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公共档案馆的“亲民之路”
作者:h  来源:中国档案  更新时间:2018/12/30


 

公共档案馆发展历程

公共档案馆,顾名思义,是指为社会公众提供利用服务的档案馆,它一般由国家出资设立,主要保存公共档案。18世纪末,法国颁布国家档案馆条例,明确国家档案馆向公众开放的原则,使其具有公共档案馆的特质,档案只为统治阶层提供利用的时代宣告终结。现今,在欧美国家,公共档案馆主要指的是国家档案馆,它既收3在各种公务活动中形成的档案,并为全体公民提供利用,具有较高的利用率。

在我国,档案馆事业的发展大致是沿着中华人民共和国成立后的发展轨迹展开的。各级国家综合档案馆基本上成立于20世纪50年代,按上海大学宗培岭教授的观点,以档案馆与社会的关系为划分依据,60几年来,我国的综合档案馆大致经历了三个发展阶段,即:封闭阶段(20世纪50年代至70年代)、半开放阶段(党的十一届三中全会后至21世纪初)和公共服务阶段(进入21世纪以来)。从上述三个发展阶段来看,我国的公共档案馆可谓是改革开放的产物,体现了公众民主意识的增强,是社会变革发展的大势所趋。

我国公共档案馆建设尝新

随着我国改革开放的深入和政府基本职能的优化,公共综合档案馆馆藏资源结构有所调整,民生类档案开始受到重视并被接收进馆。此时,档案馆不仅仅是只为党政机关服务的专属机构,而是逐渐转变为更多地面向公众提供查询利用服务的公共机构。正是在这样的发展背景下,原有的档案馆软硬件均已不能满足保管利用需求,旧貌亟待改变。近年来,借助于计算机和网络信息技术的快速发展,公共档案馆的建设正在打破传统综合档案馆的发展模式,尝试各种有益的探索,主要表现在以下几个方面:

第一,档案馆建筑选址。各级综合公共档案馆新馆一般选址在更为亲民的文化中心、金融中心或行政服务中心,这些中心区域一般交通便利,配套设施齐全,能极大地方便公众的查阅利用行为。例如,苏州市档案馆迁址到与苏州市博物馆相邻的市民公共文化区;天津泰达档案馆建在天津市经济技术开发区内的行政、金融和文化中心区域;上海市档案馆外滩新馆则建于著名的旅游景点——外滩。选址上的改变直接拉近了公共档案馆与公众的距离。

第二,优化馆藏结构,收集、挖掘民生档案资源。从原有各类馆藏资源中发掘与公众学习、工作、生活有关的信息资源,对其进行梳理、编研,通过出版各类档案信息汇编、举办各种专题展览,扩大公共档案馆的社会影响力,提高其在公众中的受关注程度。此外,在原有接收范围的基础上,适度拓展符合公众利用需求的民生档案征集工作,丰富馆藏资源。

第三,主动介入与社会发展和人民生活息息相关的各项活动。“公共服务型政府”理念的提出深刻地影响着政府各部门,包括档案部门。近年来,在一些具有一定区域影响力的重要项目和各类活动中,从前端的有效信息采集工作开始到末端的文件整理归档,档案部门不再只是被动地接收、保管相关档案文件,而是变被动为主动,积极地参与到档案全过程管理工作中,及时完整地记录下这些重要事件。例如,在2008年的北京奥运会、2010年的广州亚运会、侨批档案的申遗、厦门鼓浪屿申遗,以及近期兴起的记录城市发展足迹的城市影像工程、海绵城市建设等一系列备受关注的活动和项目中,档案工作者都能早早地进入角色,为我们的社会发展史做好记录工作。

第四,扩大“公共服务”这一概念的外延,拓展公共档案馆新功能。一直以来,档案馆的传统功能在于“管”和“用”,且以“管”为主,因此,在一段较长的历史时期内,在普通民众看来,相较于图书馆、博物馆等其他公共服务场所,档案馆显得深不可测,形单影只。在新的历史条件下,公共档案馆在建设中正努力改变这一状态,试图以更加亲民的姿态呈现在公众面前,在原有“保管”和“利用”功能的基础上,新增学习教育、学术交流、定期办展、文化休闲等功能。不少公共档案馆开始关注挖掘馆藏档案资源,运用自身资源优势举办各类主题展览;开设讲坛,邀请高校学者和各界名人到馆进行学术交流;组织策划各类学生活动,认真扮演好“学生爱国主义教育基地”的角色。另外,一批原来一直被视为“专业档案馆”,不具备公共服务功能的档案馆,随着部门职能转变也开始面向公众,强化服务。例如:各地城建档案馆利用馆藏图纸优势,为市民入住新居装饰装修提供原始建筑图;园林档案馆从原来只为园林管理单位服务的部门,转变为让市民深度了解园林历史的一个窗口,这些都体现了档案馆的公共服务性,也更加注重其软、硬件设施建设,尽力为公众提供人性化服务。这些举措增强了公共档案馆与公众的互动性,提升了档案馆在公众中的知名度。

