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对发文汇集认识
作者:洛阳市吉利区档案局  更新时间:2018-4-25
对发文汇集认识

发文汇集,是发文机关(或单位)将其每一年或一年度的发文,全部集中在一起,按发文顺序号排列起来,汇集成册(卷)的文件汇编。它是一个机关(或单位)所有自制文件的组合总汇,反映、揭示机关(或单位)的职能活动。发文汇集的特点是材料集中,时间针对性强。发文汇集在档案工作中发挥了重要作用。

尽管目前还没有组织编排发文汇集的业务技术标准,但省局印发的有关文件对此有相应的要求。《河南省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》第十三条规定:“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集,封面上不标注保管期限。”《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》中规定:“本机关对外发文档案整理实行两套制。一套带发文底稿的按文件级进行整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表,并装订成发文汇集”。1994年省局印发的《关于实施综合档案馆新订〈等级标准〉中若干问题的通知》对第二套档案文件整理的程序和方法提出了系统的要求:一是“先将有发文号的文件依文号顺序排列”;二是“对无发文号的档案文件,依其产生的时间先后赋予‘档编×号’”;三是“遵循发文号在前、‘档编号’续后的顺序,取大体相等份数(100页左右)的档案文件,依此分存若干卷夹里,组成保管单位”;四是“在每一案卷封面上书写全宗名称、起止发文号或档编号、第二套、年代、件数、室编卷号”;五是“在卷内每份档案文件上加盖戳记”;六是“按各年代先后的次序统编跨年度的‘馆编卷号’,最终建立起自成系统、单独排放的保管体系。”


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