法国政府对私人档案采取了较为温和的政策,主要收集方式是移交、捐赠、寄存和购买。政府为此制定了一系列政策:一是档案部门加强宣传、动员、说服,力争使私人档案所有者自觉捐赠珍贵档案;二是采取免税政策鼓励私人捐赠档案;三是档案部门与重要家族和个人经常保持联系,协商并签订合同取得私人档案的保管权;四是每年给国家档案馆拨款400万法郎,用于购买珍贵的私人档案和管理寄存的私人档案。

 

加拿大私人档案的典藏工作距今已有200多年的历史。1949年,艺术、人文和科学国家发展皇家委员会建立,该委员会认为所有公共文件和私人档案的原件和副本的收藏是公共档案馆一项合法且基本的功能。20世纪70年代中期,加拿大公共档案馆将私人档案的收集纳入“国家收集计划”。20世纪90年代末,加拿大开展了一系列的数字化档案项目,如将私人档案纳入到国家档案数据库,保证了包括私人档案在内的文献遗产保存和共享最大化。

 

借鉴与举措

 

1.从立法高度增加对私人档案的监管

 

私人档案管理的水平首先取决于立法的健全与否,法国是成功的案例。同公共档案相比,私人档案的产生、传播、收集、整理、利用有其特点和规律性,往往不能沿用公共档案的管理模式。私人档案管理的立法,应形成相对独立,又与公共档案管理立法紧密联系的法律体系,针对不同类型、价值的私人档案制定必要的专门法和实施细则。

 

2.建立灵活的管理机制

 

为收集更多有价值的私人档案,采取灵活的管理办法来鼓励私人档案的移交。如欧美一些国家的“以物代税”政策,即向国家档案馆捐赠重要私人档案后,能免交或少交个人财产继承税和所得税,鼓励私人档案所有者捐赠档案,丰富档案馆馆藏。

 

3.鼓励社会力量的参与

 

国家档案馆和公共档案馆因其本身的局限性,不能完整地保存所有有价值的私人档案,这就需要相关机构的建立。如芬兰的私人档案馆,就是由一些非公共机构、团体、协会、组织和个人建立起来的。再如20世纪80年代,加拿大的社区档案馆逐渐兴起。社区档案馆在自己社区内广泛收集和保存公共的和私人的档案。这些社区档案馆可由专业档案管理人员管理,也可能雇用文员、助手或志愿者的服务。管理的社会化弥补了公共档案馆在私人档案收集和管理上的缺陷,有利于构建更完整的社会和集体记忆。


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