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全  宗  卷
作者:洛阳市吉利区档案局  更新时间:2017-11-30

全  宗  卷


定义:1、全宗:是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。字面意义即一个机关的全部档案。全宗是档案馆、室对档案进行日常科学管理的基本单位。

2、全宗卷:是在管理某全宗过程中形成的,以全宗为单位组成的说明全宗历史的文件材料专卷。每个全宗都要建立全宗卷,记载立档单位和全宗历史变化情况。

性质:全宗卷不是该全宗内文件的组成部分,而是档案馆和现行机关档案室在本身的工作活动中形成的一种档案。

内容:(一)、移交和接收全宗的文据。即档案资料移交凭证由档案局(馆)在接收时提供。

(二)、立档单位和全宗历史考证。由立档单位沿革和全宗状况两部分构成,立档单位沿革包括如下内容:1立档单位成立的时间和原因,机关名称的变化,撤销的时间和原因,继承机关的名称;2立档单位的性质、任务和职权范围,它在社会中的地位,以及与其他有关机关组织的关系;3立档单位活动的情况,如活动地点、范围等;4立档单位内部组织机构的设置及其职能,机构的变化,立档单位及其各组织机构负责人姓名;5立档单位文书工作制度及其变化情况,文件处理中使用的各种印章戳记及其作用。全宗历史考证包括如下内容:1全宗档案内容与成分的概况;2全宗的历史:档案馆(室)前的保管处所和保管情况,档案馆(室)接收档案的时间和原因,入馆(室)后档案管理的情况,如是否经过整理,是否受过损失和经过销毁,以及其他情况;3档案现状,如整理、鉴定的质量等;4档案被利用的情况。

立档单位和全宗历史考证,通常在开始整理全宗之前写出初稿,在档案整理过程中边使用边补充修改,全宗整理结束时最后定稿,存入“全宗卷”。

(三)、全宗整理工作方案

为了保证积存档案和零散文件的整理工作的顺利进行,在实际整理以前,应先了解档案的情况,订出一个整理工作方案。它的要求和具体方法,工作程序,劳动组织,以及各项工作完成时间。整理工作方案一般以全宗为单位编订。

(四)、立卷说明

立卷说明是文书立卷部门在每年立卷编目结束后,为了日后的保管和利用,对当年的机构、主要职能活动、立卷情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常按以下两个部分的内容进行编写。

1、立卷单位基本情况。(1)立卷单位的名称、成立时间、工作性质、职能范围、隶属关系;(1)内部机构的设置,人员编制及领导人的变化情况; (3)主要工作活动和指标任务完成情况; (4)与立卷单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。

2、立卷归档情况。(1)立卷组织及分工立卷情况; (2) 选择、动用部分分类与组卷方法情况;(3)案卷排列与编号方法; (4)归档文件的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况 (5)重要案卷的状况、立卷人、立卷时间等情况。

(五)、全宗内档案数量和状况的检查登记和报告

(六)、档案鉴定的报告和销毁清册

(七)、全宗指南

全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种参考材料,以称全宗介绍。

机关、团体全宗指南的内容、通常包括:立档单位与全宗的简要历史,全宗内档案内容与成分简介,以及全宗指南的辅助材料等。

(一)、立档单位与全宗的简要历史:全宗指南首先要写明全宗名称,即立档案单位的全称,而把通用的简称写在后边的括号内。

1、立档单位的简要历史,包括立档单位组建的情况,成立时间、地点,机关名称(包括更改名称),性质、任务与职能,隶属关系,所辖区域,内部组织机构设置,权限与演变情况,立档单位经历的重大事件,执行的特殊任务,以及撤销与合并的时间和原因,继承或代行机关的名称。

2、全宗的简要历史,包括全宗号、档案来源、数量、起止日期,进馆时间,整理、鉴定、利用情况,完整程度,检索工具种类及其他需要说明的问题。

(二)、全宗内档案内容与成分简介

全宗内档案内容与成分简介是全宗指南的主体。具体介绍方式,有按机构、职掌、时期(年代)、保管期限、专题、名称等几种。


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