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档案安全监督管理工作解析
作者:李青  更新时间:2019/3/11


2018-08-23 14:06 中国档案    

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20105月,全国档案安全体系建设工作会议明确了“建立确保档案安全保密的档案安全体系”的档案工作目标,档案安全体系建设与档案资源体系建设、档案利用服务体系建设共同构成了档案工作基础目标体系;20164月,国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》(以下简称《意见》),明确了档案安全工作的目标要求、内容体系和实现形式;20176月,全国档案安全工作会议召开,会议进一步强化了档案安全在国家安全中的重要意义,对做好档案安全工作进行了全面部署。这三个节点,是档案安全工作体系化、规范化的重要标志,也为各级档案部门加强档案安全工作指出了方向、提出了要求。经过近年来的探索与实践,档案行政管理部门在开展档案安全监督管理工作中积累了一定的实践经验,为通过理论层面的总结提炼,全面探索档案安全监督管理工作的有效形式,提升档案安全工作水平奠定了坚实基础。

 

整体性把握档案安全监管维度

 

根据《意见》规定,档案行政管理部门应按照统一领导、分级负责的原则,采取有效措施,严格实施对档案安全工作的监督管理。在职能行使过程中,档案行政管理部门首先要对档案安全监督管理工作相关要素,以及由各要素构建起来的工作辐射圈形成较为全面的把握,为规范开展工作建立统一认识。以档案安全监督管理工作为中心,笔者认为,在认识把握过程中至少应该涵盖以下4个维度:

 

一是意识维度。以档案行政管理部门为出发点引出的纵向意识链条,定位于监管对象,可以形象地表述为“要你安全”。当然,这条意识链条绝不应该是单向的,安全监督管理工作的最终落脚点在于通过对监管对象主动开展工作,促使监管对象由被动执行走向主动实施,充分认识档案安全工作的价值所在,在实际工作中充分调动自身的工作能动性,由单纯的执行者变为践行者,为档案行政管理部门的监督指导工作给予实践层面的积极反馈,进而形成“我要安全”的主动意识。经过这样一种双向的沟通互动,在档案安全管理意识上建立起积极的良性互动大环境,相互促进、提升。

 

二是责任维度。权责清晰、层层压实,是确保工作落实的有效方式。在这个理念形成有效共识之前,作为档案行政管理部门必须清楚地认识到,责任并不仅仅是压担子这一单纯的指向性动作,更需要在前端的分解和细化过程中,深化理解,厘清责任内容。档案安全责任内容的界定不会一蹴而就,而是一个动态化的过程。在档案事业不断发展,影响和制约档案事业发展的其他因素不断发展变化的大前提下,对档案安全责任内容的界定必须做到与时俱进。传统的档案安全监督管理观念将档案安全工作的重点聚焦于档案实体安全、档案信息安全和档案利用安全这几个主要方面。在实践发展中档案安全责任内容不断丰富,根据《意见》规定,档案安全风险细化为法律政策执行风险,制度安全风险,资源安全风险,档案实体管理风险,档案信息管理风险,档案保密、开放与利用风险等6大方面,不仅涵盖了传统的档案安全风险内容,更增加了其内在运作管理过程中的风险类型,构建了“大安全”意识格局。2017年全国档案安全工作会议从贯彻总体国家安全观、维护国家安全的高度,进一步强调了档案安全的重要意义,“大安全”意识得到进一步强化。同时,对档案行政管理部门的工作职责进行了严格界定,要求通过制定责任清单、细化任务分工等形式签订档案安全责任书、划分档案安全责任区,形成责任落实到人头、层层传导压力,确保档案安全责任落到实处的工作机制。

 

三是措施维度。如果说责任维度是对监管者理解能力的考验,那么,措施维度直面的是执行能力。对于监管对象,监管者既要使其明确工作目标,更应该指引好通向目标的可行性路径。在措施层面,首先应考虑的是宏观上的两手准备,一是预防性措施,将隐患消灭在萌芽阶段,甚至是杜绝隐患的形成和演进;二是补救性措施,在发生档案安全事故的情况下,要确保应急预案完备,启动实施机制健全,相关岗位人员明确各自职责,处置能力能够满足需要,等等。作为监管者有责任做出专业性指导,形成指南性工作流程,帮助被监管单位做好预防和补救工作。与此同时,被监管单位在一线工作中形成的实践经验对于档案行政管理部门优化顶层设计是重要的参考依据,任何一项工作都需要在实践中不断进行调试和完善。但是,档案安全工作就其特质来讲,不允许草率的试验性尝试,在任何时候,档案的绝对安全都是第一位的,创新需要严谨的技术、理论和实践支撑。

 

四是反馈维度。监管者和监管对象之间的双向反馈机制,是深化档案安全监督管理工作成效的重要环节。对于监管者来说,反馈结果既要客观地反映监管对象的工作实际,也要有相应的约束和激励机能,最终目的是畅通监管对象切实履职尽责、确保档案安全的渠道。反之,监管对象作为具体实施者、实践者,其工作经验对于监管者来说是难得的学习教材,是不断改进监督管理方式方法、不断深化监督管理内容体系的有益借鉴。倡导这样一种开放式的双向反馈机制,能够为档案安全监督管理工作营造更加积极、更加科学的发展氛围。

