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话说如何做好档案工作
作者:洛阳市吉利区档案局  来源:濮阳市档案局 管先海  档案工作  更新时间:2018-5-30

档案局│话说如何做好档案工作


原创 2018-03-04 管先海 档案工作


关于如何做好档案工作,我想简单来说,就是三句话12个字:即建好档案、用好档案、管好档案。


1如何建好档案


关于如何建好档案,我想当前最重要的就是要建立健全覆盖人民群众的档案资源体系。具体来说,主要应做到以下几个方面:


第一,要扩大建档范围,做到应建尽建、全面覆盖。具体包含三层意思:一是全面覆盖建档。就是说,各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实,做到全面覆盖。这里的“全面覆盖”,可以理解为“经济社会发展到哪里,建档工作就开展到哪里”,特别是对涉及稳增长、惠民生、保稳定、促环保的各项重要工作更要主动及时建档,以确保档案收集齐全。二是全程参与建档。就是说,各级党委和政府成立专项工作机构或协调机构时,根据需要吸收档案部门参加,确保建立档案与开展专项工作同步进行。这里的“吸收档案部门参加”,旨在使档案部门提前介入,从头参与,与相关部门齐抓共建,协助、促进有关部门建好专项档案,从根本上保证重大专项工作的档案收集齐全。三是全力督导建档。就是说,各级档案行政管理部门要加强对本行政区内档案收集整理工作的监督指导,特别是对重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科技项目、重大生态保护项目以及新领域、新专业、新机构、新社会组织等,要监督指导有关方面及时建立档案工作。这里的“监督指导有关方面及时建立档案工作”,可以理解为:档案行政管理部门要及时与有关方面联系,建立业务指导关系,帮助他们及时建立档案工作,包括配备档案人员、设立档案工作机构、建立档案工作制度等。


第二,要完善归档制度,做到应归尽归、应收尽收。具体包含三层意思:一是严格归档制度。就是说,各单位档案机构要及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表,报同级档案行政管理部门审核后实施。这里的“各类文件材料”不仅包括文书类文件材料,而且包括其他专业类(如财会类、科技类、基建类、声像类、电子类等)文件材料。这里的“报同级档案行政管理部门审核后实施”是指:报同级档案行政管理部门审核,并在审核批准后实施。二是收齐归档材料。就是说,凡是应归档的文件材料,包括各种载体的文件材料,要向本单位档案机构移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。这里的“各种载体的文件材料”,不仅包括应归档的纸质文件材料,而且包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等。三是补救档案损失。就是说,对损毁、丢失档案的,档案行政管理部门要依法查处,并督促档案形成单位积极予以补救。这里的“督促档案形成单位积极予以补救”,是指督促档案形成单位,通过征集、复制、补制等各种办法,进行补救,尽可能地恢复档案面貌,弥补档案损失。


第三,要坚持以人为本,把民生档案纳入国家档案资源体系。具体包含三层意思:一是档案局督导建档。就是说,各级档案行政管理部门要研究制定民生档案归档范围、管理办法,监督指导民生档案的收集归档。二是档案室收集归档。就是说,各单位档案室要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档,并按有关规定管理、提供利用和移交。三是档案馆收档用档。就是说,各级国家档案馆要积极接收各类民生档案,把民生档案纳入国家档案资源体系,随时满足人民群众的查阅利用需求。这里的“民生档案”是指与人民群众切身利益密切相关的户籍、学籍、婚姻、合作医疗、生育、人口普查、知青、移民、兵役、就业培训、房产、食品安全、收入、养老、教育、社保、社会救济、公证、山林土地流转、环境保护等方面的档案或者文件材料。


第四,要科学整合档案信息资源,建立合理的档案资源管理架构。具体包含三层意思:一是建立档案资源管理架构。就是说,建立以档案行政管理部门为主导、各行业主管部门密切配合、档案馆(室)集中统一管理的档案资源管理架构。这里的“以档案行政管理部门为主导”,是指各级档案行政管理部门要主动提出本级各类档案资源的归宿与流向、各类档案馆及档案室的布局与各自接收范围或任务分工等方面的总体设计和具体约束,以便各方面有所遵循和加以配合;“各行业主管部门密切配合”,是指各行业主管部门在档案资源管理方面要服从档案行政管理部门的总体设计,并配合其做好工作,不得自行其是,另搞一套;“档案馆(室)集中统一管理”,是指各单位的各类档案由该单位档案室集中统一管理,本行政区域内各个相关单位具有永久或长期保存价值的档案,由各级各类档案馆集中统一管理。二是规范撤并单位档案流向。就是说,在机构改革、企业改制、行政区划调整等过程中,有关部门要会同档案行政管理部门及时规范档案流向,妥善进行档案处置,严防档案流失。对处置不善、造成档案流失的,依法追究有关单位和人员责任。三是科学整合档案信息资源。就是说,档案行政管理部门要统筹规划,支持和鼓励打破部门和条块分割,整合同一单位内不同部门、同一地区各档案馆(室)及不同地区档案馆(室)的档案信息资源,推动档案信息资源科学配置和高效利用。具体来说,又包含三层意思:一是科学整合同一单位内不同部门的档案信息资源;二是科学整合同一地区各个档案馆、档案室的档案信息资源;三是科学整合不同地区各个档案馆、档案室的档案信息资源。