第五,加大馆藏纸质档案数字化力度,扩大服务受众面。紧跟国家信息化的发展趋势,各级国家公共档案馆越来越重视档案数字化工作,在保障档案信息安全的基本前提和保护纸质档案的基本目标下,在充分考虑资源优化配置的基础上做好馆藏档案数字化工作,力图打造一个个功能强大的开放的数字档案馆,真正实现档案资源馆际间无障碍交流,方便公众查询利用,发掘档案潜在利用者,扩大档案服务受众面。苏州市园林档案馆在实现数字化的同时还探索建立了全馆网上3D实景展示,将档案的展示功能扩展到最大限度。

建设中尚存在的问题

上述几方面的努力虽已初见成效,公众对“档案”的认知面在不断扩大,相较以前更愿意走进档案馆,了解档案,查阅所需的档案信息。档案馆已变得不再“神秘”。但是,有一些问题还是值得我们注意。

一是建设和管理经费问题。目前建成的具有明显“公共”特征、软件和硬件设施优越的档案馆主要分布于我国经济较为发达的地区和城市,如此规模的建设和开放运行需要大量的专项资金投入,而这种建设方式在那些欠发达的地区和城市较难推行,普及面不广。

二是缺乏宏观层面的总体性规划。各级公共档案馆由于自身馆藏结构侧重点不同,所面向的用户群体是有一定差异的。如省一级馆的利用者主要是党政机关和学者,而市县一级馆的利用者则多数为普通公众。用户群体结构上的差异性要求各级公共档案馆在建设过程中,根据实际情况制定出合理的建设规划,避免毫无头绪地照搬照抄,既影响了建设效应,又浪费了资源。但是到目前为止,此类的系统规划尚未正式出台。

三是档案数字化程度和质量参差不齐。众所周知,信息化是大势所趋,但是,由于各基层档案室的数字化工作发展不均衡,有不少档案室甚至还未开展,查阅利用仍以纸质档案为主,直接影响了各级公共档案馆的数字档案信息资源利用与共享平台的建设。其次,扫描完的档案需要有相对较为准确的目录标题,才能更好地为公众提供查阅利用服务,然而,现有的档案目录条目存在着诸如目录标题缺失,表述不完整、不确切等诸多问题,使得档案利用效果大打折扣。

公共档案馆如何更加亲近公众

随着“公共服务”理念的深入发展,作为承载了为社会发展留档存史重任的基地,国家各级档案馆为打造真正意义上的“公共档案馆”,应做更多的努力,探索科学合理的建设途径。笔者认为,有以下几个方面的努力可以尝试:

首先,针对经济欠发达的地区,在资金有缺口的情况下,因地制宜,制定相应的措施,充分利用现有资源,以改造为先,以改善库房保管条件和公众查阅利用条件为主,争取做到公共服务理念与实际工作齐头并进,尽可能为公众提供一个良好的阅读环境和完整的档案信息。

其次,对于丰富馆藏这一问题,除了沿用一贯的对外有偿征集方式之外,应多渠道鼓励公众无偿捐赠,积极探索捐赠方式、捐赠档案保管利用方式、激励形式,增强社会公众“保护历史”使命感,让更多的人自觉地参与到这项长期的活动中来,使社会发展史留存更加完整,公众与档案关系更为亲密。

再次,用好网络这一时代利器。在逐步完善馆藏档案全面数字化工作的基础上,建设档案信息资源网络共享利用平台,有选择地开放一部分档案资源全文的网上查阅功能,方便利用者在线查档;同时,拓展档案馆公共服务功能,将档案馆馆藏编研成果,如书籍、展览等在档案专业网站上以三维立体的形式呈现给公众,生动而有趣,拉近了档案与公众的距离。

从陌生到熟悉,公共档案馆的建设是一项长期的系统工程。建设前我们需做好规划,除了在硬件设施方面的改变或改善之外,我们更应该注重的是档案馆软环境的建设,从馆藏内容、资源数据库、信息挖掘力度、查阅利用手段、管理模式和提供服务方式等方面逐步加以完善,力求打造出一个具有亲和力的、设施先进、利用便捷、服务高效的公共档案馆。

作者单位:苏州市城建档案馆、福建省档案局

出自《中国档案》


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