 

厘清执行中的关键环节

 

执行是预设与实效间的唯一桥梁。做好档案安全监督管理工作,笔者认为,其中存在着几个关键环节,对于强化执行、确保落实有着积极的实践价值。

 

一是“笨功夫”和“巧办法”的有机结合。档案工作发展的不平衡现状以及档案安全监督管理工作的自身难度,决定了档案安全监督管理工作必须有不厌其烦的“笨功夫”。对于基层档案馆(室)来说,考核、通报等激励的“硬手段”确实是压担子、落实责任的有效抓手,但在实际工作中,他们更需要实现目标任务的方式方法或工作指南。档案行政管理部门不应满足于定指标、压任务、发文件式的监督管理方式,而是应该注重政策的解读、关键环节关键技术的指导、切实有效的经验推广等工作,汇总形成“工作指南”类的实用技术资料,虽然只是看上去并不起眼的一点“笨功夫”,但对于指导监管对象科学、完善地进行档案安全管理工作具有积极的作用,同时也是对自身工作的有效总结和提升。“巧办法”一定是来源于工作实践,可能非常简单,但却非常实用,属于有心人的总结,监管部门应该注重发掘好的经验做法并加以总结推广,在工作中帮助更多的监管对象提升工作精细化、科学化管理水平。

 

二是“关起门”和“敞开窗”的有机结合。在以往的档案行政管理工作经验中,往往注重行业内部或系统内部的自我监管、自我加压,时间一久,会形成套路性的对策,成为体制内的死循环。《意见》在完善档案安全工作领导机制方面,明确了积极争取党委政府支持,加强对档案安全工作领导的工作机制。档案行政管理部门在具体实施监管职责过程中,相应地也要认真研究提出争取更大支持力度的方法,比如人财物的投入环节、监督检查结果的反馈环节等,过去档案行政管理部门的安全监督检查结果仅限于档案系统内部交流,现在可以考虑一并向监管对象的主管部门反馈,切实强化档案安全工作领导,推动形成确保档案安全的合力。

 

三是“抓里子”和“抓面子”的有机结合。相对于档案资源体系建设和档案利用服务体系建设,档案安全体系建设处于保障地位,大部分工作是没有直观可见的直接效应的。相应的,档案行政管理部门的工作精力更愿意向前台性工作倾斜。抓档案安全监督管理工作具有天然的客观性弱势,这就需要档案行政管理部门对档案安全工作多一些正向的激励措施,注重引导和支持;同时也要开阔眼界,不能陷入就安全论安全的褊狭境地,找准切入点,将档案安全工作与档案资源建设和档案利用服务体系有机结合,互相促动。做好两个关注,借助政策优势强化档案安全工作基础水平,一是关注本地区安全工作的总体政策,积极争取将档案安全工作嵌入本地区安全工作全局;二是关注行业系统关于档案安全工作的部署要求,争取当地党委政府支持,借力推动档案安全工作。

 

提升档案安全监管工作几点思考

 

一是强化宏观政策管理,为档案安全监督管理工作提供有力的抓手。政策引导、检查考核,对于推动相对弱势性质的工作发展具有积极的作用。

 

二是不仅要有要求,更要有细则。对于基层档案馆(室)来说,档案基础业务建设的底子较为薄弱,专业性高端层次人才匮乏,可能他们不缺干劲,但是缺少技术性支持。针对不同层次档案馆(室),可以考虑以工作手册的形式,为档案安全管理提供简便明了的业务指导。

 

三是建立健全优秀工作经验交流机制。档案安全监督管理工作要走向系统化、规范化、科学化,离不开理论研究做提升。理论源于实践,一线工作人员在因地制宜的工作实践中积累起来的丰富经验,并不能全部被提炼总结,上升为理论高度,但却是一笔宝贵的经验财富。我们需要畅通一线经验的沟通交流渠道,既可以相互学习、取长补短,也可以为档案安全监督管理的相关理论研究提供丰富的案例。

 

四是探索整合优质培训资源,利用信息化传播手段,为档案工作者进行标准化、便捷化培训。传统的档案安全管理具有直观性、可控性等基本特点,更多的不是强调技术含量而是工作人员的细心和责任心。网络化条件下,档案安全问题日益隐蔽化和深层次化,由于相关的教育培训资源覆盖面有限,特别是基层档案馆(室)工作人员获得高水平培训的机会较少,制约了其工作能力的提升,为档案安全管理埋下隐患。

 

五是档案安全管理相关理论的研究需要进一步引领。相较于档案资源体系建设、档案利用服务体系建设及档案信息化建设等目前档案管理理论中的显学而言,档案安全理论研究还需要在宽度和深度两个层面进一步深化,破除尴尬的失语状态。

 

作者单位:青岛市广播电视台


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