2 如何用好档案


关于如何用好档案,我想当前最重要的就是要建立健全方便人民群众的档案利用体系。具体来说,主要应做到以下几个方面:


第一,要创新服务形式,主动为社会提供服务。具体包含四层意思:一是统筹档案综合服务。就是说,各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分,统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务,努力提供一站式服务,做到便民利民。这里的“一站式服务”不仅包括档案服务,而且包括政府公开信息服务和其他公共服务,即各地在新建设的行政服务大厅中,要把档案利用服务、政府公开信息查阅服务纳入其中,让人民群众享受“一站式”服务的便利。二是严格档案开放服务。就是说,各级国家档案馆要严格按照《档案法》积极开展档案鉴定工作并开放应开放的档案,更好地为社会各方面人士利用开放档案提供便利。三是完善档案查阅服务。就是说,各档案馆(室)要依法做好档案查阅服务,改善服务条件,完善利用制度,改进查阅方式,简化利用手续,免除利用收费,改善服务态度,最大限度满足利用者需求。四是拓展档案服务渠道。就是说,各档案馆(室)要紧紧围绕党委、政府、本单位和其他单位及人民群众的需要,主动开发档案资源,积极提供档案信息服务,通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品、送档案信息进农村和社区等多种形式,全方位为社会提供档案信息服务。


第二,要强化服务功能,广泛为社会提供服务。具体包含三层意思:一是扩大服务对象范围。就是说,既为领导和有关部门服务,也为广大人民群众服务;既注重为城市和市民服务,也注重为农村和农民服务。二是扩展服务内容信息。就是说,既做好帮助有关单位建立和管理档案的服务,又做好为社会各方面提供档案利用及政府公开信息、其他信息的服务,特别要积极把涉及民生的各类档案、信息及时整理、鉴定出来,优先提供利用,更好地为维护人民群众合法权益提供支持。三是加大信息开发力度。就是说,各档案馆()要加强对档案的加工开发,把档案用活,让档案升值,也就是把“死档案”变成“活信息”,把“档案库”变成“思想库”。


第三,要改进服务手段,便捷为社会提供服务。具体包含两层意思:一是推进档案存储数字化。首先,各地区各部门各单位要把数字档案馆()建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化;其次,各个档案馆(室)大力开展传统载体档案数字化工作,及时以数字化档案代替原件提供利用;其三,各个档案馆(室)要采取措施严防数字化过程中信息丢失、外泄和秘密泄露,对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。二是加快档案利用网络化。首先,各级党委和政府要以实现档案信息资源社会共享为目标,统筹协调,充分利用已有的信息传输网络和平台,积极推进城乡档案信息资源共享,支持档案馆()把可公开的各类档案、信息上传网络,开展远程利用。其次,国家档案行政管理部门要搭建全国开放档案平台,并与政府公开信息系统对接,实现资源共享,逐步把各级国家综合档案馆已开放的档案以及各级政府的公开信息上传到平台上,真正建立起方便人民群众的档案利用体系,使档案公共服务惠及广大人民群众。其三,要建立健全档案信息公开发布保密审查制度,严格保密审查,确保公开发布的档案信息不涉及国家秘密和个人隐私。


3 如何管好档案


关于如何管好档案,我想当前最重要的就是要建立健全确保档案安全保密的档案安全体系。具体来说,就是要建立健全人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。


第一,要建立健全“人防”安全体系。就是说,要建立健全各项档案安全保密制度,用制度管人,靠制度办事。具体来说,一是要高度重视档案信息安全制度的建设,严格管理上网文件档案,严格管理涉密文件档案,严格管理涉密信息系统,坚决杜绝档案失泄密事件;二是要高度重视档案安全应急管理制度的建设,确保在紧急状态下有协调机制、有应对预案,把损失降到最低限度;三是要以最严肃的态度落实规章制度,坚决维护制度的权威性,使制度落到实处。


第二,要建立健全“物防”安全体系。就是说,要切实改善档案保管保密的硬件条件,建设符合档案安全保密条件的档案库房,构筑确保档案安全保密的最基本屏障。具体来说,一是要严格按照有关规范和标准加快改造或新建、扩建档案库房,进一步提高档案库房的安全防灾标准;二是要采用先进的安全保密技术、设备和材料,改善档案保管保密条件,确保档案安全保密。


第三,要建立健全“技防”安全体系。就是说,要针对不同情况采取有针对性的技术手段对档案实施综合性保护,综合运用各种技术手段确保档案的安全保密。具体来说,一是各级国家综合档案馆要对重要档案实行异地备份保管,对重要电子文件档案还要实行异地异质备份保管,确保党和国家重要档案绝对安全。二是各级档案部门要加紧对电子文件和档案安全保密管理的研究,尽快建立安全保密管理标准,采取有效措施,确保电子档案在安全保密管理的前提下可以长期保存和利用。


(作者单位:濮阳市档案局)


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