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洛阳市归档文件整理细则
作者:洛阳市吉利区档案局  更新时间:2017-11-10

洛阳市归档文件整理细则


1、 范围

本细则依据中华人民共和国档案行业标准DA/T222000《归档文件整理细则》起草,对《归档文件整理细则》进行了详细的说明,可具体指导归档文件的分类、整理、编号、排列等工作。适用于机关、企、事业单位和其他社会组织。自200211日起施行。

2、 定义

2.1  归档文件。立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、符合归档范围,机关为党、政等方面,企、事业单位为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等作为文书档案保存的各种纸制文件材料。

2.2  归档文件整理。将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制检索工具、装盒、上架,使之有序化的过程。

2.3  件。归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本在前与定稿为一件,正文在前与附件为一件,原件在前与复制件为一件,转发文在前与被转发文为一件,复文在前与来文为一件,报表、名册、图册等自然册(本)为一件,处理签与正文为一件,会议记录(活页纸)一次为一件,(死页纸)一本为一件,但不能跨年度,本内加目录。

3、  整理原则

遵循文件的形式规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4、 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5、  整理方法

5.1  装订。归档文件应按件装订。

5.2  分类。归档单位要制定分类方案,分类方案应包括说明、分类方法、编号方法。归档文件可采用年度一机构(问题)一保管期限或保管期限一年度一机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

5.2.1  按年度分类。将文件按其形成年度(即落款日期)分类,但跨年度的请示与批复应放在批复年,跨年度的会议文件放在会议结束年,案件材料放在结案年。

5.2.2  按保管期限分类。将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3  按机构(问题)分类。将文件按其形成或承办机构(问题)分类。文件少的单位,也可不按机构(问题)分类,文件按时间顺序排列。

5.2.4  年度——机构(问题)——保管期限分类

机关:2000年(按机构)                       2000年(按问题)

      党委办公室                              党务工作

        永  久                                  永  久

        长  期                                  长  期

        短  期                                  短  期

       宣  传  部                              宣传工作

        永  久                                  永  久

        长  期                                  长  期

        短  期                                  短  期

    ……                                     ……

行政办公室                               行政事务

        永  久                                  永  久

        长  期                                  长  期

        短  期                                  短  期


企业:2000年(按机构)                       2000年(按问题)

一级类目:党 群 工 作 类                党 群 工 作 类

二级类目: 党委办公室                      党务工作

        永  久                               永  久

        长  期                               长  期

        短  期                               短  期

       宣  传  部                           宣传工作

        永  久                               永  久

        长  期                               长  期

        短  期                               短  期

    ……                                     ……

一级类目:行 政 管 理 类                行 政 管 理 类

二级类目: 行政办公室                      行政事务

        永  久                               永  久

        长  期                               长  期

        短  期                               短  期

……                                 ……

件号:同一年度同一机构(问题)分不同保管期限,依文件排列次序从“1”开始连续编件号。

装盒:同一年度分机构(问题),分保管期限装盒。

归档文件目录排列与装订:同一年度先按机构(问题),再按永久、长期、短期顺序排列,不同的机构(问题)之间加隔页纸,隔页纸上注明机构(问题)。目录应加封面,封面应设置全宗名称等项目,目录可一年或数年一本,数年一本的目录还应加区分年度的隔页纸,隔页纸上注明年度。企业还应按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等一级类目顺序排列,每类之间应加隔页纸,隔页纸上应设置年度、一级类目名称。

5.2.5  保管期限——年度——机构(问题)分类

机关:  永  久                           永  久

2000年(机构)                       2000年(问题)

      党委办公室                              党务工作

      宣  传  部                              宣传工作

         ……                                     ……

2001年(机构)                       2001年(问题)

      党委办公室                              党务工作

      宣  传  部                              宣传工作

         ……                                     ……

企业:   永  久                             永  久

2000年(机构)                       2000年(问题)

一级类目:党 群 工 作 类                党 群 工 作 类

二级类目: 党委办公室                      党务工作

           宣  传  部                       宣传工作

    ……                              ……

一级类目:行 政 管 理 类                行 政 管 理 类

二级类目: 行政办公室                      行政事务

           人事处                          人事管理

……                                 ……

件号:同一保管期限内同一年度分不同的机构(问题),依文件排列次序从“1”开始连续编件号。

装盒:同一保管期限分年度按件号顺序装盒。

归档文件目录排列与装订:同一保管期限同一年度按机构(问题)顺序排列,不同的机构(问题)应加隔页纸,隔页纸上注明机构(问题)。目录应加封面,封面应设置全宗名称、保管期限等项目。若干年可装订一本,年与年之间要有隔页纸,隔页纸上应设年度项目。企业还应按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类等一级类目顺序排列,每类之间应加隔页纸,隔页纸上应设置年度、一级类目名称。

5.2.5  上架排列。同目录登记顺序一致。  

5.3  归档文件排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4  编号。归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。

   归档章格式(单位:㎜)

|  ———————   3×15   ———————     |                    

(全宗号)

(年度)

(室编件号)

*(机构或问题)

(保管期限)

(馆编件号)

5.4.1  全宗号:档案馆给立档单位编制的代号,档案不进馆的企事业单位可不填。               

5.4.2  年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2000。

5.4.3  保管期限:归档文件的保管期限,如永久。

5.4.4  件号:文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

5.4.5  机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。此项为选择项。

5.5  编目。

5.5.1  编制归档文件目录。归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录,归档文件应逐件填写,如批复和请示为一件,只填写批复。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297㎜×210㎜)。

5.5.1.1  件号:填写室编件号。

5.5.1.2  责任者:填写发文单位的全称(通用简称)或署名者。

5.5.1.3  文号:文件的发文字号,应填全。

5.5.1.4  题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可以拟标题,外加“[  ]”号。

5.5.1.5  日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。

5.5.1.6  页数:每一件文件的总页数。如××问题的请示和批复分别为4页和1页,作为一件时,该件页数应为5页。

5.5.1.7  备注:注释文件需说明的情况,有复制件的要在备注中注明“有复制件”。

5.5.2  填写备考表。备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检察人和日期。

5.5.2.1  盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.5.2.2  整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

5.5.2.3  检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.5.2.4  日期:归档文件整理完毕的日期。

5.6  档案盒。档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm X 220mm(长X宽),厚度设置为20mm、30mm、40mm等,档案盒应采用无酸纸制作。

档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,机构(问题)为选择项,其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“——”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,需移交进馆的单位,在移交进馆时按进馆要求编制。

5.7  套数。归档文件实行“三套制”,一套按本细则进行整理,其他两套按不同的发文字号排列,加封面、归档文件目录、备考表,装订成发文汇集。封面应设置全宗名称、题名、年度等项目。发文汇集编大流水页号,归档文件目录中的件号填文件排列的顺序号,页数填每份文件的首页页号,最后一份文件填起止页号。


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